Cara Buat Surat Pengalaman Kerja: Panduan Lengkap dan Contoh

Liputan6.com, Jakarta Surat pengalaman kerja merupakan dokumen penting yang dapat membantu Anda dalam proses melamar pekerjaan baru. Dokumen ini berisi informasi mengenai riwayat pekerjaan Anda sebelumnya dan dapat menjadi nilai tambah saat melamar ke perusahaan baru. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara detail mengenai cara membuat surat pengalaman kerja yang baik dan benar, beserta contoh-contohnya.

Surat pengalaman kerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan tempat seseorang pernah bekerja sebelumnya. Surat ini berisi informasi mengenai masa kerja, posisi atau jabatan, serta kinerja karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa seseorang memiliki pengalaman kerja di bidang tertentu dan dapat menjadi referensi bagi perusahaan baru yang akan merekrutnya.

Beberapa poin penting yang biasanya tercantum dalam surat pengalaman kerja antara lain:

• Identitas karyawan (nama lengkap, alamat, dll)
• Masa kerja (tanggal mulai dan berakhir)
• Posisi atau jabatan terakhir
• Deskripsi tugas dan tanggung jawab
• Pencapaian atau prestasi selama bekerja
• Penilaian kinerja secara umum

Surat pengalaman kerja berbeda dengan surat rekomendasi kerja. Surat pengalaman kerja lebih bersifat objektif dan hanya menyatakan fakta-fakta terkait masa kerja seseorang, sedangkan surat rekomendasi kerja biasanya berisi penilaian subjektif dari atasan atau rekan kerja mengenai kualitas dan kinerja seseorang.

Memiliki surat pengalaman kerja dapat memberikan berbagai manfaat bagi pencari kerja, di antaranya:

• Meningkatkan kredibilitas: Surat ini menjadi bukti resmi bahwa Anda memang pernah bekerja di perusahaan tertentu dengan posisi tertentu.
• Memperkuat CV: Informasi dalam surat pengalaman kerja dapat memperkuat isi CV Anda, memberikan gambaran lebih detail tentang pengalaman kerja Anda.
• Referensi untuk perusahaan baru: Perusahaan baru dapat menggunakan informasi dalam surat ini sebagai referensi untuk menilai kualifikasi dan pengalaman Anda.
• Memudahkan proses rekrutmen: Dengan adanya surat pengalaman kerja, proses verifikasi riwayat pekerjaan Anda menjadi lebih mudah bagi HRD perusahaan baru.
• Meningkatkan peluang diterima: Surat pengalaman kerja yang baik dapat meningkatkan peluang Anda diterima di perusahaan baru, terutama jika Anda melamar posisi yang relevan dengan pengalaman sebelumnya.

Selain itu, surat pengalaman kerja juga dapat bermanfaat untuk keperluan lain seperti mengajukan visa kerja ke luar negeri, mendaftar program beasiswa, atau bahkan mengajukan kredit di bank.

Surat pengalaman kerja biasanya diperlukan dalam beberapa situasi berikut:

• Saat melamar pekerjaan baru: Banyak perusahaan yang meminta surat pengalaman kerja sebagai salah satu dokumen pendukung lamaran.
• Ketika mengundurkan diri dari pekerjaan: Anda dapat meminta surat pengalaman kerja saat mengajukan pengunduran diri dari perusahaan tempat Anda bekerja saat ini.
• Saat mengajukan kenaikan jabatan: Dalam beberapa kasus, surat pengalaman kerja dari perusahaan sebelumnya dapat menjadi pertimbangan untuk kenaikan jabatan di perusahaan baru.
• Ketika mendaftar program pendidikan lanjutan: Beberapa program pendidikan, terutama untuk jenjang pascasarjana, mungkin memerlukan surat pengalaman kerja sebagai syarat pendaftaran.
• Saat mengajukan visa kerja: Untuk bekerja di luar negeri, surat pengalaman kerja sering kali menjadi salah satu dokumen yang diperlukan dalam proses pengajuan visa.

