Cara Bikin Google Form: Panduan Lengkap Membuat Formulir Online

Liputan6.com, Jakarta Google Forms merupakan salah satu layanan gratis dari Google yang memungkinkan pengguna untuk dengan mudah membuat formulir atau kuesioner online. Fitur ini sangat bermanfaat bagi berbagai kalangan, mulai dari pelajar, peneliti, hingga pelaku bisnis yang membutuhkan cara praktis untuk mengumpulkan data. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang cara bikin Google Form, mulai dari langkah-langkah dasar hingga tips lanjutan untuk mengoptimalkan penggunaannya.

Sebelum kita mendalami cara membuat Google Form, ada beberapa hal penting yang perlu diketahui:

• Google Forms dapat diakses secara gratis melalui browser web tanpa perlu mengunduh atau menginstal perangkat lunak tambahan.
• Anda memerlukan akun Google (Gmail) untuk dapat membuat dan mengelola formulir.
• Formulir yang dibuat dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan, seperti survei, pendaftaran acara, atau pengumpulan umpan balik.

Untuk memulai pembuatan Google Form, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Mengakses Google Forms

Ada beberapa cara untuk mengakses Google Forms:

• Buka browser web dan kunjungi forms.google.com
• Melalui Gmail: Klik ikon Google Apps di pojok kanan atas, lalu pilih ikon Google Forms
• Dari Google Drive: Klik tombol "Baru" dan pilih "Google Forms"

2. Memilih Template atau Membuat Formulir Kosong

Setelah masuk ke halaman Google Forms, Anda akan melihat dua opsi utama:

• Formulir Kosong: Memulai dari awal dengan formulir yang belum memiliki konten
• Template: Menggunakan desain yang sudah ada untuk berbagai keperluan seperti kontak, RSVP acara, atau survei

Untuk pemula, disarankan memulai dengan formulir kosong agar dapat memahami setiap langkah pembuatan.

3. Memberikan Judul dan Deskripsi

Langkah pertama dalam membuat formulir adalah memberikan judul yang jelas dan deskripsi singkat. Ini akan membantu responden memahami tujuan formulir Anda. Untuk melakukannya:

• Klik pada "Formulir Tanpa Judul" di bagian atas dan ketikkan judul yang diinginkan
• Di bawah judul, tambahkan deskripsi singkat tentang tujuan formulir

Pastikan judul dan deskripsi informatif namun tetap ringkas untuk menarik perhatian responden.

Setelah menyiapkan judul dan deskripsi, saatnya menambahkan pertanyaan ke dalam formulir Anda. Google Forms menyediakan berbagai jenis pertanyaan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengumpulan data Anda.

1. Memilih Jenis Pertanyaan

Google Forms menawarkan beberapa tipe pertanyaan, di antaranya:

• Jawaban Singkat: Untuk respons teks singkat
• Paragraf: Untuk jawaban yang lebih panjang
• Pilihan Ganda: Memungkinkan pemilihan satu opsi dari beberapa pilihan
• Kotak Centang: Memungkinkan pemilihan lebih dari satu opsi
• Dropdown: Menyajikan pilihan dalam format dropdown
• Skala Linier: Untuk penilaian dalam rentang tertentu
• Grid Pilihan Ganda: Untuk pertanyaan matriks dengan beberapa baris dan kolom

Untuk menambahkan pertanyaan, klik ikon "+" di sidebar kanan. Pilih jenis pertanyaan yang sesuai dengan informasi yang ingin Anda kumpulkan.

2. Menyusun Pertanyaan

Setelah memilih jenis pertanyaan, ikuti langkah-langkah berikut:

• Ketik pertanyaan Anda di kolom "Pertanyaan"
• Jika diperlukan, tambahkan deskripsi tambahan di bawah pertanyaan
• Untuk pertanyaan dengan pilihan, masukkan opsi jawaban yang tersedia
• Gunakan toggle "Wajib" jika Anda ingin pertanyaan tersebut harus dijawab

3. Mengatur Urutan dan Pengelompokan Pertanyaan

Untuk membuat formulir yang terstruktur dengan baik:

