Planning Adalah Perencanaan, Ketahui Manfaat dan Tujuannya

Padanan kata Planning dalam bahasa Indonesia adalah perencanaan yang memiliki kata dasar rencana. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rencana berarti rangka sesuatu yang akan dikerjakan; konsep; acara (pembicaraan); program; maksud; niat. Sementara itu, perencanaan menurut KBBI berarti proses, cara, perbuatan merencanakan atau merancang.

Pengertian dari KBBi jelas hanya sebagian kecil dari apa yang disebut dengan planning. Masih ada pengertian lain tentang planning yang lebih detail lagi menurut sudut pandang para ahli.

Menurut George Steiner, planning adalah proses dalam memulai berbagai tujuan, batasan strategi, kebijakan, dan juga rencana yang sangat detail dalam mencapainya, pencapaian organisasi untuk menerapkan keputusan dan juga termasuk tinjauan kinerja dan juga umpan balik dalam hal pengenalan siklus rencana baru.

Sementara menurut Barbara Becker, planning adalah sebuah cara rasional dalam menyiapkan masa depan yang lebih baik.

Jacqueline Alder juga memiliki pemikirannya sendiri bahwa planning adalah suatu proses dalam menentukan apa yang sebenarnya sangat ingin dicapai di masa depan dan juga menetapkan berbagai langkah yang diperlukan guna mencapai tujuan tujuan tersebut.

John Douglas mengungkapkan bahwa planning adalah suatu proses yang terus-menerus dalam hal pengkajian, membuat tujuan dan saran, serta mengimplementasikan dan mengevaluasi ataupun memantaunya.

Sedangkan menurut Erly Suandy, planning adalah sebuah proses dalam menentukan tujuan organisasi dan juga menyajikannya secara lebih jelas dengan berbagai strategi, taktik, dan operasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan utama organisasi secara keseluruhan.

Dari sejumlah pengertian para ahli tersebut, dapat dipahami secara ringkas bahwa planning adalah proses untuk membuat rambu-rambu dan petunjuk teknis tentang apa yang harus dilakukan untuk mencapai suatu tujuan.

Planning adalah suatu proses yang dilakukan atau dibuat karena tujuan tertentu. Menurut Stephen Robbins dan Mary Coulter, ada beberapa tujuan planning, yaitu sebagai berikut:

1. Memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial

Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efisien.

2. Mengurangi ketidakpastian

Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

3. Meminimalisir pemborosan

Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efisien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefisiensi dalam perusahaan atau organisasi.

4. Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya

Tujuan perencanaan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Planning adalah sesuatu yang memiliki manfaat, terutama untuk memudahkan pekerjaan. Pekerjaan akan lebih mudah dilakukan jika ada planning. Pada dasarnya, planning berguna untuk membantu berbagai proses pengambilan suatu keputusan yang paling baik dan paling sesuai dengan tujuan utama seseorang, kelompok, organisasi, maupun perusahaan. Jadi pada intinya, planning memiliki fungsi untuk mencapai tingkat efektivitas dan juga efisiensi pekerjaan. Dengan kata lain, planning adalah perencanaan yang nantinya bisa dilakukan upaya mengidentifikasi berbagai hambatan, melakukan koreksi terkait penyimpangan secara cepat, sehingga perusahaan bisa berjalan secara lebih baik.

Planning adalah salah satu langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan tentu melibatkan sejumlah langkah di antaranya planning atau perencanaan, eksekusi, evaluasi, dan mencapai hasil. Tentu saja perencanaan beda dengan upaya lain. yang membedakan planning dengan langkah lain dalam suatu upaya tidak lepas dari unsur-unsur planning.

Secara umum, planning adalah proses yang memiliki dua unsur untama, yakni goal atau sasaran, dan planning itu sendiri. Sasaran menjadi bagian dari planning karena biasanya, seseorang, kelompok, atau organisasi akan membuat planning berdasarkan sasarannya. Berikut penjelasan lebih rincinya.

1. Sasaran

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sedangkan, sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar diinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat.

2. Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Ini penjelasannya:

a. Rencana Berdasarkan Cakupannya

Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi, sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

b. Rencana Berdasarkan Jangka Waktunya

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang adalah rencana dengan jangka waktu tiga tahun, sedangkan rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

c. Rencana Berdasarkan Kekhususannya

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Sementara itu, rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

d. Rencana Berdasarkan Frekuensi Penggunaannya

Rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunaannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Sementara itu, standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.