Ciri-Ciri Negosiasi: Pengertian, Tujuan, Struktur, dan Cara Melakukannya

Liputan6.com, Jakarta Negosiasi merupakan keterampilan penting yang sering kita gunakan dalam kehidupan sehari-hari, baik dalam urusan bisnis maupun personal. Memahami ciri-ciri negosiasi dan cara melakukannya dengan efektif dapat membantu kita mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang pengertian, tujuan, ciri-ciri, struktur, dan cara melakukan negosiasi yang baik.

Negosiasi adalah proses komunikasi antara dua pihak atau lebih yang memiliki kepentingan berbeda untuk mencapai kesepakatan bersama. Dalam konteks bisnis, negosiasi menjadi sarana penting bagi perusahaan dalam mencapai tujuan mereka sambil mempertimbangkan kepentingan pihak lain.

Beberapa ahli mendefinisikan negosiasi sebagai berikut:

1. Menurut Robbins dan Judge, negosiasi adalah proses di mana dua pihak atau lebih bertukar barang atau jasa dan berusaha menyepakati nilai tukarnya.
2. Oliver mengartikan negosiasi sebagai transaksi di mana kedua belah pihak memiliki hak atas hasil akhir, sehingga diperlukan persetujuan dari keduanya.
3. McGuire menyebut negosiasi sebagai proses interaktif untuk mencapai persetujuan yang melibatkan pihak-pihak dengan pandangan berbeda.

Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa negosiasi merupakan proses komunikasi dua arah antara pihak-pihak yang memiliki kepentingan berbeda untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Proses ini melibatkan pertukaran informasi, tawar-menawar, dan upaya memahami sudut pandang pihak lain.

Negosiasi dilakukan dengan beberapa tujuan utama, antara lain:

1. Mencapai kesepakatan yang memiliki kesamaan persepsi, saling pengertian, dan persetujuan dari semua pihak yang terlibat.
2. Menemukan solusi atau jalan keluar dari masalah yang dihadapi bersama.
3. Menciptakan kondisi yang saling menguntungkan (win-win solution) di mana tidak ada pihak yang merasa dirugikan.
4. Mengurangi perbedaan kepentingan dan menyatukan pandangan yang berbeda.
5. Membangun hubungan kerja sama yang lebih baik antara pihak-pihak yang terlibat.

Dalam konteks bisnis, negosiasi bertujuan untuk:

• Menetapkan harga atau nilai tukar yang adil
• Menentukan syarat dan ketentuan kerja sama
• Menyelesaikan konflik atau perselisihan
• Membuat keputusan bersama yang strategis
• Membangun aliansi atau kemitraan jangka panjang

Dengan memahami tujuan-tujuan ini, para negosiator dapat lebih fokus dalam mengarahkan pembicaraan dan mencapai hasil yang diinginkan.

Untuk dapat mengidentifikasi dan melakukan negosiasi dengan baik, penting untuk memahami ciri-ciri khasnya. Berikut adalah ciri-ciri utama dari proses negosiasi:

1. Melibatkan Dua Pihak atau Lebih

Negosiasi selalu melibatkan minimal dua pihak yang memiliki kepentingan berbeda. Pihak-pihak ini bisa berupa individu, kelompok, organisasi, atau bahkan negara. Tanpa adanya pihak lain untuk berinteraksi, proses negosiasi tidak dapat terjadi.

2. Adanya Perbedaan Kepentingan

Ciri khas negosiasi adalah adanya perbedaan kepentingan atau tujuan antara pihak-pihak yang terlibat. Perbedaan ini menjadi alasan utama mengapa negosiasi perlu dilakukan. Misalnya, dalam jual beli, penjual ingin mendapatkan harga setinggi mungkin sementara pembeli menginginkan harga serendah mungkin.

3. Proses Tawar-Menawar

Negosiasi selalu melibatkan proses tawar-menawar di mana masing-masing pihak berusaha mendapatkan kondisi terbaik bagi dirinya. Proses ini melibatkan pertukaran proposal, counter-proposal, dan kompromi hingga tercapai kesepakatan.