• Gunakan fitur "Tambah bagian" untuk mengelompokkan pertanyaan terkait
• Atur urutan pertanyaan dengan menyeret dan melepaskan kotak pertanyaan
• Manfaatkan "Logika percabangan" untuk menampilkan pertanyaan tertentu berdasarkan jawaban sebelumnya

Google Forms memungkinkan Anda untuk mempersonalisasi tampilan formulir agar sesuai dengan preferensi atau branding Anda. Berikut adalah beberapa cara untuk menyesuaikan tampilan:

1. Memilih Tema

Untuk mengubah tema formulir:

• Klik ikon palet warna di bagian atas halaman
• Pilih salah satu tema yang tersedia atau kustomisasi sendiri
• Anda dapat mengubah warna latar, jenis font, dan gaya header

2. Menambahkan Gambar atau Logo

Untuk membuat formulir lebih menarik atau sesuai dengan identitas merek:

• Klik ikon gambar di samping judul formulir
• Unggah gambar atau logo dari komputer Anda
• Sesuaikan posisi dan ukuran gambar sesuai kebutuhan

3. Mengatur Tata Letak

Anda dapat mengatur tata letak formulir untuk pengalaman pengguna yang lebih baik:

• Gunakan fitur "Tambah bagian" untuk membagi formulir menjadi beberapa halaman
• Atur urutan pertanyaan dengan menyeret dan melepaskan
• Manfaatkan spasi dan pemisah untuk membuat formulir lebih mudah dibaca

Sebelum membagikan formulir, penting untuk mengatur beberapa pengaturan kunci:

1. Pengaturan Umum

Akses pengaturan dengan mengklik ikon roda gigi di pojok kanan atas. Di sini Anda dapat:

• Mengumpulkan alamat email responden (jika diperlukan)
• Membatasi responden ke satu tanggapan
• Mengizinkan responden mengedit tanggapan setelah mengirim
• Menampilkan bilah progres kepada responden

2. Pengaturan Presentasi

Dalam tab "Presentasi", Anda dapat mengatur:

• Pesan konfirmasi setelah pengiriman formulir
• Opsi untuk menampilkan tautan ke formulir baru
• Pengacakan urutan pertanyaan (jika diperlukan)

3. Pengaturan Kuis

Jika Anda membuat kuis, aktifkan fitur kuis di pengaturan untuk:

• Menetapkan poin untuk setiap pertanyaan
• Memberikan umpan balik untuk jawaban benar/salah
• Memutuskan kapan responden dapat melihat skor mereka

Setelah formulir selesai dibuat dan disesuaikan, saatnya untuk membagikannya kepada responden. Google Forms menyediakan beberapa opsi untuk membagikan formulir Anda:

1. Melalui Tautan

Cara termudah untuk membagikan formulir adalah melalui tautan:

• Klik tombol "Kirim" di pojok kanan atas
• Pilih tab "Tautan"
• Salin tautan yang muncul dan bagikan melalui email, pesan, atau media sosial

2. Melalui Email

Untuk mengirim formulir langsung ke email responden:

• Klik "Kirim" dan pilih tab "Email"
• Masukkan alamat email penerima
• Tambahkan subjek dan pesan jika diperlukan
• Klik "Kirim" untuk mengirimkan formulir

3. Menyematkan di Situs Web

Jika Anda ingin menampilkan formulir di situs web:

• Klik "Kirim" dan pilih tab "</> Sematkan"
• Salin kode HTML yang muncul
• Tempelkan kode tersebut ke dalam HTML situs web Anda

4. Membagikan di Media Sosial

Google Forms juga menyediakan opsi untuk membagikan langsung ke platform media sosial:

• Klik "Kirim" dan pilih ikon media sosial yang diinginkan
• Ikuti petunjuk untuk masuk ke akun media sosial Anda
• Posting tautan formulir ke profil atau halaman Anda

Setelah formulir dibagikan dan mulai menerima tanggapan, Anda perlu mengelola data yang masuk. Google Forms menyediakan beberapa cara untuk melihat dan menganalisis tanggapan:

1. Melihat Ringkasan Tanggapan

Untuk mendapatkan gambaran umum tentang tanggapan yang diterima:

