Tujuan Perencanaan, Pengertian, dan Unsurnya yang Perlu Dipahami

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, perencanaan adalah proses, perbuatan merencanakan (merancangkan). Perencanaan adalah upaya untuk mencapai tujuan dan menentukan tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan juga dapat diartikan dalam berbagai perspektif, di antaranya perencanaan sebagai kegiatan dasar manusia, perencanaan sebagai pilihan rasional, dan perencanaan sebagai pengendali tindakan masa depan.

Perencanaan Sebagai Suatu Kegiatan Dasar Manusia

Banyak orang yang memandang perencanaan adalah suatu kegiatan dasar yang terkandung dalam tingkah laku manusia pada semua tingkatan masyarakat. Perencanaan adalah kegiatan dasar yang dilakukan oleh setiap orang dalam kehidupan sehari-hari.

Contohnya saja, tukang kayu membuat suatu rencana saat ia mengangkat palunya untuk memukul paku. Selain itu, seorang pengusaha melakukan perencanaan saat ia mendengarkan laporan cuaca untuk memutuskan akan membawa payung ke kantor atau tidak. Pengemudi kendaraan umum juga melakukan perencanaan dalam menyusun rencana untuk menentukan urutan dalam menyembut penumpang-penumpangnya.

Perencanaan Sebagai Pilihan Rasional 

Perencanaan juga dapat dianggap sebagai pilihan rasional. Hal ini menyangkut upaya pemilihan, dan menekankan kaitan antara perencanaan dan rasionalitas. Suatu pilihan rasional dapat didefinisikan sebagai suatu pilihan yang mememuhi standar logika tertentu. Dengan demikian maka perencanaan menjadi suatu proses untuk menentukan tindakan-tindakan  di masa depan yang sesuai melalui suatu tahapan pemilihan.

Tidak banyak perbedaan antara pengertian perencanaan ini dengan proses pengambilan keputusan yang rasional. Perencanaan identik dengan proses pengambilan keputusan yang rasional dalam usahanya untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan, melakukan pilihan-pilihan dengan sengaja, pendekatan yang komprehensif, dan berkaitan dengan tindakan. Orientasi ke masa depan merupakan satu-satunya karakteristik perencanaan yang tidak ada pada proses pengambilan keputusan yang rasional.

Perencanaan Sebagai Pengendali Tindakan Masa Depan 

Definisi ini mengandung suatu reaksi yang berlebihan terhadap kesempitan definisi yang terdahulu. Definisi ini mengartikan bahwa tidak ada perencanaan yang prosesnya tidak mencakup pelaksanaan.

Tujuan perencanaan tentunya adalah untuk mencapai sesuatu yang diiginkan dengan mengikuti langkah-langkah yang tepat. Tujuan perencanaan ini sering kali berkaitan dengan pergerakan suatu perusahaan. Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan beberapa tujuan perencanaan, yaitu sebagai berikut:

- Tujuan perencanaan yang pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial.

Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

- Tujuan perencanaan yang kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian.

Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

- Tujuan perencanaan yang ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan.

Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efisien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan atau organisasi.

- Tujuan perencanaan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian.

Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Perencanaan terdiri dari dua unsur penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

Sasaran

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah.

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat.

Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya.

- Rencana Berdasarkan Cakupannya

Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi, sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

- Rencana Berdasarkan Jangka Waktunya

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang adalah rencana dengan jangka waktu tiga tahun, sedangkan rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

- Rencana Berdasarkan Kekhususannya

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Sementara itu, rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

- Rencana Berdasarkan Frekuensi Penggunaannya

Rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Sementara itu, standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.