Liputan6.com, Jakarta - Mungkin istilah multitasking sudah tidak asing lagi bagi kamu karena mungkin saja kamu pernah mengalaminya. Seringkali tanpa sadar pendekatan ini tidak membantu kamu menyelesaikan apa pun. Coba pikirkan, berapa kali kamu mendapati deskop dari laptopmu penuh dengan tab terbuka, yang maisng-masing menuntut perhatian kamu? Atau mungkin kamu sudah memulai beberapa serial TV, lalu berpindah-pindah dari satu serial ke serial lainnya dan tidak pernah menyelesaikan satu serial tersebut.
Pendekatan ini mungkin terasa seperti sebuah kemajuan karena kamu dapat melakukan banyak hal dalam satu waktu, tetapi hasilnya jelas banyak yang terabaikan. Perlu diketahui bahwa multitasking bukanlah cara terbaik untuk mengelola beban kerja yang padat. Hal ini sebenarnya dapat mengakibatkan produktivitas dan kualitas kerja yang lebih rendah.
Advertisement
Apabila kamu merasa kewalahan dengan tugas atau memiliki banyak tugas, penting untuk memahami alasan multitasking bukanlah solusi. Lantas, apakah fokus pada satu hal dapat mencapai suatu keberhasilan? Berikut ulasannya, seperti yang dilansir dari halaman Life Hack pada Minggu (2/12/23).
Apa Sebenarnya Multitasking Itu?
Banyak orang yang percaya bahwa multitasking berarti mampu melakukan banyak tugas sekaligus, seperti berbicara di telepon sambil mengetik e-mail atau mendengarkan musik sambil mengerjakan laporan. Namun, hal ini merupakan kesalahpahaman yang tersebar luas.
Pada kenyataannya, multitasking mengacu pada proses peralihan antartugas dengan cepat untuk menyelesaikan semuanya dalam waktu yang lebih singkat. Misalnya, seseorang mungkin mencoba menyelesaikan laporan sambil membalas e-mail dan menghadiri pertemuan virtual. Dalam hal ini, mereka dapat dengan cepat beralih di antara tugas-tugas, mengerjakan satu tugas selama beberapa menit, lalu berpindah ke tugas berikutnya, dan kembali lagi ke tugas pertama, begitu seterusnya.
Mengapa Multitasking Tidak Berfungsi dengan Baik?
Ketika kamu berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya, otak kamu harus kembali fokus setiap saat, yang dapat menghabiskan energi, mental, dan waktu yang berharga. Hal ini juga akan menyebabkan kualitas pekerjaanmu lebih rendah dan waktu penyelesaian yang lebih lama. Terdapat beberapa alasan mengapa multitasking tidak membuat kamu lebih produktif.
1. Membutuhkan Waktu dan Tenaga Tambahan
Menurut penelitian, multitasking dapat memperpanjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas. Peralihan antartugas secara cepat dapat mengakibatkan terbuangnya waktu dan tenaga.
Waktu dan upaya kognitif yang diperlukan otak untuk beralih dari satu tugas ke tugas lainnya disebut dengan biaya peralihan tugas. Kamu mengeluarkan biaya dalam hal waktu dan tenaga ketika melakukan banyak tugas dan beralih antartugas, yang dapat menambah dan mengurangi produktivitas secara siginifikan.
Misalnya, kamu mengganggu pekerjaanmu untuk memeriksa emailmu, yang memakan waktu sekitar satu menit. Perlu satu menit lagi untuk kembali fokus dan kembali ke alur penulisan ketika kamu kembali ke laporan. Waktu tambahan ini adalah biaya peralihan tugas. Bila kamu beralih antara laporan dan email beberapa kali, biayanya dapat bertambah dengan cepat sehingga mengurangi produktivitas secara keseluruhan dan memperpanjang waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kedua tugas tersebut.
Advertisement
2. Menurunkan Kualitas Kerja
Multitasking telah terbukti memiliki dampak signifikan terhadap kualitas kerja dan kinerja secara keseluruhan. Ketika kamu mencoba mengerjakan banyak tugas sekaligus, kamu membagi perhatianmu. Setiap kali kamu berpindah tugas, otak kamu harus kembali fokus. Hal ini dapat menyebabkan kurangnya konsentrasi yang dapat menimbulkan kesalahan dan kekeliruan.
Selain itu, ketika kamu mencoba melakukan banyak tugas, kamu mungkin tidak memberikan perhatian penuh pada setiap tugas sehingga menyebabkan kinerja yang lebih buruk secara keseluruhan. Contohnya, ketika kamu mencoba menyelesaikan tugas tambahan selama simulasi mengemudi, ini dapat mengakibatkan performa berkendaramu menjadi lebih buruk dan meningkatnya risiko terlibat dalam kecelakaan.
Multitasking juga dapat meningkatkan stres yang dapat mengganggu kinerja. Ketika kamu mencoba melakukan terlalu banyak hal sekaligus, kamu bisa kewalahan dan stres sehingga menghambat kemampuan kamu untuk berpikir jernih dan mengambil suatu keputusan.