• Buka formulir Anda dan klik tab "Tanggapan"
• Di sini Anda akan melihat grafik dan ringkasan untuk setiap pertanyaan
• Gunakan fitur filter untuk menyortir tanggapan berdasarkan kriteria tertentu

2. Melihat Tanggapan Individual

Jika Anda ingin memeriksa tanggapan satu per satu:

• Di tab "Tanggapan", klik "Individual"
• Gunakan panah untuk berpindah antar tanggapan
• Anda dapat mencetak atau menghapus tanggapan individual jika diperlukan

3. Mengekspor Tanggapan

Untuk analisis lebih lanjut, Anda mungkin ingin mengekspor data:

• Klik ikon spreadsheet di tab "Tanggapan"
• Pilih untuk membuat spreadsheet baru atau menambahkan ke yang sudah ada
• Data akan diekspor ke Google Sheets untuk analisis lebih lanjut

4. Mengatur Notifikasi

Anda dapat mengatur notifikasi untuk tetap up-to-date dengan tanggapan baru:

• Di tab "Tanggapan", klik ikon titik tiga
• Pilih "Dapatkan notifikasi email untuk tanggapan baru"
• Pilih frekuensi notifikasi yang Anda inginkan

Setelah menguasai dasar-dasar pembuatan Google Forms, berikut beberapa tips lanjutan untuk meningkatkan efektivitas formulir Anda:

1. Menggunakan Validasi Data

Validasi data membantu memastikan bahwa responden memberikan informasi dalam format yang benar:

• Klik pada pertanyaan, lalu pilih "Validasi jawaban" di menu titik tiga
• Pilih jenis validasi (misalnya, hanya angka, format email, dll.)
• Tambahkan pesan kesalahan kustom jika validasi gagal

2. Memanfaatkan Logika Percabangan

Logika percabangan memungkinkan Anda menampilkan pertanyaan berbeda berdasarkan jawaban sebelumnya:

• Klik pada pertanyaan, lalu pilih "Tambahkan logika percabangan"
• Tentukan kondisi untuk menampilkan pertanyaan atau bagian tertentu
• Ini membuat formulir lebih dinamis dan relevan bagi responden

3. Menggunakan Pra-isi Formulir

Pra-isi memungkinkan Anda mengisi sebagian formulir sebelum mengirimkannya:

• Buka formulir dan isi beberapa jawaban
• Klik "Dapatkan tautan pra-isi" di menu titik tiga
• Bagikan tautan ini untuk formulir yang sebagian telah diisi

4. Membuat Formulir Responsif

Pastikan formulir Anda mudah diakses di berbagai perangkat:

• Gunakan pertanyaan yang singkat dan jelas
• Hindari terlalu banyak pertanyaan dalam satu halaman
• Uji formulir di berbagai perangkat sebelum membagikannya

5. Memanfaatkan Add-ons

Google Forms memiliki berbagai add-on yang dapat memperluas fungsionalitasnya:

• Klik "Add-ons" di menu utama
• Jelajahi add-on seperti Form Publisher atau Form Notifications
• Instal dan gunakan add-on untuk meningkatkan kemampuan formulir Anda

Keamanan dan privasi data adalah aspek penting dalam penggunaan Google Forms, terutama jika Anda mengumpulkan informasi sensitif. Berikut beberapa langkah untuk meningkatkan keamanan formulir Anda:

1. Membatasi Akses

Anda dapat membatasi siapa yang dapat mengisi formulir:

• Di pengaturan formulir, pilih "Batasi untuk pengguna dalam [organisasi Anda]"
• Ini memastikan hanya pengguna dengan akun tertentu yang dapat mengakses formulir

2. Mengenkripsi Tanggapan

Untuk melindungi data yang dikumpulkan:

• Pastikan Anda menggunakan koneksi HTTPS saat membuat dan mengakses formulir
• Pertimbangkan untuk menggunakan Google Vault jika Anda memiliki G Suite Enterprise

3. Mengelola Izin Berbagi

Kontrol siapa yang dapat melihat dan mengedit formulir:

• Klik "Berbagi" di pojok kanan atas
• Atur izin untuk kolaborator dengan hati-hati
• Hindari membuat formulir "publik" kecuali jika benar-benar diperlukan

