Memahami SP 2 Adalah Peringatan Kedua dalam Dunia Kerja

Liputan6.com, Jakarta Dalam dunia kerja, perusahaan memiliki berbagai cara untuk menegakkan disiplin dan memastikan karyawan mematuhi aturan yang berlaku. Salah satu instrumen yang umum digunakan adalah pemberian surat peringatan atau SP kepada karyawan yang melakukan pelanggaran. SP 2 adalah salah satu jenis surat peringatan yang perlu dipahami baik oleh perusahaan maupun karyawan.

Dirangkum Liputan6.com dari berbagai sumber, berikut ini pengertian SP 2, Rabu (13/11/2024).

SP 2 adalah singkatan dari Surat Peringatan Kedua. Ini merupakan teguran tertulis yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah melakukan pelanggaran berulang setelah sebelumnya menerima SP 1 (Surat Peringatan Pertama). SP 2 menandakan bahwa pelanggaran yang dilakukan karyawan sudah memasuki tahap yang lebih serius dan memerlukan perhatian khusus.

Pemberian SP 2 biasanya dilakukan ketika:

• Karyawan kembali melakukan pelanggaran yang sama atau serupa dalam masa berlaku SP 1
• Karyawan melakukan pelanggaran baru yang lebih berat dari pelanggaran sebelumnya
• Karyawan tidak menunjukkan perbaikan sikap atau kinerja setelah menerima SP 1

SP 2 berfungsi sebagai peringatan lebih tegas bahwa perusahaan tidak mentolerir pelanggaran berulang dan karyawan perlu segera memperbaiki perilakunya. Jika diabaikan, SP 2 dapat berujung pada pemberian SP 3 atau bahkan pemutusan hubungan kerja (PHK).

Pemberian SP 2 diatur dalam beberapa regulasi ketenagakerjaan di Indonesia, antara lain:

• Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU Cipta Kerja)
• Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja

Berdasarkan regulasi tersebut, perusahaan wajib memberikan surat peringatan secara bertahap (SP 1, SP 2, SP 3) sebelum melakukan PHK terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan bagi karyawan memperbaiki diri dan menghindari PHK sepihak yang merugikan karyawan.

Namun perlu dicatat bahwa perusahaan memiliki keleluasaan untuk mengatur ketentuan pemberian SP dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. Misalnya, untuk pelanggaran berat tertentu, perusahaan dapat langsung memberikan SP 3 tanpa melalui SP 1 dan SP 2 terlebih dahulu.

Beberapa contoh pelanggaran yang umumnya dapat dikenai SP 2 antara lain:

• Ketidakhadiran atau keterlambatan berulang tanpa alasan yang jelas
• Kinerja yang terus menurun meski sudah diberi SP 1
• Pelanggaran disiplin atau tata tertib perusahaan secara berulang
• Kelalaian dalam menjalankan tugas yang mengakibatkan kerugian
• Perilaku tidak profesional atau melanggar etika kerja
• Penyalahgunaan wewenang atau fasilitas perusahaan
• Membocorkan rahasia perusahaan
• Melakukan tindakan yang mencemarkan nama baik perusahaan

Jenis pelanggaran spesifik yang dapat dikenai SP 2 biasanya diatur lebih detail dalam Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama. Karyawan perlu memahami aturan-aturan tersebut untuk menghindari terkena SP 2.

Pemberian SP 2 umumnya mengikuti prosedur sebagai berikut:

1. Perusahaan melakukan investigasi dan mengumpulkan bukti pelanggaran yang dilakukan karyawan
2. Karyawan dipanggil untuk dimintai keterangan terkait pelanggaran yang dilakukan
3. Jika terbukti melakukan pelanggaran, perusahaan menyiapkan surat SP 2
4. SP 2 diserahkan langsung kepada karyawan yang bersangkutan
5. Karyawan diminta menandatangani surat sebagai tanda terima
6. Salinan SP 2 disimpan dalam berkas kepegawaian karyawan

Dalam beberapa kasus, perusahaan juga dapat mengadakan pertemuan khusus untuk membahas SP 2 dan langkah perbaikan yang diharapkan dari karyawan. Hal ini bertujuan memastikan karyawan memahami konsekuensi dari tindakannya dan apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki situasi.