4. Berkurangnya Fungsi Kognitif
Perhatian yang terbagi adalah salah satu cara utama multitasking memengaruhi fungsi kognitif. Ketika kamu mecoba untuk fokus pada banyak tugas sekaligus, otak kamu harus terus-menerus beralih di antara tugas-tugas tersebut. Peralihan yang cepat ini dapat mengakibatkan beban mental yang berlebihan sehingga sulit memproses informasi secara efektif dan efisien.
Multitasking dapat mempersulit penyaringan informasi yang tidak relevan. Kamu akan dihadapi dengan informasi dari berbagai sumber ketika kamu mengerjakan banyak tugas pada waktu yang bersamaan. Otak kamu harus memilah data untuk menentukan apa yang relevan dengan setiap tugas dan dapat menuntut mental serta mengakibatkan kesalahan.
Multitasking juga terbukti memengaruhi kemampuan kamu untuk mengingat detail penting. Ketika kamu berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya, otak kamu harus mengingat bagian terakhir yang kamu tinggalkan pada tugas baru sebelumnya dan apa yang harus kamu lakukan selanjutnya pada tugas baru tersebut. Hal ini dapat menyebabkan kamu mengabaikan detail penting dalam satu atau kedua tugas.
Apa yang Harus Dilakukan Agar Multitasking bisa Mendukungmu Produktif?
1. Prioritaskan Tugasmu
Daripada mencoba melakukan banyak tugas, prioritaskan tugas kamu dan fokuslah pada satu tugas saat satu waktu. Ini akan membantu kamu tetap fokus dan mengurangi biaya peralihan tugas. Kamu dapat menggunakan metode journaling untuk membuat prioritas secara efektif. Hal ini juga dapat kamu mulai dengan menentukan tujuan hidupmu. Setelah itu, kamu bisa mengelompokkan kewajiban dan peluang ke dalam tiga kelompok, yaitu:
- Harus: sangat penting untuk mencapai tujuan. Tanpanya, hasil yang kamu inginkan tidak ada artinya.
- Seharusnya: penting, tetapi tidak mendesak. Namun, mengabaikannya dapat menurunkan kualitas hasil akhir tugasmu.
- Tidak harus: memilikinya memang bagus, tetapi tidak menyertakannya tidak akan berdampak negatif pada tujuanmu.
Memprioritaskan tugas kamu dengan cara ini memungkinkan kamu untuk fokus pada aspek terpenting dari peran kamu sebagai pemimpin, yaitu memastikan bahwa tim kamu memenuhi target kinerja mereka. Kemudian, kamu dapat melanjutkan ke hal-hal yang harus dimiliki untuk meningkatkan kualitas pekerjaanmu dan memberikan dukungan dan bimbingan kepada tim kamu. Apabila waktu dan sumber daya memungkinkan, kamu dapat mengerjakan hal-hal baik untuk meningkatkan keterampilan kamu dan memberikan lebih banyak peluang kepada tim kamu.
Advertisement
2. Fokus pada Satu Tugas dalam Satu Waktu
Berfokus pada satu tugas dalam satu waktu adalah cara efektif lainnya untuk mengelola beban kerja yang sibuk. Metode ini disebut sebagai single-tasking. Satu tugas pada satu waktu memungkinkan kamu memberikan perhatian penuh dan menyelesaikannya dengan lebih cepat dan efektif. Single-tasking juga dapat membantu mengurangi stres dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
Untuk menjadikan single-tasking sebagai kebiasaan, kamu harus melatih kembali otak kamu. Latihan mindfulness adalah salah satu cara untuk memperkuat otot fokusmu. Kamu dapat memulai dengan meditasi yang mampu melatih pikiranmu untuk fokus dan berkonsentrasi lebih baik. Misalnya, dengan sesi singkat 5 hingga 10 menit dan secara bertahap memperpanjang waktu latihanmu.
3. Mencari Delegasi
Delegasi merupakan strategi yang bisa sangat efektif dalam meningkatkan produktivitas, terutama bila kamu memiliki banyak hal yang harus ditangai sekaligus. Bagi segelintir orang, mendelegasikan tugas lebih cocok agar fokus pada tugas-tugas yang memerlukan keterampilan dan keahlian unik dari tim mereka. Untuk menyelesaikan tugas dengan waktu yang cepat dan kualitas tinggi, hal ini dapat membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan.
Untuk mendelegasikan tugas secara efektif, pertama-tama perlu mengidentifikasi tugas mana yang dapat didelegasikan. Tugas yang memakan waktu, berulang, atau di luar bidang keahlian kamu mungkin termasuk dalam kategori ini. Kamu juga harus memilih orang yang tepat untuk pekerjaan itu, pertimbangkan keterampilan, pengalaman, dan beban kerja individu, serta pastikan untuk mengomunikasikan tugas dan harapan dengan jelas.
Untuk memastikan bahwa tugas diselesaikan dengan benar, kamu harus memberikan instruksi dan harapan yang jelas. Misalnya, menguraikan ruang lingkup tugas, tenggat waktu, dan persyaratan atau pedoman khusus. Pastikan orang tersebut berada di jalur yang benar dan menyelesaikan tugas sesuai kepuasan kamu dengan menawarkan dukungan dan umpan balik ketika mereka mengerjakannya. Hal ini dapat membantu meningkatkan kualitas hasil akhir.
