Surat Resmi adalah Digunakan untuk Kepentingan Formal, Ini Ciri-Ciri dan Jenisnya

Hak dan Kewajiban — Ilustrasi Surat Perjanjian. Credit: pexels.com/Glowry

Liputan6.com, Jakarta Pengertian surat resmi adalah jenis surat yang dibuat oleh perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi yang sifat komunikasinya formal. Isi dari surat resmi adalah menggunakan format baku, efektif, dan jelas. Penulisan surat resmi adalah ada aturan khusus yang berlaku.

“Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya,” bunyi dalam KBBI.

Nama lain dari surat resmi adalah surat dinas yang umumnya berhubungan dengan perjanjian penting, pedoman kerja, keputusan, panggilan, peringatan, pengingat, pengantar, perintah, hingga pemberitahuan. Surat resmi adalah golongan surat yang tidak bisa dibuat sesuka hati.

Pahami sifat surat resmi adalah tidak untuk dilupakan dan basi dalam waktu singkat. Surat resmi adalah bisa dijadikan sebagai bukti historis dan bukti kronologis pada saat-saat yang diperlukan.

Menulis surat resmi adalah menggunakan bahasa resmi. Bagian-bagian yang harus ada pada surat resmi adalah kop surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal/perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi, salam penutup, nama, jabatan, tanda tangan, dan tembusan.

Berikut Liputan6.com ulas lebih jauh tentang surat resmi dari berbagai sumber, Selasa (12/10/2021).

2 dari 3 halaman

Ciri-Ciri dan Fungsi Surat Resmi

Ilustrasi surat izin sakit — Ilustrasi surat. (Photo by Kate Macate on Unsplash)

Ciri-Ciri Surat Resmi

1. Ciri-ciri surat resmi adalah menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

2. Ciri-ciri surat resmi adalah dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.

3. Ciri-ciri surat resmi adalah tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.

4. Ciri-ciri surat resmi adalah dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

5. Ciri-ciri surat resmi adalah di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.

6. Ciri-ciri surat resmi adalah dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

Fungsi Surat Resmi

1. Fungsi surat resmi adalah sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

2. Fungsi surat resmi adalah bukti tertulis dalam bentuk dokumen dimana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

3. Fungsi surat resmi adalah pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

4. Fungsi surat resmi adalah alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

5. Fungsi surat resmi adalah bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

3 dari 3 halaman

Jenis-Jenis Surat Resmi

Menggadai Barang — Ilustrasi Surat. Credit: pexels.com/pixabay

Ada beberapa jenis-jenis surat resmi yang perlu diketahui. Bila ingin membuatnya, jenis surat resmi adalah harus disesuaikan, jangan sampai salah format, ya!

1. Surat Permohonan

Surat permohonan adalah satu dari jenis-jenis surat resmi. Surat ini digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Ditulis antar perorangan, perorangan terhadap lembaga, ataupun antar lembaga. Contoh surat permohonan adalah surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

2. Surat Keputusan

Jenis-jenis surat resmi selanjutnya adalah surat keputusan. Surat keputusan ditujukan untuk menyampaikan sebuah keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai, Surat keputusan panitia dari kepala sekolah, Surat keputusan pengangkatan pengurus atau tenaga kerja.

3. Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah jenis-jenis surat resmi ketiga yang isinya menjelaskan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau tugas sehingga dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk.

Terdapat dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sementara itu, surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

4. Surat Perintah

Jenis-jenis surat resmi sangat banyak ditemukan di kehidupan sehari-hari. Contohnya adalah surat perintah yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai. Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan banyak lainnya.

5. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah contoh surat resmi yang banyak digunakan oleh khalayak umum untuk kepentingan pribadi. Sebelum adanya peraturan baru, surat pengantar dulunya digunakan sebagai syarat untuk membuat e-KTP. Selain itu, surat pengantar juga dapat berupa surat pengantar keterangan tidak mampu, surat pengantar proposal bantuan dana, dan lain sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat Edaran pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada kalangan tertentu di mana isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di sekolah, misalnya surat edaran pengumuman libur ujian yang dialamatkan kepada para orangtua murid.

7. Surat Undangan

Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertenu. Contoh surat undangan misalnya surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.