4. Komunikasi Dua Arah

Negosiasi merupakan proses komunikasi dua arah yang interaktif. Kedua belah pihak harus aktif menyampaikan keinginan dan mendengarkan pihak lain. Tidak ada dominasi dari satu pihak saja.

5. Bertujuan Mencapai Kesepakatan

Tujuan akhir dari negosiasi adalah tercapainya kesepakatan yang dapat diterima oleh semua pihak. Meskipun mungkin tidak semua keinginan terpenuhi, hasil akhirnya harus memberikan manfaat bagi semua yang terlibat.

6. Bersifat Sukarela

Negosiasi dilakukan atas dasar kemauan sendiri dari pihak-pihak yang terlibat. Tidak ada paksaan dari pihak luar untuk melakukan negosiasi atau menerima hasilnya.

7. Membutuhkan Fleksibilitas

Dalam negosiasi, semua pihak harus bersedia untuk fleksibel dan berkompromi. Tidak ada yang bisa mendapatkan 100% keinginannya, sehingga diperlukan kesediaan untuk menyesuaikan posisi.

8. Melibatkan Pertukaran Informasi

Selama proses negosiasi, terjadi pertukaran informasi antara pihak-pihak yang terlibat. Informasi ini bisa berupa data, fakta, atau argumen yang mendukung posisi masing-masing.

9. Adanya Batas Waktu

Negosiasi biasanya memiliki batas waktu, baik yang ditetapkan secara eksplisit maupun implisit. Adanya tenggat waktu ini mendorong pihak-pihak untuk segera mencapai kesepakatan.

10. Menghasilkan Keputusan Bersama

Hasil akhir dari negosiasi adalah keputusan atau kesepakatan yang dibuat bersama dan mengikat semua pihak yang terlibat. Keputusan ini harus dihormati dan dilaksanakan oleh semua pihak.

Dengan memahami ciri-ciri ini, kita dapat lebih mudah mengidentifikasi situasi yang memerlukan negosiasi dan melakukannya dengan lebih efektif.

Negosiasi yang efektif biasanya mengikuti struktur tertentu untuk memastikan proses berjalan dengan lancar dan mencapai hasil yang diinginkan. Berikut adalah struktur umum dalam proses negosiasi:

1. Orientasi

Tahap ini merupakan pembukaan atau awalan dari proses negosiasi. Pada tahap orientasi, pihak-pihak yang terlibat memperkenalkan diri, menciptakan suasana yang kondusif, dan menetapkan aturan dasar negosiasi. Biasanya dimulai dengan salam, sapaan, dan basa-basi ringan untuk membangun rapport.

Contoh:

"Selamat pagi, Pak Ahmad. Terima kasih sudah meluangkan waktu untuk bertemu hari ini. Bagaimana kabar Anda?"

2. Permintaan

Pada tahap ini, salah satu pihak mengutarakan keinginan atau permintaannya. Pihak tersebut menjelaskan apa yang ingin dicapai dari negosiasi ini. Penting untuk menyampaikan permintaan dengan jelas dan spesifik.

Contoh:

"Kami ingin mendiskusikan kemungkinan untuk memperpanjang kontrak kerjasama kita selama 2 tahun ke depan dengan beberapa penyesuaian terms and conditions."

3. Pemenuhan

Setelah permintaan disampaikan, pihak lain akan merespons dengan menyatakan apakah mereka dapat memenuhi permintaan tersebut atau tidak. Pada tahap ini, pihak yang diminta biasanya akan memberikan penjelasan atau klarifikasi terkait kemampuan mereka dalam memenuhi permintaan.

Contoh:

"Kami sangat menghargai keinginan Anda untuk memperpanjang kontrak. Pada prinsipnya, kami terbuka untuk diskusi lebih lanjut. Namun, ada beberapa poin yang perlu kita bahas lebih detail."

