Dinamis adalah Istilah yang Memiliki Pengertian Sangat Luas

KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Menurut KBBI, pengertian dari dinamis adalah penuh semangat dan tenaga sehingga cepat bergerak dan mudah menyesuaikan diri dengan keadaan dan sebagainya; mengandung dinamika.

Pendidikan Kewarganegaraan

Apabila melihat dari konteks pendidikan kewarganegaraan, pengertian dinamis adalah selalu bergerak mengikuti perkembangan zaman.

Sosiologi

Sedangkan jika dilihat dari sisi sosiologi, dinamis adalah penuh semangat dan tenaga sehingga cepat bergerak dan mudah menyesuaikan diri dengan keadaan tersebut.

Antropologi

Kemudian, apabila dilihat dari sisi antropologi, dinamis adalah sesuatu yang memiliki sifat aktif bergerak dan berubah.

Linguistik

Bagaimana pengertian dinamis dari sisi lingustik? Maksud dari dinamis adalah penuh gerakan, penuh semangat, mudah berubah sesuai dengan keadaan.

Istilah dinamis juga digunakan dalam bidang pengarsipan. Dalam bidang pengarsipan, dikenal dengan istilah arsip dinamis.

Melansir situs Arsip Nasional Republik Indonesia, pengertian dari arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Di dalam Undang-undang No. 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Selain itu, menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan.

Ada pun tiga macam bentuk arsip dinamis adalah:

1. Arsip aktif

Berdasar Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus.

Pemberkasan arsip ini dilakukan berdasar sistem subjek yang merupakan pengelompokan arsip berdasar subjek, sub-subjek, dan sub-sub subjek.

Langkah penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif oleh tata usaha unit pengolah, dilaksanakan dalam file kabinet, lemari arsip, maupun sarana lain pada pusat berkas (sentral file). Setiap pimpinan unit kerja dan pegawai wajib menyerahkan arsip aktif pada tata usaha unit pengolah agar dapat dikelola di pusat berkas (sentral file).

2. Arsip inaktif

Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.

Pengelolaan arsip inaktif meliputi pengaturan pusat arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, serta pelayanan. Arsip Inaktif disimpan di Records Center atau disebut dengan Pusat Arsip organisasi.

Arsip inaktif yang ada di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan.

Lalu, pemeliharaan arsip inaktif umumya dilakukan di pusat arsip untuk menjamin arsip bisa digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan jadwal retensi arsip. Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, keamanan, dan kelestarian arsip.

3. Arsip Vital

Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Dalam rangka mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif serta efisien, maka pembuat arsip perlu memenuhi beberapa syarat berikut seperti yang dilansir dari Arsip Nasional Republik Indonesia:  

1. Tata naskah dinas

Merupakan pengaturan mengenai jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi serta media yang akan digunakan di dalam komunikasi kedinasan.

2. Klasifikasi arsip

Merupakan sebuah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi serta tugas instansi yang dijadikan beberapa kategori unit informasi kearsipan.

3. Jadwal retensi arsip

Jadwal retensi arsip disusun berdasar pedoman retensi arsip yang sudah dibuat. Ada pun pedoman retensi arsip yaitu ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang akan dijadikan dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

Tujuannya sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip sudah seharusnya mudah diakses oleh publik, akan tetapi untuk pertimbangan keamanan serta melindungi fisik arsip, maka sangat perlu untuk diatur perihal ketentuan tentang pengamanan serta akses dari arsip dinamis.