4. Menghapus Data Secara Berkala

Jangan simpan data lebih lama dari yang diperlukan:

• Secara berkala tinjau dan hapus tanggapan yang tidak lagi diperlukan
• Pertimbangkan untuk mengatur pemberitahuan otomatis untuk mengingatkan Anda meninjau data

Google Forms sangat serbaguna dan dapat digunakan untuk berbagai tujuan. Berikut beberapa contoh penggunaan yang mungkin menginspirasi Anda:

1. Survei Kepuasan Pelanggan

Buat formulir untuk mengumpulkan umpan balik dari pelanggan:

• Gunakan skala rating untuk mengukur tingkat kepuasan
• Sertakan pertanyaan terbuka untuk komentar dan saran
• Manfaatkan logika percabangan untuk menggali lebih dalam berdasarkan respons tertentu

2. Pendaftaran Acara

Kelola pendaftaran peserta untuk acara atau seminar:

• Kumpulkan informasi kontak dan preferensi peserta
• Gunakan pertanyaan pilihan ganda untuk memilih sesi atau workshop
• Tambahkan validasi untuk memastikan format data yang benar (misalnya, nomor telepon)

3. Kuis dan Penilaian Online

Buat kuis atau ujian untuk tujuan pendidikan:

• Manfaatkan fitur kuis untuk memberikan skor otomatis
• Gunakan berbagai jenis pertanyaan untuk menguji pemahaman
• Atur pengaturan untuk menampilkan jawaban benar setelah pengiriman

4. Pengumpulan Data Penelitian

Lakukan survei untuk proyek penelitian:

• Gunakan logika percabangan untuk menyaring responden yang memenuhi syarat
• Sertakan pernyataan persetujuan untuk etika penelitian
• Manfaatkan fitur anonimitas jika diperlukan

5. Pemesanan dan Pesanan

Kelola pesanan produk atau layanan:

• Buat formulir dengan daftar produk atau layanan yang ditawarkan
• Gunakan perhitungan otomatis untuk menghitung total harga
• Integrasikan dengan spreadsheet untuk melacak inventaris

Salah satu kekuatan Google Forms adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan aplikasi lain dalam ekosistem Google Workspace dan bahkan dengan aplikasi pihak ketiga. Berikut beberapa cara untuk memanfaatkan integrasi ini:

1. Google Sheets

Integrasi paling umum adalah dengan Google Sheets:

• Tanggapan formulir dapat secara otomatis disimpan dalam spreadsheet
• Gunakan fungsi Sheets untuk analisis data lebih lanjut
• Buat grafik dan visualisasi data dari tanggapan formulir

2. Google Calendar

Untuk formulir yang berkaitan dengan penjadwalan:

• Gunakan add-on untuk mengintegrasikan tanggapan dengan Google Calendar
• Buat acara kalender otomatis berdasarkan tanggapan formulir

3. Google Drive

Manfaatkan penyimpanan dan organisasi Google Drive:

• Simpan dan kelola semua formulir Anda di satu lokasi
• Atur izin berbagi untuk kolaborasi tim

4. Zapier

Untuk integrasi dengan aplikasi non-Google:

• Gunakan Zapier untuk menghubungkan Google Forms dengan ratusan aplikasi lain
• Otomatisasi tugas seperti mengirim email, membuat tugas, atau memperbarui CRM

5. Slack

Untuk notifikasi tim real-time:

• Integrasikan Google Forms dengan Slack untuk mendapatkan pemberitahuan instan saat ada tanggapan baru
• Bagikan ringkasan tanggapan otomatis ke saluran Slack tertentu

Meskipun Google Forms umumnya mudah digunakan, kadang-kadang Anda mungkin menghadapi beberapa masalah. Berikut adalah beberapa masalah umum dan cara mengatasinya:

1. Formulir Tidak Dapat Diakses

Jika responden melaporkan tidak dapat mengakses formulir:

• Periksa pengaturan berbagi dan pastikan formulir diatur ke "Publik" atau aksesibel oleh domain yang tepat
• Pastikan tautan yang dibagikan benar dan tidak kedaluwarsa
• Coba akses formulir dari perangkat atau browser berbeda untuk mengisolasi masalah

