Liputan6.com, Jakarta - Email tetap jadi media komunikasi favorit dalam dunia pekerjaan karena terbilang lebih formal dan mudah untuk didokumentasikan secara rapi.
Apalagi saat harus menghubungi rekan kerja atau klien, maka email bisa jadi pilihan. Dan agar lebih profesional, kita perlu memegang teguh beberapa kaidah penulisan email.
Baca Juga
Advertisement
Menurut Swara Tunaiku, ini dia beberapa kaidah yang perlu kita perhatikan:
1. Lengkapi email dengan signature
Ketika mengirim email, email signature wajib untuk dicantumkan. Dengan cara ini, orang lain akan lebih mudah untuk mengenali email kita. Seperti dengan informasi nama, jabatan, informasi perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, dan website kantor.
Satu lagi, kita perlu menyinkronkan email signature mobile dan desktop. Agar tidak ada tulisan “Send from my iPhone” ketika mengirim email.
2. Tulis email yang rapi dan sederhana
Karena kesibukan, orang-orang hanya punya waktu sekitar 1 sampai 2 menit untuk membaca satu email. Oleh karena itu, kita harus menulis email yang sederhana tetapi berbobot.
Pastikan kalau isi email singkat, padat dan jelas. Sebisa mungkin to the point dan tidak bertele-tele. Sangat disarankan untuk mengirim email dengan konsep bullet point agar mudah dipahami.
3. Baca berkali-kali sebelum dikirim
Saat mengirim email, sebisa mungkin tidak typo dan salah tulis, ya. Email tidak sama dengan chat WA yang bisa kita hapus bila salah tulis. Baca berkali-kali email yang ditulis dan cek kalimat apakah sudah efektif.
Cek juga bahasa dan ejaan yang dipakai. Jika isi email terlihat tidak rapi atau acak-acakan, kita bisa dinilai sebagai orang yang tidak bisa diandalkan.
4. Pilih subyek email yang jelas
Pilih subyek email yang tidak terlalu panjang atau terlalu pendek. Karena sesungguhnya, subyek email itu sangat penting apalagi kalau kamu harus tracking jika butuh sewaktu-waktu. Dan perlu diingat, kalau isi dan subyek email harus sama. Misalnya, kita mengirim undangan rapat dengan subyek “Revisi Tulisan”. `
Advertisement
5. Perhatikan waktu mengirim dan membalas email
Kita memang tidak harus membalas suatu email sesegera mungkin dari jam email diterima. Misalnya, karena ada pekerjaan lain yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. Sehingga, ada baiknya kalau kita mengatur jadwal untuk membuka, mengirim, dan membalas email.
Lebih-lebih untuk email yang harus dibalas pada hari itu juga. Jika seandainya belum bisa menjawab pertanyaan dari suatu email, usahakan untuk tetap membalasnya dulu. Bisa dengan konfirmasi bahwa email sudah diterima dan akan segera mengirim email kembali kalau sudah ada jawabannya.
Lalu, saat harus mengirim email, sebisa mungkin pada saat jam kerja. Hindari mengirim email pada jam-jam istirahat atau saat hari libur. Beda cerita jika memang ada hal urgent dan mendadak. Ini dia beberapa hal yang perlu diperhatikan kalau ingin mengirim email secara profesional. Jangan sampai kesalahan dalam mengirim email merusak karier cemerlangmu.