Surat SP 2 umumnya memuat informasi sebagai berikut:

• Kop surat resmi perusahaan
• Nomor surat
• Tanggal penerbitan
• Identitas karyawan (nama, jabatan, departemen)
• Jenis pelanggaran yang dilakukan
• Referensi ke SP 1 yang pernah diberikan sebelumnya
• Sanksi atau konsekuensi yang diberikan
• Peringatan akan kemungkinan pemberian SP 3 atau PHK jika pelanggaran terulang
• Harapan perbaikan dari karyawan
• Tanda tangan pejabat berwenang (biasanya dari departemen SDM atau atasan langsung)

Format penulisan SP 2 harus formal dan menggunakan bahasa yang jelas serta tegas. Perusahaan perlu memastikan bahwa isi SP 2 tidak mengandung unsur diskriminasi atau melanggar hak-hak karyawan yang dilindungi undang-undang.

Selain berfungsi sebagai peringatan, SP 2 seringkali disertai dengan sanksi tertentu untuk memberikan efek jera kepada karyawan. Beberapa contoh sanksi yang umum menyertai SP 2 antara lain:

• Pemotongan insentif atau bonus
• Penundaan kenaikan gaji atau promosi
• Pemindahan ke posisi atau departemen lain (mutasi)
• Pembatasan akses terhadap fasilitas tertentu
• Kewajiban mengikuti program pembinaan atau pelatihan khusus
• Pengurangan hak cuti

Jenis dan besaran sanksi yang menyertai SP 2 harus proporsional dengan pelanggaran yang dilakukan dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Sanksi tidak boleh melanggar hak-hak dasar karyawan atau bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, masa berlaku SP 2 adalah maksimal 6 bulan sejak diterbitkan. Namun, perusahaan dapat menetapkan masa berlaku yang lebih singkat atau lebih panjang dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Selama masa berlaku SP 2:

• Karyawan diharapkan menunjukkan perbaikan sikap dan kinerja
• Jika karyawan kembali melakukan pelanggaran, perusahaan dapat langsung memberikan SP 3
• Setelah masa berlaku berakhir, SP 2 dianggap gugur jika tidak ada pelanggaran baru

Penting bagi karyawan untuk memahami bahwa berakhirnya masa berlaku SP 2 bukan berarti catatan pelanggaran dihapus sepenuhnya. Riwayat pemberian SP tetap tercatat dalam berkas kepegawaian dan dapat menjadi pertimbangan dalam evaluasi kinerja atau keputusan promosi di masa mendatang.

Karyawan yang menerima SP 2 tetap memiliki hak dan kewajiban sebagai berikut:

Hak Karyawan:

• Mendapatkan penjelasan rinci mengenai pelanggaran yang dituduhkan
• Membela diri dan memberikan klarifikasi atas tuduhan pelanggaran
• Menolak menandatangani SP 2 jika merasa keberatan (namun tetap harus menerima surat tersebut)
• Mengajukan keberatan atau banding sesuai prosedur yang berlaku di perusahaan
• Tetap menerima hak-hak dasar sebagai karyawan (gaji pokok, tunjangan wajib, dll)

Kewajiban Karyawan:

• Memperbaiki perilaku dan tidak mengulangi pelanggaran
• Meningkatkan kinerja sesuai standar yang ditetapkan perusahaan
• Mematuhi sanksi yang diberikan bersama SP 2
• Mengikuti program pembinaan atau pelatihan yang diwajibkan perusahaan
• Melaporkan perkembangan atau perbaikan diri kepada atasan atau HR

Karyawan perlu memahami bahwa menerima SP 2 bukan berarti karir di perusahaan telah berakhir. Dengan menunjukkan perbaikan yang signifikan, karyawan masih memiliki kesempatan untuk memulihkan reputasi dan melanjutkan karir di perusahaan tersebut.

