Mengenal Microsoft Teams, Fitur, Fungsi, dan Cara Menggunakannya

Microsoft Teams adalah platform komunikasi yang memiliki fitur beragam. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ada fitur percakapan kerja, rapat video, penyimpanan berkas, dan integrasi aplikasi yang bisa kamu gunakan.

Microsoft teams tentunya dibuat untuk kemudahan dan fleksibilitas dalam berkomunikasi dan berkolaborasi. Pada Microsoft Teams terdapat fitur-fitur seperti chat, assignment, calls, avtivity, calendar, files, aplikasi, hingga tambahan aplikasi.

Berikut fitur-fitur Microsoft Teams yang bisa kamu gunakan:

Tim

Tim memungkinkan komunitas atau grup untuk bergabung melalui link tertentu atau undangan yang dikirim oleh pemilik atau administrator tim. Teams for Education memungkinkan admin dan guru untuk membentuk sejumlah tim, seperti tim siswa sesuai kelasnya, tim guru, tim staf, maupun gabungan dari seluruh anggota tim tersebut.

Kanal

Di dalam sebuah tim, anggota dapat membuat kanal. Kanal dapat digunakan untuk membahas topik atau percakapan tertentu. Pengguna pun dapat membalas tiap pesan dengan teks, gambar, GIF, maupun meme. Direct message memungkinkan pengguna untuk mengirim pesan ke pengguna tertentu, tidak ke seluruh anggota tim. Sementara itu, konektor adalah layanan pihak ketiga yang dapat menyerahkan informasi ke kanal. Konektor antara lain MailChimp, Facebook Pages, Twitter, dan Bing News.

Panggilan

Pada fitur panggilan ini ada Instant Messaging, VoIP, hingga Video Conference di dalam perangkat lunak klien. Teams mendukung konferensi PSTN sehingga memungkinkan pengguna untuk memanggil nomor telepon dari klien.

Pertemuan

Pertemuan dapat dijadwalkan ataupun dibuat sementara, dan tiap pengguna yang mengunjungi kanal dapat mengetahui jika sedang ada pertemuan yang sedang berlangsung. Teams dapat diintegrasikan dengan Microsoft Outlook untuk dapat mengundang akun lain ke dalam pertemuan di Teams.

Edukasi

Microsoft Teams juga memungkinkan guru untuk mendistribusikan, memberi umpan balik, dan menilai tugas yang diberikan pada siswa melalui Teams dengan menggunakan kolom Tugas. Fitur ini tersedia khusus untuk pelangan Office 365 for Education. Selain itu, kuis juga dapat diberikan pada siswa melalui integrasi dengan Office Forms.

Fungsi Microsoft Teams adalah untuk bekerja secara kolaboratif di Notebook OneNote, aplikasi Office 365 seperti Word, Excel, dan PowerPoint, serta file dan aplikasi lainnya. Dalam dunia Pendidikan, Microsoft Teams dapat dijadikan sebagai kelas virtual, sehingga memudahkan tenaga pendidik dan mahasiswa, atau pun antar pendidik/mahasiswa berkomunikasi dan berkolaborasi untuk menghasilkan output pembelajaran yang lebih baik.

Melansir laman resmi Microsoft, fungsi Microsoft Teams adalah:

- Membangun komunikasi secara instan dan efektif dengan tim.

- Melakukan meeting atau konferensi secara virtual dalam bentuk video atau audio.

- Membantu sharing dokumen dan file dengan tim ataupun anggota.

- Memudahkan kolaborasi secara virtual dengan rekan kerja di mana pun dan kapan pun.

- Melakukan task management dan melacak progres pekerjaan atau proyek tim.

- Membantu menggunakan beragam tools yang sudah terintegrasi untuk bisa digunakan seperti Asana, GitHub, Hootsuite, dan lainnya.

- Bisa mengerjakan satu dokumen secara bersama-sama dengan rekan kerja pada Office 365.

Setelah mengenali fitur-fitur microsoft teams, kamu tentunya perlu tahu cara menggunakannya. Melansir Merdeka, berikut cara menggunakan Microsoft Teams:

1. Buka Teams. Pertama-tama kamu harus membuka Microsoft Teams terlebih dahulu. Microsoft teams dapat dibuka pada halaman https://teams.microsoft.com/start. Kamu akan diminta untuk melakukan pendaftaran akun secara gratis atau bisa menggunakan akun Microsoft apabila sudah punya.

2. Buat Grup. Selanjutnya, untuk membuat atau bergabung dalam gurp, lihat bilah kiri dan pilih Teams. Lalu, pada bagian bawah kiri kamu akan menemukan opsi bergabung atau buat tim. Akan ditampilkan juga grup publik yang sudah ada dan bisa kamu klik, atau kamu dapat memasukkan kode untuk bergabung ke grup pribadi bersama teman-teman.

3. Tambahkan Anggota Tim. Berikutnya, kamu juga bisa menambahkan alamat email anggota yang ingin dimasukkan ke dalam tim yang kamu buat. Kontak Teams juga terkonfigurasi dengan aplikasi lain seperti Outlook dan People, kamu dapat mengimpor kontak dari sana dan memasukkannya ke Teams. Lalu, setelah tim memiliki anggota, maka nama tim muncul di daftar Tim, kamu dapat meninjau aktivitas serta partisipan yang tergabung.

4. Tambahkan Saluran. Untuk membuat saluran baru, klik titik tiga atau opsi yang ada di kanan nama Tim, lalu pilih Tambahkan saluran. Lalu, kamu perlu mengisi nama dan deskripsi saluran serta memilih apakah saluran tersebut bersifat standar atau pribadi. Barulah setelah itu saluran baru akan muncul di kolom tim.