Penting untuk selalu menyimpan surat pengalaman kerja dari setiap perusahaan tempat Anda pernah bekerja. Hal ini akan memudahkan Anda ketika suatu saat memerlukan dokumen tersebut untuk berbagai keperluan.

Surat pengalaman kerja harus dikeluarkan oleh pihak yang berwenang di perusahaan tempat Anda bekerja. Beberapa pihak yang umumnya berhak mengeluarkan surat pengalaman kerja antara lain:

• Human Resources Department (HRD): Biasanya, departemen HRD yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan surat pengalaman kerja karena mereka memiliki akses ke data karyawan.
• Atasan langsung: Dalam beberapa kasus, atasan langsung Anda juga dapat mengeluarkan surat pengalaman kerja, terutama jika perusahaan tidak memiliki departemen HRD yang terstruktur.
• Pimpinan perusahaan: Untuk perusahaan kecil atau start-up, pimpinan perusahaan seperti CEO atau pemilik usaha mungkin yang akan menandatangani surat pengalaman kerja.
• Manajer proyek: Jika Anda bekerja sebagai freelancer atau konsultan untuk proyek tertentu, manajer proyek dapat mengeluarkan surat pengalaman kerja untuk Anda.

Penting untuk diingat bahwa surat pengalaman kerja harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan menggunakan kop surat resmi perusahaan untuk memastikan keabsahannya. Anda tidak dapat membuat sendiri surat pengalaman kerja karena hal ini dapat dianggap sebagai pemalsuan dokumen.

Meskipun surat pengalaman kerja dikeluarkan oleh perusahaan, penting bagi Anda untuk memahami cara membuatnya. Hal ini berguna ketika Anda perlu meminta surat tersebut dari perusahaan tempat Anda bekerja. Berikut adalah langkah-langkah membuat surat pengalaman kerja yang baik dan benar:

1. Gunakan kop surat resmi perusahaan
2. Cantumkan nomor surat (jika diperlukan)
3. Tuliskan judul "SURAT PENGALAMAN KERJA" atau "SURAT KETERANGAN KERJA"
4. Tuliskan identitas pemberi keterangan (biasanya pihak HRD atau atasan)
5. Cantumkan identitas karyawan yang bersangkutan
6. Jelaskan masa kerja karyawan
7. Sebutkan posisi atau jabatan terakhir
8. Uraikan tugas dan tanggung jawab utama
9. Cantumkan pencapaian atau prestasi (jika ada)
10. Berikan penilaian kinerja secara umum
11. Tuliskan kalimat penutup
12. Cantumkan tempat dan tanggal pembuatan surat
13. Sediakan tempat tanda tangan dan nama terang pemberi keterangan
14. Bubuhkan cap atau stempel perusahaan

Pastikan bahwa informasi yang dicantumkan dalam surat pengalaman kerja akurat dan sesuai dengan catatan perusahaan. Hindari memberikan informasi yang berlebihan atau tidak relevan.

Berikut adalah contoh surat pengalaman kerja yang dapat Anda jadikan referensi:

[Kop Surat Perusahaan]

SURAT PENGALAMAN KERJANomor: 001/HRD/SPK/IX/2023

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi SantosoJabatan: Manajer HRDPerusahaan: PT Maju Bersama

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Siti NurhayatiNIK: 1234567890Alamat: Jl. Mawar No. 10, Jakarta Selatan

Adalah benar karyawan PT Maju Bersama yang telah bekerja sejak tanggal 1 Januari 2020 sampai dengan 31 Agustus 2023 dengan posisi terakhir sebagai Staff Marketing.

