Ingin Memulai Rapat Online? Ikuti 5 Cara Ini Agar Berjalan Lancar

Ilustrasi wawancara online (Foto: blog.zoom.us)

Liputan6.com, Jakarta Teknologi digital dan pertemuan virtual mulai memainkan peran penting saat pandemi Covid-19. Anjuran pemerintah untuk bekerja dari rumah sehingga jika ingin melakukan rapat atau pertemuan pun harus dilakukan secara online melalui berbagai aplikasi yang ada.

Namun terlepas dari ketersediaan komunikasi yang baik dan kemajuan teknologi, komplikasi mungkin muncul dalam mengadakan pertemuan online. Bisa terjadi karena berbagai alasan, mulai dari kesulitan teknis, masalah konektivitas hingga kurangnya diskusi yang terjadi.

Kita semua tidak mengetahui akan sampai kapan harus melakukan rapat secara online. Mengutip dari timesofindia, Senin (28/09/2020) berikut 5 cara untuk membantu melakukan rapat online agar lebih efektif, efisien dan produktif, yang bisa Anda atau perusahaan ikuti:

1. Rapi

Anda berpikir rapat online berbeda dari rapat tatap muka pada umumnya, namun hal tersebut salah. Berada dalam bingkai virtual membuat anda semakin terlihat. Sehingga menuntut Anda untuk tampil rapi seperti saat rapat tatap muka.

Pastikan untuk menyapa orang dan memiliki sikap yang menarik. Pertahankan efek yang tenang dan tampilkan diri Anda dengan nada ramah sehingga mereka pun dapat merespon dengan cara yang sama.

Saksikan video di bawah ini:

Presiden Joko Widodo atau Jokowi menggelar rapat terbatas lewat video conference dengan sejumlah menteri, Senin (16/3/2020). Hal ini dilakukan untuk mencegah penyebaran virus corona COVID-19.

2 dari 2 halaman

Cara berikutnya

Gubernur Banten Wahidin Halim menggelar rapat online dengan wali kota dan bupati Tangerang terkait PSBB. — Ilustrasi rapat online. (Pramita/Liputan6.com)

2. Miliki agenda yang jelas dan terstruktur

Jangan pernah memulai rapat tanpa rencana yang jelas dan terstruktur. Pertemuan atau rapat diadakan untuk mencapai suatu kesimpulan dan untuk memfasilitasi pengambilan keputusan.

Persiapkan agenda dan kirimkan ke semua peserta dalam rapat jauh sebelum hari rapat dimulai untuk mencapai efisiensi yang maksimum.

3. Jangan menghindar dari kamera

Kontak mata adalah suatu keharusan dalam segala bentuk pertemuan. Keterlibatan juga merupakan kebutuhan dasar dalam semua pertemuan online. Pastikan Anda menempatkan kamera pada sudut yang baik dan menguntungkan di mana semua peserta dapat melihat Anda.

4. Beri ruang untuk interkasi dan umpan balik

Anda harus terlibat dengan setiap peserta dan merujuk mereka dengan nama mereka untuk memastikan tanggapan mereka sebagai suatu balasan.

5. Simpulkan dengan catatan yang jelas

Pastikan Anda menyimpulkan pertemuan dengan nada tinggi. Penting bagi Anda untuk meringkas hasil rapat kepada semua peserta pada akhir rapat. Ini akan meninggakan kesan yang efektif dan abadi tentang Anda di benak semua orang yang mengikuti rapat.

Reporter: Tasya Stevany