Contoh Surat Resmi, Ciri-Ciri, Jenis, dan Fungsinya yang Perlu Diketahui

Sebelum mengenal contoh surat resmi, kamu perlu memahami pengertiannya. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya.

Ciri-ciri surat resmi:

1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

2. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.

3. Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.

4. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

5. Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.

6. Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

Contoh surat resmi bisa kamu kenali dari jenis-jenisnya. Berikut jenis-jenis surat resmi yang perlu kamu kenali:

1. Surat Permohonan. Surat ini digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Ditulis antar perorangan, perorangan terhadap lembaga, ataupun antar lembaga. Contoh surat permohonan adalah surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

2. Surat Keputusan. Surat keputusan ditujukan untuk menyampaikan sebuah keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai, Surat keputusan panitia dari kepala sekolah, Surat keputusan pengangkatan pengurus atau tenaga kerja.

3. Surat Kuasa. Surat kuasa isinya menjelaskan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau tugas sehingga dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk.

4. Surat Perintah. Surat perintah berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai. Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan banyak lainnya.

5. Surat Pengantar. Sebelum adanya peraturan baru, surat pengantar dulunya digunakan sebagai syarat untuk membuat e-KTP. Selain itu, surat pengantar juga dapat berupa surat pengantar keterangan tidak mampu, surat pengantar proposal bantuan dana, dan lain sebagainya.

6. Surat Edaran. Surat Edaran pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada kalangan tertentu di mana isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di sekolah, misalnya surat edaran pengumuman libur ujian yang dialamatkan kepada para orangtua murid.

7. Surat Undangan. Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertenu. Contoh surat undangan misalnya surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.

Contoh surat resmi bisa kamu lihat melalui surat-surat dari sekolah. Mengutip dari bola.com, berikut contoh surat resmi yang perlu kamu ketahui:                                                                     

                                                                     SMA Bakti Angkasa Cikarang

                                                                     Jl. Jend. Sutoyo No. 8 Jakarta

                                                                       No. Telp. (021) 60507xxx

                                                                                                                  Cikarang, 19 Mei 2021

No : 159/SMA Bakti Angkasa Cikarang/2021

Lampiran : –

Perihal : Undangan

Yth. Orang tua / Wali Murid

Kelas XI , XII, XII SMA Bakti Angkasa Cikarang

Assalamu'alaikum wr.wb

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional, kepada para siswa dan siswi SMA Bakti Angkasa Cikarang, kami selaku pihak dari sekolah akan menyelenggarakan acara lomba cerdas cermat antarsekolah.

Adapun acara tersebut akan kami selenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 24 Mei 2021

Pukul : 08.00 s.d. 11.00 WIB

Tempat : Cikarang

Acara : Lomba cerdas cermat

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Berikut contoh surat resmi yang bisa kamu kenali:

Contoh Surat Resmi 3:

Setelah mengenal contoh surat resmi, kamu tentunya juga perlu memahami fungsinya. Mengingat surat resmi diperuntukkan untuk keperluan formal yang tak jarang terikat dengan hukum, surat resmi memiliki fungsi khusus yang berbeda dengan jenis surat umum lainnya. Berikut fungsi surat resmi:

1. Surat resmi memiliki fungsi utama yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

2. Fungsi surat resmi juga dapat berupa sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen dimana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

3. Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

4. Fungsi lain dari surat resmi yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.