Selama masa kerjanya, Saudari Siti Nurhayati memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

• Merencanakan dan melaksanakan strategi pemasaran produk perusahaan
• Melakukan analisis pasar dan kompetitor
• Mengelola hubungan dengan klien dan mitra bisnis
• Membuat laporan kinerja pemasaran secara berkala

Saudari Siti Nurhayati telah menunjukkan kinerja yang baik selama bekerja di perusahaan kami. Ia memiliki kemampuan komunikasi yang excellent, kreativitas yang tinggi, serta mampu bekerja sama dalam tim dengan baik.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 1 September 2023

Hormat kami,

[Tanda tangan]

Budi SantosoManajer HRD

[Cap/Stempel Perusahaan]

Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan saat meminta surat pengalaman kerja dari perusahaan:

• Ajukan permintaan secara formal: Buatlah surat atau email resmi untuk mengajukan permintaan surat pengalaman kerja.
• Berikan waktu yang cukup: Jangan meminta surat pengalaman kerja mendadak. Berikan waktu setidaknya 1-2 minggu bagi perusahaan untuk mempersiapkannya.
• Jelaskan tujuan: Sampaikan dengan jelas untuk apa Anda memerlukan surat tersebut.
• Sediakan informasi yang diperlukan: Berikan informasi seperti periode kerja, posisi, dan pencapaian Anda selama bekerja untuk memudahkan pembuatan surat.
• Tunjukkan apresiasi: Jangan lupa untuk berterima kasih atas kesediaan perusahaan membuat surat pengalaman kerja untuk Anda.
• Follow up dengan sopan: Jika belum menerima respons setelah beberapa waktu, Anda dapat melakukan follow up dengan sopan.

Ingatlah bahwa surat pengalaman kerja adalah hak Anda sebagai karyawan, namun tetap penting untuk memintanya dengan cara yang profesional dan sopan.

Meskipun keduanya sama-sama dapat mendukung proses lamaran kerja, surat pengalaman kerja dan surat rekomendasi memiliki beberapa perbedaan penting:

• Isi: Surat pengalaman kerja berisi fakta-fakta objektif tentang masa kerja dan posisi seseorang, sedangkan surat rekomendasi berisi penilaian subjektif tentang kualitas dan kinerja seseorang.
• Pembuat: Surat pengalaman kerja biasanya dibuat oleh HRD atau pihak yang berwenang di perusahaan, sementara surat rekomendasi dapat dibuat oleh atasan langsung, rekan kerja, atau bahkan klien.
• Format: Surat pengalaman kerja memiliki format yang lebih formal dan standar, sedangkan surat rekomendasi bisa lebih fleksibel dalam formatnya.
• Tujuan: Surat pengalaman kerja bertujuan untuk memverifikasi riwayat pekerjaan seseorang, sementara surat rekomendasi bertujuan untuk memberikan gambaran tentang kualitas dan potensi seseorang.
• Keharusan: Surat pengalaman kerja biasanya wajib diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang mengundurkan diri (dengan syarat tertentu), sedangkan surat rekomendasi bersifat opsional dan tergantung kesediaan pemberi rekomendasi.

Idealnya, seorang pencari kerja memiliki kedua jenis surat ini untuk memperkuat lamarannya. Namun, jika harus memilih, surat pengalaman kerja biasanya lebih diprioritaskan karena sifatnya yang lebih objektif dan formal.

Ketika membuat atau meminta surat pengalaman kerja, ada beberapa hal yang sebaiknya dihindari:

• Informasi yang tidak akurat: Pastikan semua informasi yang tercantum dalam surat adalah benar dan dapat diverifikasi.
• Bahasa yang terlalu puitis atau berlebihan: Gunakan bahasa yang formal dan profesional, hindari penggunaan kata-kata yang terlalu memuji atau merendahkan.
• Mencantumkan informasi pribadi yang tidak relevan: Fokus pada informasi yang berkaitan dengan pekerjaan, hindari mencantumkan informasi pribadi yang tidak ada hubungannya dengan kinerja profesional.
• Menyebutkan alasan pengunduran diri atau PHK: Kecuali jika sangat diperlukan, sebaiknya tidak mencantumkan alasan mengapa karyawan meninggalkan perusahaan.
• Membuat pernyataan negatif: Hindari mencantumkan komentar atau penilaian negatif tentang karyawan, meskipun hal tersebut benar.
• Menggunakan format yang tidak standar: Ikuti format standar surat pengalaman kerja untuk menjaga profesionalitas.
• Lupa mencantumkan kontak perusahaan: Pastikan ada informasi kontak perusahaan yang dapat dihubungi untuk verifikasi jika diperlukan.

