Invoice Adalah Tagihan Pembayaran dari Penjual ke Pembeli, Ketahui Fungsi dan Jenis

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, pengertian invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar. Penyebutan lain dari invoice adalah faktur atau tagihan.

Sedangkan menurut Hariyanto, pengertian invoice adalah suatu catatanyang menggambarkan barang-barang yang dikirim kepada pembeli beserta harga untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan apabila pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit.

Sementara itu, menurut Siswosoediro, pengertian invoice adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli yang mencantumkan tanggal pengeluaran invoice, tanggal pengiriman barang, uraian barang (berat,ukuran), harga, biaya-biaya lain, jumlah total yang harus dibayar pembeli, syarat penyerahan barang dan syarat pembayaran.

Invoice adalah alat yang berguna baik untuk penjual dan pembeli. Invoice adalah alat transaksi yang sangat penting dalam bisnis. Umumnya, isi invoice adalah tagihan yang harus dibayar oleh pembeli. Contoh isi dari invoice adalah persyaratan pembayaran, biaya unit, pengiriman, penanganan, dan persyaratan lain yang diuraikan selama transaksi.

Invoice adalah dokumen yang menyimpan catatan transaksi antara pembeli dan penjual, seperti tanda terima kertas dari toko atau catatan online dari e-tailer. Invoice ini harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab.

Selain sebagai bukti penagihan, invoice adalah juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak. Itu sebabnya, banyak perusahaan mencetak invoice dalam beberapa rangkap. Karena invoice dicetak untuk digunakan sebagai arsip, dikirimkan ke pembeli, dan sebagai bukti pajak. Dalam pencatatan akuntansi, invoice juga sangat diperlukan karena merekam semua transaksi yang dilakukan perusahaan. Di mana nantinya invoice adalah bisa dijadikan alat bukti pembukuan transaksi maupun saat dilakukan audit internal.

Selain itu, fungsi lainnya dari invoice adalah sebagai tanda bukti transaksi. Melalui invoice kita dapat mengetahui berapa harga yang di harus dibayar importir, dan jenis barang apa yang harus diserahkan oleh eksportir. Tak hanya itu, fungsi invoice juga sebagai alat penagihan atas nilai yang tercantum di dalamnya, kepada pihak pembeli.

Berdasarkan buku berjudul 'Surat Berharga: Suatu Tinjauan Yuridis dan Praktis’ karya James Julianto Irawan, S.H., M.H., secara umum, isi dari invoice terdiri dari:

1. Nama dan alamat pembeli maupun penjual

2. Tanggal penerbitan invoice

3. Nomor dan tanggal letter of credit (LC) yang meng-cover invoice

4. Deskripsi barang yang mencakup hal-hal seperti:

a. Jumlah satuan barang

b. Berat barang

c. Harga satuan dan totalnya

d. Nomor packing atau pengepakan

e. Shipping marks (tanda pengiriman barang)

f. Keterangan lain yang dicantumkan dalam invoice sesuai dengan ketentuan LC

g. Tanda tangan penjual

5. Diskon dan biaya pengiriman yang ditulis apa adanya.

6. Sistem pembayaran.

Berikut terdapat beberapa jenis-jenis invoice yang perlu anda ketahui, yaitu:

1. Invoice Biasa

Pengertian invoice adalah faktur saat pejual dan pembeli melakukan transaksi. Isi invoice biasa umumnya memuat keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga.

2. Invoice Proforma

Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang bersifat sementara. Pemberian invoice ini dilakukan penjual tepat sebelum pengiriman barang dilakukan. Terutama bila, barang biasa dikirimkan secara berkala. Jika barang sudah diterima oleh pembeli atau pelanggan, invoice biasa bisa langsung diberikan. Invoice biasa adalah bentuk tagihan dan bukti barang sudah diterima oleh pembeli.

3. Invoice Konsuler

Invoice konsuler umumnya digunakan untuk perdagangan Internasional atau antar Negara. Invoice jenis ini sudah pasti tidak bisa sembarangan dicetak. Dalam proses pembuatannya, bukti tertulis ini harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.

Beberapa orang seringkali menyamakan dengan nota maupun kuitansi. Invoice adalah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli. Umumnya, pembeli sudah bisa menerima invoice setelah pemesanan. Sementara itu, kuitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kuitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang. Sementara nota hampir sama dengan kuitansi. Saat harga barang yang ditulis di invoice adalah dikenakan pajak, tidak demikian halnya dengan nota.

Banyak orang yang mengira bahwa invoice mirip dengan nota, terutama dari segi rincian pembayaran. Namun, keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Jika invoice berisi daftar tagihan yang harus dibayarkan beserta cara pembayarannya, sebaliknya nota adalah bukti bahwa barang dengan harga tertentu sudah dibayar. Nota biasanya diperoleh setelah semua transaksi selesai dilakukan. Fungsinya sama dengan kuitansi. Sementara invoice diterima sebelumnya.