Tiru Cara Orang Sukses Berkomunikasi, Hindari 5 Kalimat Berikut Ini

[Fimela] ilustrasi tempat kerja — ilustrasi kantor | pexels.com/@rebrand-cities-581004

Liputan6.com, Jakarta Saat ini, semua hidup di dunia di mana bisnis, gelar, bahkan seluruh hubungan dilakukan di balik layar. Akibatnya, frustrasi dan miskomunikasi kerap mendera para pekerja.

Miskomunikasi rentan terjadi. Baik atau buruk komunikasi digital, melalui email atau pesan langsung di platform, tidak membiarkan orang yang berkomunikasi melihat reaksi langsung satu sama lain.

Itulah sebabnya, individu seringkali mencari cara untuk "dengan sopan" mengungkapkan kekesalan. Kata kuncinya adalah "sopan," tetapi tidak selalu ditafsirkan seperti itu.

Mengutip CNBC, Jumat (20/5/2021), berikut ini adalah lima frasa paling umum yang digunakan karyawan yang sebenarnya membuat mereka terlihat pasif agresif dan picik:

2 dari 3 halaman

Lima frasa paling umum membuat pengirimnya terlihat pasif agresif dan picik

Saling Membatasi Komunikasi dengan Lawan Jenis — Ilustrasi Hubungan yang Bucin Credit: pexels.com/pixabay

1. "Menurut email terakhir saya ..."

Arti sebenarnya adalah: "Anda tidak benar-benar membaca apa yang saya tulis. Perhatikan kali ini! "

2. "Untuk referensi di masa mendatang ..."

Arti sebenarnya adalah: "Izinkan saya mengoreksi 'kesalahan' Anda secara terang-terangan yang Anda sendiri sudah tahu itu salah."

3. "Menghadirkan lagi ini ke bagian atas kotak masuk Anda ..."

Arti sebenarnya adalah: “Anda adalah bos [atau karyawan] saya. Ini adalah ketiga kalinya saya bertanya kepada Anda. Aku ingin kau menyelesaikan omong kosong ini. "

4. "Hanya untuk memastikan kita berada di halaman yang sama ..."

Arti sebenarnya adalah: "Saya akan memastikan bahwa semua orang yang merujuk ke email ini di masa mendatang tahu bahwa saya selama ini benar."

5. "Melangkah ke depan ..."

Arti sebenarnya adalah: "Jangan pernah lakukan itu lagi."

Kemungkinan Anda pernah menggunakan salah satu frasa ini bahkan tanpa menyadari bahwa frasa tersebut dapat dianggap sebagai pasif agresif. Atau, Anda mungkin berada di pihak penerima yang juga bisa membuat Anda frustrasi.

Bahkan sebagai peneliti bahasa tubuh digital, Erica Dhawan yang juga merupakan pakar kepemimpinan dan penulis buku berjudul “Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance.”, sering merasakan hal yang sama.

Setiap kali Dhawan melihat kiriman "Terima kasih atas kesabaran Anda" melalui email, dia tidak dapat memutuskan apakah pihak pengirim telah menolak pertemuan pada tanggal di masa depan yang belum ditentukan atau apakah mereka benar-benar hanya membutuhkan beberapa hari lagi daripada yang diharapkan.

Namun, dalam banyak kasus, dia tahu mereka hanya berusaha mengatakan "Maaf saya terlambat dengan ini; ini memakan waktu lebih lama dari yang saya kira."

3 dari 3 halaman

Cara yang tepat untuk mengungkapkan apa yang Anda maksud

Ingin Email Direspon? Lakukan 1 Hal Ini — Sering mendapat respon yang lama saat mengirim email? Simak di sini satu cara agar email Anda direspon dengan cepat.

Jadi bagaimana Anda harus membingkai pernyataan sendiri tanpa terlibat dalam agresivitas pasif apapun? Atau kapan Anda perlu menggunakan telepon untuk menelepon dan mengklarifikasi sesuatu?

Berikut empat hal yang dilakukan oleh komunikator yang sukses:

1. Jangan menanggapi pesan atau email saat Anda marah atau frustrasi

Ini akan mencegah miskomunikasi, membuang waktu dan penyesalan. Jika Anda merasa dibajak secara emosional, simpan pesan email Anda sebagai draf dan perbaiki nanti dan kirimkan saat suasana hati Anda lebih baik.

2. Asumsikan niat baik

Alih-alih memanggil seseorang karena mengacau, melangkahlah ke posisi mereka dan tanyakan pada diri Anda, "Apa beberapa alasan mengapa mereka melakukan kesalahan ini?"

Lebih baik lagi apabila mampu menjadi orang yang tahu apa yang mereka butuhkan untuk mengambil tindakan. Terkadang, hanya menambahkan ringkasan singkat sehingga mereka tidak perlu kembali dan membaca email sebelumnya serta menulis "Ini yang saya butuhkan dari Anda" akan sangat membantu dan efisien.

3. Tunjukkan empati dan dorongan

Ganti kata-kata penting seperti "Lakukan ini" dengan frasa bersyarat seperti "Bisakah Anda melakukan ini?"

Kemudian, saat menyampaikan masukan, awali pesan Anda dengan mengungkapkan penghargaan menggunakan kata-kata seperti "Terima kasih untuk [X]" atau "Kerja Anda bagus di [X]".

Jika atasan Anda, atau bahkan klien, mengirimi Anda email pasif agresif, lawan dorongan untuk mengirim balasan yang lebih picik lagi. Menurunkan tindakan Anda ke levelnya hanya akan meningkatkan ketegangan dan menimbulkan kecemasan.

4. Hindari ghosting digital

Berikut panduan cepat untuk diingat:

Jika Anda dapat menjawab dalam 60 detik atau kurang, maka segera tanggapi.
Jika bersifat mendesak, segera tanggapi atau beri tahu pengirim bahwa Anda sedang mengerjakannya. Buatlah janji temu dengan diri Anda sendiri di kalender Anda jika perlu.
Jika itu masalah yang kurang mendesak, jangan stres dan blokir waktu untuk menindaklanjuti dimana Anda sudah nyaman melakukannya.
Jika Anda adalah orang yang menunggu jawaban dan kecuali sangat penting bagi Anda untuk mendapatkan balasan secepatnya, ingatlah bahwa penerima mungkin telah memiliki banyak hal di jalur komunikasi mereka.
Jika Anda sudah menindaklanjuti dua kali dan tetap tidak mendapatkan balasan, maka beralihlah ke media lain, misalnya panggilan telepon.

Reporter: Priscilla Dewi Kirana