Dengan menghindari hal-hal di atas, surat pengalaman kerja akan lebih efektif dan profesional, serta dapat memberikan manfaat maksimal bagi pencari kerja.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait surat pengalaman kerja:

1. Apakah surat pengalaman kerja wajib diberikan oleh perusahaan?

Secara umum, perusahaan wajib memberikan surat pengalaman kerja kepada karyawan yang mengundurkan diri atau di-PHK dengan alasan tertentu. Namun, regulasi ini dapat berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan di masing-masing negara atau daerah.

2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan surat pengalaman kerja?

Waktu pembuatan surat pengalaman kerja dapat bervariasi tergantung kebijakan dan kesibukan perusahaan. Umumnya, proses ini memakan waktu 1-2 minggu. Namun, ada baiknya Anda mengajukan permintaan jauh-jauh hari sebelum Anda memerlukannya.

3. Apakah saya bisa meminta surat pengalaman kerja dari pekerjaan yang sudah lama saya tinggalkan?

Ya, Anda bisa meminta surat pengalaman kerja dari pekerjaan lama, asalkan perusahaan tersebut masih beroperasi dan memiliki catatan tentang masa kerja Anda. Namun, proses ini mungkin akan lebih sulit dan memakan waktu lebih lama dibandingkan jika Anda memintanya saat masih bekerja atau baru saja mengundurkan diri.

4. Bagaimana jika perusahaan tempat saya bekerja sudah tutup?

Jika perusahaan tempat Anda bekerja sudah tutup, mungkin akan sulit untuk mendapatkan surat pengalaman kerja resmi. Dalam kasus ini, Anda bisa mencoba mencari kontak mantan atasan atau rekan kerja yang mungkin bersedia memberikan surat rekomendasi sebagai alternatif.

5. Apakah saya perlu membayar untuk mendapatkan surat pengalaman kerja?

Umumnya, perusahaan tidak memungut biaya untuk mengeluarkan surat pengalaman kerja. Namun, beberapa perusahaan mungkin mengenakan biaya administrasi kecil, terutama jika Anda meminta surat tersebut lama setelah Anda meninggalkan perusahaan.

6. Bisakah saya meminta perubahan isi surat pengalaman kerja?

Anda dapat meminta perubahan jika ada kesalahan faktual dalam surat pengalaman kerja. Namun, Anda tidak bisa meminta perusahaan untuk mengubah penilaian atau keterangan yang bersifat subjektif.

7. Apakah surat pengalaman kerja perlu dilegalisir?

Dalam kebanyakan kasus, surat pengalaman kerja tidak perlu dilegalisir. Namun, untuk keperluan tertentu seperti aplikasi visa atau pendaftaran di institusi pendidikan luar negeri, mungkin diperlukan legalisasi atau notarisasi.

Surat pengalaman kerja merupakan dokumen penting yang dapat mendukung karir Anda. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti pengalaman kerja, tetapi juga dapat menjadi referensi berharga bagi calon pemberi kerja. Dengan memahami cara membuat dan meminta surat pengalaman kerja yang baik dan benar, Anda dapat memaksimalkan manfaatnya dalam perjalanan karir Anda.

Ingatlah untuk selalu menjaga hubungan baik dengan perusahaan tempat Anda bekerja, karena hal ini akan memudahkan Anda dalam mendapatkan surat pengalaman kerja yang positif di kemudian hari. Selain itu, pastikan untuk menyimpan salinan surat pengalaman kerja Anda dengan baik, karena dokumen ini mungkin akan berguna tidak hanya untuk mencari pekerjaan, tetapi juga untuk berbagai keperluan lain di masa depan.

Dengan memperhatikan tips dan panduan dalam artikel ini, Anda dapat memastikan bahwa surat pengalaman kerja Anda akan menjadi aset berharga dalam perjalanan karir Anda. Selamat mencoba dan semoga sukses!