4. Penawaran

Tahap penawaran merupakan inti dari proses negosiasi. Di sini, kedua belah pihak melakukan tawar-menawar untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Masing-masing pihak akan mengajukan proposal, counter-proposal, dan argumen untuk mendukung posisi mereka.

Contoh:

"Untuk perpanjangan kontrak 2 tahun, kami mengusulkan kenaikan harga sebesar 10% per tahun mengingat adanya inflasi dan peningkatan biaya operasional."

"Kenaikan 10% per tahun terlalu tinggi bagi kami. Bagaimana jika kita sepakat untuk kenaikan 5% di tahun pertama dan 7% di tahun kedua?"

5. Persetujuan

Setelah melalui proses tawar-menawar, kedua belah pihak akhirnya mencapai titik di mana mereka setuju dengan syarat dan ketentuan yang dihasilkan. Pada tahap ini, semua poin kesepakatan harus diklarifikasi dan dikonfirmasi untuk memastikan tidak ada kesalahpahaman.

Contoh:

"Baiklah, sepertinya kita sudah mencapai kesepakatan. Jadi, kontrak akan diperpanjang selama 2 tahun dengan kenaikan harga 5% di tahun pertama dan 7% di tahun kedua. Apakah kita semua setuju dengan poin-poin ini?"

6. Penutup

Tahap penutup menandai berakhirnya proses negosiasi. Pada tahap ini, kedua belah pihak mengonfirmasi kembali hasil kesepakatan, mendiskusikan langkah-langkah selanjutnya, dan mengucapkan terima kasih atas waktu dan kerja sama yang telah diberikan.

Contoh:

"Terima kasih atas kerja sama yang baik dalam negosiasi ini. Kami akan menyiapkan draft kontrak berdasarkan kesepakatan kita hari ini dan mengirimkannya kepada Anda untuk ditinjau dalam waktu satu minggu. Apakah ada hal lain yang perlu kita bahas?"

Dengan mengikuti struktur ini, proses negosiasi dapat berjalan lebih terorganisir dan efektif. Namun, perlu diingat bahwa dalam praktiknya, negosiasi bisa menjadi proses yang dinamis di mana tahap-tahap ini mungkin tidak selalu berjalan linear dan bisa saling tumpang tindih.

Melakukan negosiasi yang efektif membutuhkan persiapan, strategi, dan keterampilan komunikasi yang baik. Berikut adalah beberapa cara untuk melakukan negosiasi yang efektif:

1. Persiapan yang Matang

Persiapan adalah kunci kesuksesan dalam negosiasi. Sebelum memulai negosiasi, lakukan hal-hal berikut:

• Kumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang topik negosiasi dan pihak lawan
• Tentukan tujuan dan batas minimum yang dapat diterima (BATNA - Best Alternative To a Negotiated Agreement)
• Siapkan data dan argumen yang mendukung posisi Anda
• Antisipasi pertanyaan atau keberatan yang mungkin muncul

2. Bangun Rapport

Membangun hubungan baik dengan pihak lawan dapat memperlancar proses negosiasi. Mulailah dengan percakapan ringan dan tunjukkan minat genuine terhadap lawan bicara Anda.

3. Dengarkan Secara Aktif

Mendengarkan secara aktif membantu Anda memahami kebutuhan dan motivasi pihak lawan. Berikan perhatian penuh, ajukan pertanyaan klarifikasi, dan tunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat mereka.

4. Komunikasikan dengan Jelas

Sampaikan ide dan proposal Anda dengan jelas dan terstruktur. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari jargon yang mungkin tidak dimengerti pihak lain.

5. Fokus pada Kepentingan, Bukan Posisi

Alih-alih berfokus pada posisi awal, cobalah memahami kepentingan mendasar dari setiap pihak. Dengan memahami kepentingan, Anda dapat menemukan solusi kreatif yang menguntungkan semua pihak.

6. Gunakan Teknik "Jika... Maka..."

Teknik ini membantu dalam membuat proposal yang saling menguntungkan. Misalnya, "Jika Anda setuju untuk memperpanjang kontrak selama 3 tahun, maka kami bersedia memberikan diskon 10%."

