Tujuan Administrasi, Pengertian, Unsur, Ciri-Ciri, dan Fungsinya

Sebelum mengenali tujuan administrasi, penting untuk terlebih dahulu mengetahui pengertian dari administrasi itu sendiri. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Pengertian administrasi juga bisa kamu ambil dari beberapa ahli.

Menurut Arthur Grage, administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

Sementara itu, menururt Ulbert, administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara berurut, baik dari dalam maupun dari luar dengan tujuan menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian ini juga dikenal dengan istilah Tata Usaha.

Menurut George Terry, administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melakukannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

1. Organisasi. Organisasi adalah tempat di mana kegiatan administrasi biasa dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.

2. Manajemen. Manajemen adalah alat utama untuk pelaksanaan administrasi. Di dalamnya terdapat pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional.

3. Komunikasi. Administrasi juga memiliki unsur unruk mengatur pola antar departemen.

4. Kepegawaian. Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan. Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan. Administrasi ini berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan, hingga pemusnahan barang. Administrasi akan mendata semua barang yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

7. Tata usaha. Tata usaha dalam administrasi meliputi berbagai macam pencatatam, penyimpanan, hingga pengiriman.

8. Hubungan Masyarakat. Administrasi kemudian akan mengatur bagaimana sebuah organisasi atau perusahaan itu berhubungan dengan masyarakat hingga konsumen.

Tujuan administrasi sangat penting untuk perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan administrasi ini yang membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan dan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan.

Berikut beberapa tujuan administrasi yang perlu kamu ketahui:

1. Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.

2. Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan.

3. Administrasi bertujuan untuk menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian.

4. Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan atau mengamankan suatu kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.

Selain tujuan administrasi, penting juga untuk mengenali fungsinya, yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan (planning). Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu.

2. Penyusunan (organizing). Fungsi administrasi berikutnya adalah menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan.

3. Pengadaan tenaga kerja (staffing). Staffing merupakan fungsi administrasi untuk menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan.

4. Pemberian bimbingan (directing). Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian bimbingan, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugas dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan.

5. Pengkoordinasian (coordinating). Fungsi administrasi adalah untuk mengkoordinasi seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi atau perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan dapat sejalan dengan tempat dan waktu yang sama.

6. Pelaporan (reporting). Fungsi administrasi sebagai pelaoran adalah memberikan informasi mengenai apa yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban.

7. Penganggaran (budgeting). Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.

Untuk mencapai tujuan administrasi, kamu harus benar-benar memahami apa itu administrasi. Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah ciri-ciri administrasi, yaitu:

1. Adanya suatu kelompok atau organisasi yang terdiri dari dua atau lebih.

2. Terdapat kerja sama antar pegawai dan atasan.

3. Terdapat suatu proses atau usaha.

4. Adanya sebuah bimbingan, dalam kepemimpinan dan dalam pengawasan.

5. Dalam sebuah perusahaan, organisasi, atau instansi harus memiliki satu tujuan.