Manfaat Perencanaan dalam Berbagai Bidang, Pengertian Serta Tujuannya

Perencanaan memiliki kata dasar rencana. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rencana berarti sesuatu rangka yang akan dikerjakan; konsep; program; maksud; niat. Sementara itu, perencanaan menurut KBBI berarti proses, cara, serta perbuatan merencanakan atau merancang. Menurut George Steiner, perencanaan atau planning adalah proses dalam memulai berbagai tujuan, batasan strategi, kebijakan, serta rencana yang sangat detail untuk mencapainya. 

Menurut Barbara Becker, perencanaan adalah sebuah cara rasional dalam menyiapkan masa depan yang lebih baik. Jacqueline Alder juga ikut menyampaikan pemikirannya sendiri bahwa planning atau perencanaan adalah suatu proses dalam menentukan apa yang sebenarnya sangat ingin dicapai di masa depan, serta menetapkan berbagai langkah yang diperlukan guna mencapai tujuan tujuan tersebut.

John Douglas juga mengungkapkan bahwa perencanaan merupakan proses yang terus-menerus dalam hal pengkajian, membuat tujuan dan saran, serta mengimplementasikan dan mengevaluasi. Sedangkan menurut Erly Suandy, perencanaan merupakan proses dalam menentukan tujuan organisasi dan juga menyajikannya secara lebih jelas dengan berbagai strategi, taktik, dan operasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan utama organisasi secara keseluruhan.

Perencanaan adalah proses yang dilakukan karena memiliki tujuan tertentu. Menurut Stephen Robbins dan Mary Coulter, terdapat beberapa tujuan perencanaan sebagai berikut:

1. Memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non manajerial

Dengan rencana, maka seorang karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, serta apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, suatu departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efisien.

2. Mengurangi ketidakpastian

Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat secara jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, juga menyusun rencana untuk menghadapinya.

3. Meminimalisir pemborosan

Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efisien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi juga menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefisiensi dalam perusahaan atau organisasi.

4. Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya

Tujuan perencanaan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan serta melakukan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada.

Tanpa adanya rencana, seorang manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Perencanaan adalah sesuatu yang memiliki manfaat, terutama dalam memudahkan pekerjaan. Pekerjaan akan lebih mudah untuk dilakukan jika ada perencanaan. Pada dasarnya, perencanaan sangat berguna untuk membantu berbagai proses dalam pengambilan suatu keputusan yang paling baik dan paling sesuai dengan tujuan utama seseorang, kelompok, organisasi, maupun perusahaan.

Jadi pada intinya, perencanaan memiliki fungsi untuk mencapai tingkat efektivitas dan juga efisiensi pekerjaan. Dengan kata lain, perencanaan yang nantinya bisa dilakukan upaya mengidentifikasi berbagai hambatan, melakukan koreksi terkait penyimpangan secara cepat, sehingga perusahaan bisa berjalan secara lebih baik.

1. Sasaran

Sasaran merupakan suatu hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering juga disebut sebagai tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria dalam mengukur suatu pekerjaan. Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil.

Stated goals merupakan sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sedangkan, sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar diinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang bisa digunakan dalam suatu organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional, di mana manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu juga kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah.

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO, di mana sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, namun bisa juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat.

2. Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Ini penjelasannya:

a. Rencana Berdasarkan Cakupannya

Berdasarkan cakupannya, maka rencana juga bisa dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi, sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

b. Rencana Berdasarkan Jangka Waktunya

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang merupakan rencana dengan jangka waktu tiga tahun, sedangkan rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

c. Rencana Berdasarkan Kekhususannya

Menurut kekhususannya, rencana juga dapat dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Sementara itu, rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

d. Rencana Berdasarkan Frekuensi Penggunaannya

Rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunaannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Sementara itu, standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.