7. Bersikap Fleksibel

Jangan terpaku pada satu solusi. Bersedialah untuk menyesuaikan posisi Anda dan mencari alternatif yang dapat diterima oleh kedua belah pihak.

8. Kendalikan Emosi

Negosiasi bisa menjadi proses yang emosional, tetapi penting untuk tetap tenang dan profesional. Jika merasa emosi mulai meningkat, ambil jeda sejenak untuk menenangkan diri.

9. Cari Win-Win Solution

Usahakan untuk mencapai hasil yang menguntungkan semua pihak. Ini akan membantu membangun hubungan jangka panjang yang positif.

10. Konfirmasi dan Dokumentasikan Kesepakatan

Setelah mencapai kesepakatan, pastikan untuk mengonfirmasi semua poin yang telah disepakati. Jika memungkinkan, dokumentasikan kesepakatan tersebut secara tertulis untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

Dengan menerapkan cara-cara ini, Anda dapat meningkatkan peluang untuk mencapai hasil negosiasi yang sukses dan memuaskan bagi semua pihak yang terlibat.

Untuk menjadi negosiator yang efektif, ada beberapa keterampilan kunci yang perlu dikembangkan:

1. Komunikasi Verbal dan Non-Verbal

Kemampuan untuk menyampaikan pesan dengan jelas dan menafsirkan bahasa tubuh lawan bicara sangat penting dalam negosiasi. Perhatikan nada suara, ekspresi wajah, dan gestur Anda serta lawan bicara.

2. Analisis dan Pemecahan Masalah

Negosiator yang baik harus mampu menganalisis situasi dengan cepat dan menemukan solusi kreatif untuk masalah yang muncul selama negosiasi.

3. Empati dan Kecerdasan Emosional

Kemampuan untuk memahami dan merespons emosi pihak lain dapat membantu menciptakan suasana yang lebih positif dan kolaboratif dalam negosiasi.

4. Persuasi dan Pengaruh

Keterampilan untuk meyakinkan pihak lain tentang nilai proposal Anda sangat penting dalam mencapai kesepakatan yang menguntungkan.

5. Manajemen Waktu

Negosiasi sering dibatasi oleh waktu. Kemampuan untuk mengelola waktu dengan efektif dan mengetahui kapan harus mempercepat atau memperlambat proses sangat berharga.

6. Fleksibilitas dan Adaptabilitas

Situasi negosiasi bisa berubah dengan cepat. Negosiator yang baik harus mampu beradaptasi dengan perubahan dan menemukan cara baru untuk mencapai tujuan.

7. Ketegasan

Kemampuan untuk menegaskan posisi Anda tanpa menjadi agresif atau menyinggung pihak lain adalah keterampilan penting dalam negosiasi.

8. Kreativitas

Berpikir di luar kotak dan menemukan solusi inovatif dapat membantu mengatasi kebuntuan dalam negosiasi.

9. Keterampilan Mendengar Aktif

Mendengarkan dengan seksama tidak hanya membantu Anda memahami posisi lawan, tetapi juga menunjukkan rasa hormat dan membangun kepercayaan.

10. Kesabaran

Negosiasi bisa menjadi proses yang panjang dan melelahkan. Kesabaran untuk tetap fokus dan tidak terburu-buru mencapai kesepakatan sangat penting.

Mengembangkan keterampilan-keterampilan ini membutuhkan waktu dan latihan. Namun, dengan terus mempraktikkannya, Anda dapat meningkatkan kemampuan negosiasi Anda secara signifikan.

Selain keterampilan, memiliki strategi yang tepat juga penting dalam negosiasi. Berikut beberapa strategi negosiasi yang efektif:

1. Strategi Win-Win (Menang-Menang)

Strategi ini bertujuan untuk mencapai hasil yang menguntungkan semua pihak. Fokusnya adalah pada kolaborasi dan mencari solusi kreatif yang memenuhi kepentingan semua pihak.