Menerima SP 2 dapat memberikan dampak signifikan terhadap karir seorang karyawan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Beberapa dampak yang mungkin terjadi antara lain:

• Penurunan penilaian kinerja tahunan
• Tertundanya kesempatan promosi atau kenaikan jabatan
• Berkurangnya kepercayaan dari atasan dan rekan kerja
• Hilangnya kesempatan mengikuti program pengembangan karir
• Catatan negatif dalam berkas kepegawaian yang dapat mempengaruhi referensi kerja di masa depan

Namun, dampak negatif ini tidak bersifat permanen. Karyawan yang mampu menunjukkan perbaikan signifikan setelah menerima SP 2 justru dapat membuktikan kemampuan untuk belajar dari kesalahan dan berkembang. Hal ini bahkan dapat menjadi nilai positif dalam evaluasi kinerja di masa mendatang.

Bagi karyawan yang menerima SP 2, berikut adalah langkah-langkah yang sebaiknya diambil:

1. Baca dan pahami isi SP 2 dengan seksama
2. Lakukan introspeksi diri dan evaluasi atas pelanggaran yang dilakukan
3. Diskusikan dengan atasan atau HR mengenai ekspektasi perbaikan yang diharapkan
4. Buat rencana aksi konkret untuk memperbaiki perilaku atau kinerja
5. Laksanakan sanksi yang diberikan dengan baik
6. Tunjukkan komitmen untuk berubah melalui peningkatan kinerja dan kedisiplinan
7. Dokumentasikan setiap perbaikan atau pencapaian positif
8. Laporkan perkembangan secara berkala kepada atasan atau HR
9. Jika merasa ada ketidakadilan, ajukan keberatan melalui prosedur yang benar

Yang terpenting adalah karyawan harus menunjukkan itikad baik untuk memperbaiki diri dan tidak mengulangi pelanggaran serupa di masa mendatang.

Untuk memahami posisi SP 2 dalam sistem peringatan karyawan, penting untuk mengetahui perbedaannya dengan SP 1 dan SP 3:

SP 1 (Surat Peringatan Pertama):

• Diberikan untuk pelanggaran ringan atau pelanggaran pertama kali
• Bersifat teguran dan peringatan awal
• Biasanya tidak disertai sanksi berat
• Bertujuan memberikan kesempatan karyawan untuk memperbaiki diri

SP 2 (Surat Peringatan Kedua):

• Diberikan untuk pelanggaran berulang atau lebih serius
• Bersifat peringatan yang lebih tegas
• Seringkali disertai sanksi tertentu
• Menunjukkan bahwa perusahaan memandang serius pelanggaran yang dilakukan

SP 3 (Surat Peringatan Ketiga):

• Merupakan peringatan terakhir sebelum PHK
• Diberikan untuk pelanggaran berat atau pelanggaran berulang setelah SP 2
• Biasanya disertai sanksi yang lebih berat
• Menandakan bahwa hubungan kerja berada dalam kondisi kritis

Penting dicatat bahwa tidak semua perusahaan menerapkan sistem 3 tahap SP ini secara kaku. Beberapa perusahaan mungkin langsung memberikan SP 2 atau SP 3 untuk pelanggaran tertentu yang dianggap serius.

Terdapat beberapa mitos dan kesalahpahaman umum terkait SP 2 yang perlu diluruskan:

Mitos: Menerima SP 2 berarti akan segera di-PHK

Fakta: SP 2 masih memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki diri. PHK umumnya baru dipertimbangkan setelah pemberian SP 3.

Mitos: SP 2 akan hilang dari catatan setelah 6 bulan

Fakta: Meski masa berlaku SP 2 umumnya 6 bulan, catatan pemberian SP tetap ada dalam berkas kepegawaian karyawan.

Mitos: Karyawan yang menerima SP 2 tidak berhak atas tunjangan atau bonus

Fakta: Hak-hak dasar karyawan tetap harus dipenuhi. Pengurangan tunjangan atau bonus harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Mitos: SP 2 hanya diberikan untuk pelanggaran disiplin

Fakta: SP 2 juga dapat diberikan untuk masalah kinerja yang buruk atau pelanggaran etika kerja.

