Cara Bikin Surat Izin Sekolah yang Baik dan Benar

Liputan6.com, Jakarta Surat izin sekolah merupakan dokumen penting yang digunakan oleh siswa atau orang tua untuk memberitahukan ketidakhadiran siswa kepada pihak sekolah. Membuat surat izin sekolah yang baik dan benar memerlukan pemahaman tentang struktur dan etika penulisan surat resmi.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang cara membuat surat izin sekolah yang tepat beserta contoh-contohnya untuk berbagai keperluan.

Surat izin sekolah adalah surat pribadi yang bersifat resmi yang digunakan untuk meminta izin kepada pihak sekolah atas ketidakhadiran siswa dalam kegiatan belajar mengajar. Surat ini biasanya ditulis oleh orang tua atau wali murid dan ditujukan kepada wali kelas, guru mata pelajaran, atau kepala sekolah.

Fungsi utama surat izin sekolah adalah:

• Memberitahukan alasan ketidakhadiran siswa
• Meminta izin agar ketidakhadiran siswa dapat dimaklumi
• Menunjukkan rasa tanggung jawab dan kesopanan kepada pihak sekolah
• Memastikan ketidakhadiran siswa tercatat dengan baik

Surat izin sekolah memiliki peran penting dalam komunikasi antara orang tua dan pihak sekolah. Dengan adanya surat izin yang jelas dan sopan, pihak sekolah dapat memahami situasi siswa dan memberikan kebijaksanaan yang sesuai.

Untuk membuat surat izin sekolah yang baik dan benar, penting untuk memahami struktur dasarnya. Berikut adalah komponen-komponen utama yang harus ada dalam surat izin sekolah:

1. Tempat dan tanggal surat: Ditulis di sudut kanan atas surat, menunjukkan lokasi dan waktu pembuatan surat.
2. Alamat tujuan: Berisi nama dan jabatan penerima surat, biasanya wali kelas atau kepala sekolah.
3. Salam pembuka: Ungkapan sapaan hormat kepada penerima surat.
4. Identitas siswa: Mencantumkan nama lengkap, kelas, dan nomor induk siswa.
5. Isi surat: Menjelaskan alasan ketidakhadiran dan durasi izin yang diminta.
6. Permohonan izin: Kalimat yang secara eksplisit meminta izin kepada pihak sekolah.
7. Ucapan terima kasih: Ungkapan apresiasi atas pengertian pihak sekolah.
8. Salam penutup: Ungkapan penutup surat yang sopan.
9. Tanda tangan dan nama terang: Tanda tangan orang tua/wali beserta nama lengkap.

Struktur ini menjadi kerangka dasar dalam penulisan surat izin sekolah. Dengan mengikuti struktur ini, surat izin akan lebih mudah dibaca dan dipahami oleh pihak sekolah.

Berikut adalah langkah-langkah detail untuk membuat surat izin sekolah yang baik dan benar:

1. Tulis tempat dan tanggal surat

   Letakkan di sudut kanan atas surat. Contoh: "Jakarta, 15 Mei 2024"

2. Cantumkan alamat tujuan

   Tulis nama dan jabatan penerima surat beserta nama sekolah. Contoh:

   Kepada Yth.Bapak/Ibu Wali Kelas X IPA 1SMA Negeri 1 Jakarta

3. Buat salam pembuka

   Gunakan salam yang sopan dan formal. Contoh: "Dengan hormat," atau "Assalamualaikum Wr. Wb."

4. Perkenalkan diri dan identitas siswa

   Jelaskan bahwa Anda adalah orang tua/wali dari siswa yang bersangkutan. Cantumkan nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk jika ada. Contoh:

   Saya yang bertanda tangan di bawah ini:Nama: Ahmad SulaimanOrang tua/wali dari:Nama: Fatimah AzzahraKelas: X IPA 1NIS: 12345

5. Jelaskan alasan ketidakhadiran

   Uraikan dengan jelas dan singkat mengapa siswa tidak dapat hadir di sekolah. Sebutkan juga tanggal atau durasi ketidakhadiran. Contoh:

   Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Senin, 15 Mei 2024, dikarenakan sakit demam dan flu.

6. Ajukan permohonan izin

   Sampaikan permohonan izin secara eksplisit. Contoh:

   Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon kiranya Bapak/Ibu berkenan memberikan izin atas ketidakhadiran anak saya.

7. Ucapkan terima kasih

   Sampaikan apresiasi atas pengertian pihak sekolah. Contoh:

   Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

8. Buat salam penutup

   Akhiri surat dengan salam penutup yang sopan. Contoh: "Hormat saya," atau "Wassalamualaikum Wr. Wb."

9. Bubuhkan tanda tangan dan nama terang

   Tanda tangani surat dan tulis nama lengkap Anda di bawahnya.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang terstruktur dan profesional. Pastikan untuk menyesuaikan isi surat dengan situasi dan kebutuhan spesifik Anda.

Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk sekolah karena sakit:

Jakarta, 20 Mei 2024

Kepada Yth.Bapak/Ibu Wali Kelas VIII-ASMP Negeri 5 Jakartadi Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi SantosoOrang tua/wali dari:Nama: Anisa PutriKelas: VIII-ANIS: 20240801

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Senin, 20 Mei 2024, dikarenakan sedang sakit demam dan flu. Berdasarkan anjuran dokter, anak saya disarankan untuk beristirahat selama dua hari hingga kondisi kesehatannya pulih kembali.

Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon kiranya Bapak/Ibu berkenan memberikan izin atas ketidakhadiran anak saya. Sebagai bukti, saya lampirkan surat keterangan sakit dari dokter.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda tangan]

Budi Santoso

Contoh surat di atas menunjukkan cara yang tepat untuk memberitahukan ketidakhadiran siswa karena sakit. Penting untuk mencantumkan detail seperti tanggal ketidakhadiran, alasan yang jelas, dan lampiran surat keterangan dokter jika ada.

Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk sekolah karena acara keluarga:

Surabaya, 25 Mei 2024

Kepada Yth.Bapak/Ibu Wali Kelas XI IPS 2SMA Negeri 3 Surabayadi Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Siti AminahOrang tua/wali dari:Nama: Ahmad RizkiKelas: XI IPS 2NIS: 20230502

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Jumat, 25 Mei 2024, karena harus menghadiri acara pernikahan kakak kandungnya di luar kota. Kami akan berangkat pada Kamis sore dan kembali pada Sabtu malam.

Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon kiranya Bapak/Ibu berkenan memberikan izin atas ketidakhadiran anak saya. Saya berjanji akan memastikan bahwa Ahmad akan mengejar ketertinggalan pelajaran selama ketidakhadirannya.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda tangan]

Siti Aminah

Contoh surat ini menunjukkan cara yang tepat untuk meminta izin ketika siswa harus absen karena acara keluarga. Penting untuk memberikan detail yang cukup tentang acara tersebut dan durasi ketidakhadiran.

Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk sekolah karena ada kepentingan:

Bandung, 30 Mei 2024

Kepada Yth.Bapak/Ibu Wali Kelas X IPA 3SMA Negeri 2 Bandungdi Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Hendra WijayaOrang tua/wali dari:Nama: Dian PermataKelas: X IPA 3NIS: 20240305

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Kamis, 30 Mei 2024, karena harus mengurus perpanjangan paspor di kantor imigrasi. Proses ini tidak dapat diwakilkan dan hanya dapat dilakukan pada jam kerja.

Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon kiranya Bapak/Ibu berkenan memberikan izin atas ketidakhadiran anak saya. Saya akan memastikan bahwa Dian akan mengejar materi pelajaran yang tertinggal.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda tangan]

Hendra Wijaya

Contoh surat ini menunjukkan cara yang tepat untuk meminta izin ketika siswa memiliki kepentingan yang tidak dapat ditunda. Penting untuk menjelaskan alasan dengan jelas dan menunjukkan komitmen untuk mengejar ketinggalan pelajaran.

Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk sekolah karena mengikuti kegiatan:

Yogyakarta, 5 Juni 2024

Kepada Yth.Bapak/Ibu Wali Kelas XII IPA 1SMA Negeri 1 Yogyakartadi Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Ratna SariOrang tua/wali dari:Nama: Fajar NugrohoKelas: XII IPA 1NIS: 20220101

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 5-7 Juni 2024 karena akan mengikuti Olimpiade Sains Nasional (OSN) bidang Fisika yang diselenggarakan di Jakarta. Kegiatan ini merupakan kesempatan berharga bagi Fajar untuk mengembangkan potensinya di bidang sains.

Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon kiranya Bapak/Ibu berkenan memberikan izin atas ketidakhadiran anak saya. Saya telah melampirkan surat undangan resmi dari panitia OSN sebagai bukti keikutsertaan Fajar dalam kegiatan tersebut.

Saya berjanji akan memastikan bahwa Fajar akan mengejar semua materi pelajaran yang tertinggal selama ketidakhadirannya. Kami sangat menghargai dukungan sekolah terhadap pengembangan bakat dan prestasi siswa.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda tangan]

Ratna Sari

Contoh surat ini menunjukkan cara yang tepat untuk meminta izin ketika siswa harus mengikuti kegiatan di luar sekolah. Penting untuk memberikan detail yang jelas tentang kegiatan tersebut, melampirkan bukti undangan jika ada, dan menunjukkan komitmen untuk mengejar ketinggalan pelajaran.

Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk sekolah yang dikirim melalui WhatsApp:

Assalamualaikum Wr. Wb.

Selamat pagi, Bapak/Ibu Wali Kelas X IPS 2

Perkenalkan, saya Rina Wijaya, orang tua dari Anita Sari (NIS: 20240502). Mohon izin, anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari ini, Senin 10 Juni 2024, dikarenakan demam tinggi sejak semalam.