2. Strategi Kompetitif

Dalam strategi ini, negosiator berusaha untuk mendapatkan hasil terbaik bagi dirinya sendiri, sering kali dengan mengorbankan kepentingan pihak lain. Strategi ini bisa efektif dalam situasi jangka pendek, tetapi bisa merusak hubungan jangka panjang.

3. Strategi Kompromi

Strategi ini melibatkan kedua belah pihak yang sama-sama bersedia untuk mengorbankan sebagian keinginan mereka demi mencapai kesepakatan. Ini sering digunakan ketika waktu terbatas atau ketika hubungan jangka panjang lebih penting daripada hasil jangka pendek.

4. Strategi Akomodasi

Dalam strategi ini, satu pihak bersedia untuk mengalah demi memenuhi kebutuhan pihak lain. Ini bisa efektif ketika menjaga hubungan lebih penting daripada hasil negosiasi itu sendiri.

5. Strategi Penghindaran

Strategi ini melibatkan penundaan atau penghindaran negosiasi sama sekali. Ini bisa berguna ketika isu yang dihadapi tidak terlalu penting atau ketika ketegangan terlalu tinggi untuk negosiasi yang produktif.

6. Strategi Bertahap

Strategi ini melibatkan pembagian negosiasi menjadi beberapa tahap atau sesi. Ini memungkinkan kedua belah pihak untuk membangun kepercayaan secara bertahap dan mengatasi masalah satu per satu.

7. Strategi Bundling

Dalam strategi ini, beberapa isu digabungkan menjadi satu paket negosiasi. Ini memungkinkan kedua belah pihak untuk melakukan trade-off antara berbagai isu dan mencapai kesepakatan yang lebih komprehensif.

8. Strategi Ancaman dan Ultimatum

Strategi ini melibatkan penggunaan ancaman atau batas waktu untuk menekan pihak lain. Meskipun bisa efektif dalam jangka pendek, strategi ini berisiko merusak hubungan dan harus digunakan dengan hati-hati.

9. Strategi Informasi

Strategi ini berfokus pada pengumpulan dan penggunaan informasi secara strategis. Semakin banyak informasi yang Anda miliki tentang posisi dan kepentingan pihak lain, semakin baik Anda dapat menegosiasikan.

10. Strategi Koalisi

Dalam negosiasi yang melibatkan banyak pihak, membentuk koalisi dengan pihak-pihak yang memiliki kepentingan serupa dapat memperkuat posisi negosiasi Anda.

Pemilihan strategi yang tepat tergantung pada situasi, pihak yang terlibat, dan tujuan negosiasi. Seringkali, kombinasi dari beberapa strategi mungkin diperlukan untuk mencapai hasil yang optimal.

Negosiasi adalah keterampilan penting yang dapat dipelajari dan dikembangkan. Dengan memahami ciri-ciri negosiasi, struktur, dan cara melakukannya dengan efektif, kita dapat meningkatkan kemampuan kita dalam mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Ingatlah bahwa negosiasi yang sukses bukan hanya tentang "menang", tetapi juga tentang membangun hubungan jangka panjang dan menciptakan nilai bagi semua pihak yang terlibat.

Kunci dari negosiasi yang efektif adalah persiapan yang matang, komunikasi yang jelas, kemampuan mendengar aktif, fleksibilitas, dan fokus pada kepentingan bersama. Dengan terus mempraktikkan dan mengasah keterampilan negosiasi, kita dapat menjadi negosiator yang lebih baik dalam berbagai aspek kehidupan, baik profesional maupun personal.

Ingatlah bahwa setiap negosiasi adalah kesempatan untuk belajar dan berkembang. Refleksikan setiap pengalaman negosiasi Anda, identifikasi apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki, dan gunakan wawasan ini untuk meningkatkan keterampilan Anda di masa depan. Dengan pendekatan yang tepat dan sikap yang positif, negosiasi dapat menjadi alat yang sangat efektif untuk mencapai tujuan Anda sambil membangun hubungan yang kuat dan saling menguntungkan.