2. Tanggapan Tidak Tercatat

Jika tanggapan tidak muncul di spreadsheet atau ringkasan:

• Periksa apakah formulir masih terhubung dengan spreadsheet yang benar
• Pastikan spreadsheet tidak penuh (batas 400.000 sel)
• Coba membuat spreadsheet baru dan menghubungkannya kembali dengan formulir

3. Masalah dengan Logika Percabangan

Jika logika percabangan tidak berfungsi seperti yang diharapkan:

• Tinjau kembali aturan logika percabangan untuk memastikan tidak ada konflik
• Pastikan pertanyaan yang dirujuk dalam logika masih ada dan tidak diubah
• Uji formulir dalam mode pratinjau untuk memeriksa alur logika

4. Kesulitan dengan Validasi Data

Jika validasi data tidak berfungsi dengan benar:

• Periksa kembali aturan validasi yang telah diatur
• Pastikan format yang diminta sesuai dengan jenis input (misalnya, format tanggal)
• Pertimbangkan untuk memberikan contoh format yang benar dalam deskripsi pertanyaan

5. Masalah Kinerja pada Formulir Panjang

Jika formulir panjang berjalan lambat:

• Pertimbangkan untuk membagi formulir menjadi beberapa bagian
• Kurangi penggunaan gambar atau video berat dalam formulir
• Batasi penggunaan logika percabangan yang kompleks

Untuk memaksimalkan efektivitas Google Forms Anda, pertimbangkan praktik terbaik berikut:

1. Tetap Singkat dan Fokus

Formulir yang lebih pendek cenderung mendapatkan lebih banyak tanggapan:

• Fokus hanya pada informasi yang benar-benar Anda butuhkan
• Gunakan pertanyaan yang jelas dan langsung
• Pertimbangkan untuk membagi formulir panjang menjadi beberapa formulir yang lebih kecil

2. Gunakan Desain yang Menarik

Formulir yang menarik secara visual lebih mungkin diisi:

• Pilih tema yang sesuai dengan tujuan formulir
• Gunakan gambar atau logo untuk meningkatkan daya tarik visual
• Pastikan desain konsisten dengan branding Anda (jika berlaku)

3. Uji Formulir Sebelum Dibagikan

Selalu uji formulir Anda sebelum membagikannya:

• Minta beberapa orang untuk mengisi formulir dan memberikan umpan balik
• Periksa semua logika percabangan dan validasi
• Pastikan formulir berfungsi dengan baik di berbagai perangkat dan browser

4. Hormati Privasi Responden

Bangun kepercayaan dengan menghormati privasi:

• Jelaskan bagaimana data akan digunakan
• Hanya kumpulkan informasi yang benar-benar diperlukan
• Pertimbangkan untuk membuat tanggapan anonim jika memungkinkan

5. Gunakan Analisis untuk Perbaikan

Manfaatkan data analisis untuk meningkatkan formulir Anda:

• Perhatikan pertanyaan mana yang sering dilewati
• Analisis waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan formulir
• Gunakan wawasan ini untuk menyempurnakan formulir di masa depan

Google Forms adalah alat yang sangat berguna dan serbaguna untuk membuat berbagai jenis formulir dan survei online. Dengan mengikuti panduan lengkap ini tentang cara bikin Google Form, Anda sekarang memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk membuat formulir yang efektif dan profesional. Mulai dari langkah-langkah dasar pembuatan hingga tips lanjutan untuk optimalisasi, artikel ini telah mencakup semua aspek penting dalam penggunaan Google Forms.

Ingatlah bahwa kunci keberhasilan dalam menggunakan Google Forms adalah terus bereksperimen dan belajar dari setiap formulir yang Anda buat. Manfaatkan umpan balik dari responden dan analisis data untuk terus meningkatkan kualitas formulir Anda. Dengan praktik dan pengalaman, Anda akan menjadi semakin mahir dalam membuat formulir yang tidak hanya mengumpulkan data yang Anda butuhkan, tetapi juga memberikan pengalaman yang baik bagi responden.

Terakhir,