Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli, Unsur, Fungsi, dan Tujuannya dalam Organisasi

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pengertian administrasi berhubungan dengan kegiatan kantor dan tata usaha ataupun pemerintahan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Pengertian administrasi juga dimaknai sebagai usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Pengertian administrasi juga bisa kamu ambil dari beberapa ahli.

- Arthur Grage. Pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

- Ulbert. Pengertian administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara berurut, baik dari dalam maupun dari luar dengan tujuan menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian ini juga dikenal dengan istilah Tata Usaha.

- George Terry. Pengertian administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melakukannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

- Parajudi Atmosudirjo. Administrasi adalah pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator, yakni kepala organisasi.

Sebagai usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, administrasi memiliki beberapa unsur, yaitu:

1. Organisasi

Organisasi adalah tempat di mana kegiatan administrasi biasa dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.

2. Manajemen

Manajemen adalah alat utama untuk pelaksanaan administrasi. Di dalamnya terdapat pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional.

3. Komunikasi

Administrasi juga memiliki unsur unruk mengatur pola antar departemen.

4. Kepegawaian

Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan

Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan

Administrasi ini berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan, hingga pemusnahan barang. Administrasi akan mendata semua barang yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

7. Tata usaha

Tata usaha dalam administrasi meliputi berbagai macam pencatatam, penyimpanan, hingga pengiriman.

8. Hubungan masyarakat

Administrasi kemudian akan mengatur bagaimana sebuah organisasi atau perusahaan itu berhubungan dengan masyarakat hingga konsumen.

Tujuan administrasi sangat penting untuk perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan administrasi ini yang membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan dan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan. Berikut beberapa tujuan administrasi yang perlu kamu ketahui:

1. Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.

2. Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan.

3. Administrasi bertujuan untuk menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian.

4. Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan atau mengamankan suatu kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.

Selain tujuan administrasi, penting juga untuk mengenali fungsinya, yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu.

2. Penyusunan (organizing)

Fungsi administrasi berikutnya adalah menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan.

3. Pengadaan tenaga kerja (staffing)

Staffing merupakan fungsi administrasi untuk menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan.

4. Pemberian bimbingan (directing)

Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian bimbingan, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugas dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan.

5. Pengkoordinasian (coordinating)

Fungsi administrasi adalah untuk mengkoordinasi seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi atau perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan dapat sejalan dengan tempat dan waktu yang sama.

6. Pelaporan (reporting)

Fungsi administrasi sebagai pelaoran adalah memberikan informasi mengenai apa yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban.

7. Penganggaran (budgeting)

Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.