Saat ini Anita sedang dalam perawatan dan istirahat di rumah. Kami telah membawanya ke dokter tadi pagi dan telah diberi obat serta surat keterangan sakit. Saya akan mengirimkan scan surat keterangan dokter tersebut segera setelah pesan ini.

Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Saya akan memastikan Anita mengejar materi pelajaran yang tertinggal setelah kondisinya membaik.

Terima kasih atas pengertian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu. Semoga Anita dapat kembali ke sekolah dalam waktu dekat.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Hormat saya,

Rina Wijaya

Contoh ini menunjukkan cara yang tepat untuk memberikan izin melalui WhatsApp. Meskipun formatnya lebih informal dibandingkan surat tertulis, penting untuk tetap menjaga kesopanan dan memberikan informasi yang lengkap.

Berikut adalah beberapa tips penting untuk membuat surat izin sekolah yang baik dan efektif:

1. Gunakan bahasa yang formal dan sopan

   Meskipun surat izin adalah komunikasi antara orang tua dan sekolah, penting untuk tetap menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa gaul atau terlalu kasual.

2. Berikan informasi yang jelas dan lengkap

   Pastikan untuk mencantumkan semua informasi penting seperti nama lengkap siswa, kelas, nomor induk, tanggal ketidakhadiran, dan alasan yang jelas. Informasi yang lengkap akan memudahkan pihak sekolah dalam memproses izin.

3. Jelaskan alasan dengan singkat namun jelas

   Berikan penjelasan yang cukup tentang alasan ketidakhadiran, tetapi tidak perlu terlalu detail jika bersifat pribadi. Fokus pada informasi yang relevan dengan ketidakhadiran siswa.

4. Sertakan bukti jika diperlukan

   Untuk alasan seperti sakit atau mengikuti kegiatan resmi, sertakan atau sebutkan bahwa Anda akan menyertakan bukti seperti surat keterangan dokter atau undangan resmi.

5. Tunjukkan tanggung jawab

   Nyatakan komitmen bahwa siswa akan mengejar ketinggalan pelajaran. Ini menunjukkan bahwa Anda dan anak Anda bertanggung jawab terhadap pendidikannya.

6. Perhatikan tata letak dan format

   Gunakan format surat yang rapi dengan spasi dan margin yang tepat. Ini akan membuat surat lebih mudah dibaca dan terlihat profesional.

7. Periksa ejaan dan tata bahasa

   Pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa dalam surat Anda. Kesalahan-kesalahan kecil dapat mengurangi kesan profesional surat.

8. Simpan salinan surat

   Selalu simpan salinan dari surat izin yang Anda kirim. Ini bisa berguna untuk referensi di masa depan jika diperlukan.

9. Kirim surat tepat waktu

   Usahakan untuk mengirim surat izin sebelum atau pada hari ketidakhadiran siswa. Jika tidak memungkinkan, kirim sesegera mungkin.

10. Sesuaikan dengan kebijakan sekolah

    Pastikan Anda mengetahui dan mengikuti kebijakan sekolah mengenai prosedur izin. Beberapa sekolah mungkin memiliki format atau persyaratan khusus untuk surat izin.

Dengan mengikuti tips-tips ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif, profesional, dan diterima dengan baik oleh pihak sekolah. Ingatlah bahwa komunikasi yang baik antara orang tua dan sekolah sangat penting untuk mendukung pendidikan anak.

Membuat surat izin sekolah yang baik dan benar merupakan keterampilan penting yang perlu dikuasai oleh setiap orang tua atau wali murid. Surat izin yang ditulis dengan tepat tidak hanya menunjukkan rasa hormat dan tanggung jawab kepada pihak sekolah, tetapi juga memastikan bahwa ketidakhadiran siswa dicatat dan dipahami dengan baik.

Dalam artikel ini, kita telah membahas berbagai aspek penting dalam pembuatan surat izin sekolah, mulai dari struktur dasar, cara penulisan yang benar, hingga contoh-contoh untuk berbagai situasi. Beberapa poin kunci yang perlu diingat adalah:

• Selalu gunakan bahasa yang formal dan sopan
• Berikan informasi yang lengkap dan jelas tentang siswa dan alasan ketidakhadiran
• Sesuaikan format dan isi surat dengan kebijakan sekolah
• Tunjukkan tanggung jawab dengan menyatakan komitmen untuk mengejar ketinggalan pelajaran
• Sertakan bukti pendukung jika diperlukan, seperti surat keterangan dokter

Penting untuk diingat bahwa komunikasi yang baik antara orang tua dan sekolah adalah kunci dalam mendukung pendidikan anak. Surat izin yang ditulis dengan baik adalah salah satu bentuk komunikasi tersebut.

Dengan memahami dan menerapkan panduan dalam artikel ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan profesional. Hal ini akan membantu membangun hubungan yang baik dengan pihak sekolah dan mendukung kelancaran proses pendidikan anak Anda.