Jangan Salah Kaprah, Ini 4 Waktu yang Tepat untuk Cek Email Kerja

Liputan6.com, Jakarta - Ada saat-saat di mana kamu tidak disarankan membalas email kerja. Misal ketika kamu sedang berkumpul bersama orang tersayang, atau ketika mau tidur.

Tentunya ada pula saat-saat yang lebih tepat untuk kamu mengecek email kerja, bahkan wajib. Ambil contoh ketika sedang ke luar kota atau ke luar negeri. Jangan kira karena jauh dari kantor maka kamu lupa mengecek email.

Ada pula waktu yang tepat untuk mengecek email namun rentan kena distraksi. Hal itu terjadi ketika sedang berada di kendaraan umum menuju kerja ketika bisa mengecek email kerja tetapi malah lebih banyak nonton film di smartphone.

Kapan lagi waktu tepat untuk mengecek email kerja? Dilansir dari Fast Company, berikut ulasannya:

Saksikan Video Pilihan Berikut Ini:

Berhati-hati pada rasa penasaran untuk membuka lampiran email yang mencurigakan di Mac anda.

2 dari 5 halaman

1. Dalam Perjalanan Bisnis

[Bintang] Travel — Ilustrasi travel. (Instagram/kadekarini)

Jika sedang disuruh perusahaan pergi ke luar negeri, lalu mendadak pegawai malah "hilang" dalam peredaran, maka bersiaplah mendapatkan ganjaran dari bos. Sebab, jika bos membayar ongkos untuk bepergian, maka pegawai harus tetap siaga jika dibutuhkan.

Pakar juga menyebut ini berguna supaya pegawai tidak kelewatan isu penting di kantor, baik hal itu meeting atau konferensi

"Kamu pasti ingin bisa merespons hal-hal penting yang mungkin terjadi di tempat kerja ketika secara fisik kamu tidang sedang di kantor," ujar pakar karier Elizabeth Whittaker-Walker.

3 dari 5 halaman

2. Ketika Sedang Berkomunimasi dengan Orang Penting

Bila sedang memimpin proyek atau menunggu respons dari klien penting, mau tak mau kamu harus selalu mengecek email. Selain mengganjal progres, respons email yang lamban bisa menyebabkan miskomunikasi.

Solusinya adalah terdapat sistem email yang punya fitur prioritas pesan masuk dari seseorang. Dengan mengaktifkan fitur tersebut, kamu tidak perlu ikut menghabiskan waktu memeriksa email tidak penting.

4 dari 5 halaman

3. Saat Bekerja Naik Kendaraan Umum

Siap Beroperasi Awal 2018, Pembangunan Stasiun Sudirman Baru Capai 96 Persen — Kereta Rel Listrik (KRL) Jabodetabek melintas di area pembangunan Stasiun Sudirman Baru di Kawasan Dukuh Atas, Jakarta Pusat, Rabu (22/11). (Liputan6.com/Faizal Fanani)

Berangkat kerja lewat kendaraan umum menawarkan keunggulan dibanding naik kendaraan pribadi. Para commuter jadi punya waktu ekstra untuk membaca e-book, menonton acara TV, main gim, dan jangan lupa untuk memeriksa email kerja.

Setidaknya gunakan waktu di kendaraan umum untuk menyortir email-email masuk, baik itu menghapus spam, atau email tidak penting lain. Ini pun berlaku ketika pulang kerja.

"Perjalanan pulang di sore hari juga merupakan saat yang bagus untuk membersihkan inbox, susun pesan-pesan ke folder yang sesuai, dan itu bisa membantu menyusun tindakan yang diambil keesokan harinya," ujar pakar karier TopResume, Amanda Augustine.

5 dari 5 halaman

4. Sesuai Jadwal yang Kamu Tetapkan

Ilustrasi Meja Kerja — Ilustrasi meja kerja (dok. Pixabay.com/Putu Elmira)

Sama seperti kegiatan lain seperti olahraga atau makan siang, tidak ada salahnya membuat jadwal tersendiri untuk mengecek email. Pakar karier menyebut cara ini juga dapat membuat diri semakin produktif. Selain itu, ini bisa membuat rekan kerja paham mengenai kapan kamu biasa membalas email.

"Jika kamu hanya mengecek email pada waktu-waktu tertentu, kamu akan lebih produktif pada periode tersebut. Tidak hanya itu, kamu juga membuat ekspektasi yang lebih jelas ketika kolegamu sedang mengharapkan respons darimu," ujar Augustine.