7 Jenis-Jenis Surat Resmi Lengkap dengan Contohnya, Biar Tak Keliru

Liputan6.com, Jakarta Surat resmi dapat diartikan sebagai surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi. Penulisnya dapat berasal dari pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu. Tujuan dari surat resmi yaitu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Tidak seperti surat non-formal yang boleh ditulis semau hati, surat resmi wajib dibuat dengan aidah dan aturan yang telah ditentukan. Misalnya mengacu pada penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Sebelumnya telah disebutkan bahwa surat resmi dapat pula digunakan untuk keperluan pribadi. Namun, bukan berarti surat resmi sama seperti surat non-formal pada umumnya. Surat resmi untuk keperluan pribadi tetap dibuat sesuai dengan aturan yang berlaku. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi yakni surat undangan pernikahan.

2 dari 4 halaman

Fungsi Surat Resmi

Mengingat surat resmi diperuntukkan untuk keperluan formal yang tak jarang terikat dengan hukum, surat resmi memiliki fungsi khusus yang berbeda dengan jenis surat umum lainnya. Berikut adalah fungsi surat resmi, seperti yang dirangkum Liputan6.com dari berbagai sumber, Rabu (20/3/2019).

1. Surat resmi memiliki fungsi utama yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

2. Fungsi surat resmi juga dapat berupa sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen dimana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

3. Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

4. Fungsi lain dari surat resmi yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

3 dari 4 halaman

Ciri-ciri Surat Resmi

Untuk membedakan surat resmi dengan surat umum lainnya, berikut adalah ciri-ciri surat resmi yang dilansir Liputan6.com dari berbagai sumber, Rabu (20/3/2019).

1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

2. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.

3. Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.

4. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

5. Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.

6. Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

4 dari 4 halaman

Jenis-jenis Surat Resmi

Setelah mengetahui fungsi dan juga ciri-ciri surat resmi, saatnya anda mengetahui pengelompokan jenis-jenis surat resmi yang umum ditemui. Berikut adalah jenis-jenis surat resmi, seperti yang dilansir Liputan6.com dari berbagai sumber, Rabu (20/3/2019).

1. Surat Permohonan

Surat permohonan adalah satu dari jenis-jenis surat resmi. Surat ini digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Ditulis antar perorangan, perorangan terhadap lembaga, ataupun antar lembaga. Contoh surat permohonan adalah surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

2. Surat Keputusan

Jenis-jenis surat resmi selanjutnya adalah surat keputusan. Surat keputusan ditujukan untuk menyampaikan sebuah keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai, Surat keputusan panitia dari kepala sekolah, Surat keputusan pengangkatan pengurus atau tenaga kerja.

3. Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah jenis-jenis surat resmi ketiga yang isinya menjelaskan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau tugas sehingga dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk.

Terdapat dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sementara itu, surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

4. Surat Perintah

Jenis-jenis surat resmi sangat banyak ditemukan di kehidupan sehari-hari. Contohnya adalah surat perintah yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai. Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan banyak lainnya.

5. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah contoh surat resmi yang banyak digunakan oleh khalayak umum untuk kepentingan pribadi. Sebelum adanya peraturan baru, surat pengantar dulunya digunakan sebagai syarat untuk membuat e-KTP. Selain itu, surat pengantar juga dapat berupa surat pengantar keterangan tidak mampu, surat pengantar proposal bantuan dana, dan lain sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat Edaran pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada kalangan tertentu di mana isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di sekolah, misalnya surat edaran pengumuman libur ujian yang dialamatkan kepada para orangtua murid.

7. Surat Undangan

Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertenu. Contoh surat undangan misalnya surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.