Fungsi Perencanaan Beserta Pengertian dan Jenis-Jenisnya yang Wajib Diketahui

Sebelum mengetahui fungsi perencanaan, ada baiknya memahami pengertian perencanaan itu sendiri. Secara umum, pengertian perencanaan adalah  kegiatan merancang tujuan dan program-program yang tepat untuk mencapai tujuan itu. Namun, berbeda halnya dengan pendapat dari pengertian perencanaan para ahli berikut ini:

Erly Suandy

Pengertian perencanaan adalah sebuah proses dalam menentukan tujuan organisasi dan juga menyajikannya secara lebih jelas dengan berbagai strategi, taktik, dan operasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan utama organisasi secara keseluruhan.

Barbara Becker

Pengertian perencanaan merupakan sebuah cara rasional dalam menyiapkan masa depan yang lebih baik.

Jacqueline Alder

Pengertian perencanaan merupakan suatu proses dalam menentukan apa yang sebenarnya sangat ingin dicapai di masa depan dan juga menetapkan berbagai langkah yang diperlukan guna mencapai tujuan tujuan tersebut.

John Douglas

Pengertian perencanaan adalah suatu proses yang terus-menerus dalam hal pengkajian, membuat tujuan dan saran, serta mengimplementasikan dan mengevaluasi ataupun memantaunya.

George Steiner

Pengertian perencanaan merupakan proses dalam memulai berbagai tujuan, batasan strategi, kebijakan, dan juga rencana yang sangat detail dalam mencapainya, pencapaian organisasi untuk menerapkan keputusan dan juga termasuk tinjauan kinerja dan juga umpan balik dalam hal pengenalan siklus rencana baru.

Beishline dalam Dasar-Dasar Manajemen menyatakan bahwa fungsi perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, di mana, bagaimana, dan mengapa. Dalam perencanaan, manajer harus memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya

Pada dasarnya, fungsi perencanaan yaitu untuk membantu berbagai proses pengambilan suatu keputusan yang paling baik dan paling sesuai dengan tujuan utama perusahaan. pada intinya, fungsi perencanaan yaitu untuk mencapai tingkat efektivitas dan juga efisiensi operasional perusahaan. Sehingga, nantinya bisa dilakukan upaya mengidentifikasi berbagai hambatan, melakukan koreksi terkait penyimpangan secara cepat, dengan begitu perusahaan bisa berjalan secara lebih baik.

Setelah mengetahui fungsi perencanaan, berikut ini ada beberapa tujuan perencanaan, yaitu:

1. Demi mengantisipasi dan juga beradaptasi dengan berbagai perubahan yang mungkin terjadi.
2. Demi memberikan arahan kepada para administrator ataupun non administrator agar bisa melakukan tugasnya sesuai dengan rencana yang sudah dibuat.
3. Menghindari atau meminimalisir berbagai potensi terkait adanya tumpang tindih dan pemborosan dalam hal pelaksanaan pekerjaan.
4. Menetapkan suatu standar tertentu yang nantinya harus bisa digunakan dalam bekerja, sehingga akan memudahkan proses pengawasan ataupun pemantauan.

Pada umumnya, perencanaan terbagi menjadi tiga, yakni berdasarkan tingkatannya, berdasarkan jangka waktunya, dan juga berdasarkan ruang lingkupnya. Berikut ini rinciannya:

1. Perencanaan Berdasarkan Tingkatan

a. Master Plan atau Rencana Induk

Adalah suatu perencanaan yang lebih menekankan pada kebijakan perusahaan yang mana didalamnya tercantum tujuan dalam kurun waktu dan ruang lingkup yang lebih luas.

b. Operational Planning atau Rencana Operasional

Adalah suatu perencanaan yang lebih menekankan pada pedoman ataupun petunjuk dalam hal melaksanakan berbagai program perusahaan.

c. Day to Day Planning atau Rencana harian

Adalah perencanaan yang di dalamnya terdapat berbagai kegiatan yang lebih bersifat rutin.

2. Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu

a. Rencana Jangka Panjang atau long term Planning

Adalah suatu perencanaan yang dibuat dan akan tetap berlaku dalam kurun waktu 10 hingga 25 tahun.

b. Rencana Jangka Menengah atau Medium Range Planning

Adalah suatu perencanaan yang dibuat dan akan tetap berlaku dalam kurun waktu 5 hingga 4 tahun.

c. Rencana jangka pendek atau short range planning

Adalah suatu perencanaan yang dibuat dan akan tetap berlaku dalam kurun waktu 1 tahun.

3. Perencanaan Berdasarkan Ruang Lingkup

a. Rencana strategis atau strategic planning

adalah suatu perencanaan yang didalamnya memiliki penjelasan terkait kebijakan dalam kurun waktu yang lama dan waktu pelaksanaannya pun juga lama. Biasanya, jenis perencanaan ini sangat sulit untuk dimodifikasi.

b. Rencana taktis atau tactical planning

Adalah suatu bentuk perencanaan yang didalamnya memiliki penjelasan yang lebih bersifat pendek, serta lebih mudah untuk disesuaikan kegiatannya selama tujuannya masih sama.

c. Rencana terintegrasi atau integrated planning

Adalah suatu bentuk perencanaan yang didalamnya memiliki penjelasan secara menyeluruh dan lebih terpadu.

Setelah mengetahui fungsi perencanaan, dalam praktinya perencanaan yang baik adalah perencanaan yang memenuhi beberapa persyaratan seperti faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif. Berikut ini rinciannya:

1. Faktual atau Realistis

Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

2. Logis dan Rasional

Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat logis dan rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain Tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.

3. Fleksibel

Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya.

4. Komitmen

Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan "beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

5. Komprehensif

Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.