Mitos: Menolak menandatangani SP 2 berarti surat tersebut tidak sah

Fakta: SP 2 tetap sah meski karyawan menolak menandatangani. Tanda tangan hanya sebagai bukti penerimaan surat.

Memahami fakta-fakta ini penting agar karyawan tidak salah mengambil sikap ketika menerima SP 2.

Bagi karyawan yang ingin menghindari risiko menerima SP 2, berikut beberapa langkah pencegahan yang dapat dilakukan:

• Pahami dengan baik peraturan perusahaan dan kode etik yang berlaku
• Jaga kedisiplinan dan kehadiran di tempat kerja
• Laksanakan tugas dan tanggung jawab dengan sebaik-baiknya
• Komunikasikan setiap kendala atau masalah kepada atasan secara terbuka
• Jaga hubungan baik dan sikap profesional dengan rekan kerja
• Tingkatkan kompetensi diri melalui pelatihan atau pengembangan diri
• Hindari perilaku yang dapat merugikan atau mencemarkan nama baik perusahaan
• Jika menerima SP 1, segera lakukan perbaikan untuk menghindari eskalasi ke SP 2

Yang terpenting adalah membangun kesadaran bahwa kepatuhan terhadap aturan dan kinerja yang baik bukan hanya untuk menghindari SP, tetapi juga untuk pengembangan karir jangka panjang.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait SP 2 beserta jawabannya:

Q: Apakah perusahaan wajib memberikan SP 1 sebelum SP 2?

A: Umumnya ya, namun untuk pelanggaran tertentu yang dianggap serius, perusahaan dapat langsung memberikan SP 2 sesuai ketentuan yang berlaku.

Q: Bolehkah karyawan menolak menerima SP 2?

A: Karyawan tidak dapat menolak menerima SP 2, namun boleh menolak menandatanganinya jika merasa keberatan. SP 2 tetap dianggap sah meski tidak ditandatangani.

Q: Apakah SP 2 dapat dibatalkan?

A: SP 2 dapat dibatalkan jika terbukti ada kesalahan prosedur atau ketidakakuratan dalam tuduhan pelanggaran. Karyawan dapat mengajukan keberatan melalui prosedur yang berlaku.

Q: Bagaimana jika saya menerima SP 2 di akhir masa kerja kontrak?

A: SP 2 tetap berlaku hingga masa kerjanya berakhir. Hal ini dapat mempengaruhi keputusan perusahaan untuk memperpanjang kontrak atau tidak.

Q: Apakah SP 2 akan terlihat dalam surat referensi kerja?

A: Umumnya tidak, namun catatan pemberian SP 2 tetap ada dalam berkas kepegawaian internal perusahaan.

Pemahaman yang baik tentang SP 2 dan prosedur terkait dapat membantu karyawan mengambil langkah yang tepat jika menghadapi situasi tersebut.

SP 2 atau Surat Peringatan Kedua merupakan instrumen penting dalam manajemen sumber daya manusia untuk menegakkan disiplin dan meningkatkan kinerja karyawan. Bagi perusahaan, SP 2 adalah cara untuk memberikan peringatan tegas sebelum mengambil tindakan lebih serius seperti PHK. Sementara bagi karyawan, SP 2 harus dipandang sebagai kesempatan terakhir untuk memperbaiki diri dan mempertahankan karir di perusahaan tersebut.

Penting bagi kedua belah pihak untuk memahami prosedur, hak, dan kewajiban terkait pemberian SP 2 agar dapat mengelola situasi dengan bijak. Perusahaan perlu memastikan bahwa pemberian SP 2 dilakukan secara adil dan sesuai regulasi yang berlaku. Di sisi lain, karyawan harus memanfaatkan momen ini untuk introspeksi dan melakukan perbaikan yang signifikan.

Pada akhirnya, sistem peringatan bertahap termasuk SP 2 bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang disiplin, produktif, dan harmonis. Dengan pemahaman dan implementasi yang tepat, SP 2 dapat menjadi alat yang efektif untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam sebuah organisasi.