Cara Membuat E-Faktur dengan Aplikasi, Tak Perlu Repot

E-faktur merupakan faktur pajak berbentuk elektronik atau digital. E-faktur dibuat melalui aplikasi atau sistem elektronik yang ditentukan dan/atau disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Membuat e-Faktur wajib dilakukan bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) di seluruh Indonesia.

E-Faktur dinilai memiliki kelebihan dari faktur cetak, terutama dalam hal kemudahan dan keamanan. Adapun kelebihan cara membuat e-Faktur melalui aplikasi e-Faktur antara lain adalah sebagai berikut:

1. Format yang sudah ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP)

2. Menggunakan tanda tangan elektronik berupa QR Code

3. Tidak diwajibkan untuk mencetak bukti faktur pajak

4. Jenis transaksi yang hanya diinput hanya penyerahan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak

5. Pelaporan SPT PPN dapat dilakukan dengan aplikasi yang sama dengan e-Faktur

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, membuat e-Faktur wajib dilakukan oleh PKP. Dengan kata lain, hanya yang sudah ditunjuk sebagai PKP oleh Direktorat Jenderal Pajak saja yang dapat menggunakan aplikasi e-Faktur.

Jika Anda belum dinyatakan sebagai PKP, Anda dapat mengurusnya ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) terdekat di domisili Anda. Selain itu, PKP juga memiliki sertifikat elektronik yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Faktur pajak ini ada banyak jenisnya. setiap jenis faktur pajak ini memiliki fungsinya masing-masing. Oleh karena itu penting bagi seorang wajib pajak untuk mengetahui jenis-jenis faktur pajak, agar tidak salah ketika diminta untuk mengumpulkan. Setidaknya ada 7 jenis faktur pajak yang perlu diketahui, yakni faktur Pajak Keluaran, Faktur Pajak Masukan, Faktur Pajak Pengganti, Faktur Pajak Gabungan, faktur Pajak Digunggung, Faktur Pajak Cacat, dan Faktur Pajak Batal.

1. Faktur Pajak Keluaran adalah faktur pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak saat melakukan penjualan terhadap barang kena pajak, jasa kena pajak, dan atau barang kena pajak yang tergolong dalam barang mewah;

2. Faktur Pajak Masukan adalah faktur pajak yang didapatkan oleh PKP ketika melakukan pembelian terhadap barang kena pajak atau jasa kena pajak dari PKP lainnya;

3. Faktur Pajak Pengganti adalah penggantian atas faktur pajak yang telah terbit sebelumnya dikarenakan ada kesalahan pengisian, kecuali kesalahan pengisian NPWP. Sehingga, harus dilakukan pembetulan agar sesuai dengan keadaan yang sebenarnya;

4. Faktur Pajak Gabungan adalah faktur pajak yang dibuat oleh PKP yang meliputi seluruh penyerahan yang dilakukan kepada pembeli barang kena pajak atau jasa kena pajak yang sama selama satu bulan kalender;

5. Faktur Pajak Digunggung adalah faktur pajak yang tidak diisi dengan identitas pembeli, nama, dan tandatangan penjual yang hanya boleh dibuat oleh PKP Pedagang Eceran;

6. Faktur Pajak Cacat adalah faktur pajak yang tidak diisi secara lengkap, jelas, benar, dan/atau tidak ditandatangani termasuk juga kesalahan dalam pengisian kode dan nomor seri. Faktur pajak cacat dapat dibetulkan dengan membuat faktur pajak pengganti;

7. Faktur Pajak Batal adalah faktur pajak yang dibatalkan dikarenakan adanya pembatalan transaksi. Pembatalan juga harus dilakukan ketika ada kesalahan pengisian NPWP dalam faktur pajak.

Secara umum, faktur memiliki fungsi sebagai dokumen untuk merinci transaksi antara penjual dan pembeli. Namun lebih dari itu, faktur juga dapat berfungsi sebagai pengendalian akuntansi dan fungsi kontrol internal.

Fungsi pengendalian akuntansi ini tertera pada jumlah total yang tertera pada faktur, yang mana jumlah total jatuh tempo ini dapat diakui menjadi hutang dagang untuk pembeli dan piutang dagang untuk penjual.

Total jatuh tempo yang tercatat pada faktur ini dapat dimasukkan dalam laporan keuangan, dalam akun hutang dagang dan piutang dagang, utamanya ketika transaksi dilakukan secara kredit. Penggunaan faktur mewakili keberadaan kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.

Sebagai kontrol internal, faktur adalah elemen penting dari pengendalian internal dalam akuntansi perusahaan. Komponen biaya pada faktur harus disetujui oleh orang dalam manajemen perusahaan yang bertanggung jawab terhadap masalah perpajakan.

Fungsi internal lainnya terwujud dari pencocokan faktur dengan pesanan pembelian. Setelah merekonsiliasi informasi, pembayaran baru bisa dicairkan untuk transaksi yang disetujui. Bagian audit juga perlu memastikan faktur dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang tepat ketika menguji pemotongan biaya.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, PKP wajib membuat e-Faktur. Adapun cara membuat e-faktur ini menggunakan aplikasi e-Faktur yang telah disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Namun tidak setiap orang bisa menggunakan aplikasi tersebut. Harus ada sejumlah persyaratan yang harus dipenuhi.

Adapun syarat untuk dapat menggunakan aplikasi e-Faktur antara lain sebagai berikut:

1. Harus Memiliki Akun PKP

Untuk bisa memiliki akun PKP, wajib pajak harus melakukan aktivasi aku. Aktivasi akun PKP bisa dilakukan dengan dua cara, yakni dengan datang ke KPP dan melalui OnlinePajak.

Aktivasi melalui OnlinePajak artinya Anda melakukan proses aktivasi secara mandiri. Caranya sebagai berikut;

a. Buka aplikasi OnlinePajak.

b. Login dan masukan data e-Faktur yaitu password, passphrase dan kode aktivasi di halaman pengaturan OnlinePajak.

c. Input kode aktivasi dan Akun PKP otomatis teraktivasi.

2. Memiliki sertifikat elektronik yang diberikan DJP

Sertifikat elektronik ini digunakan untuk memperoleh layanan perpajakan secara elektronik seperti meminta nomor seri faktur pajak.

3. Meminta nomor seri faktur pajak melalui e-nota

Pemakaian software berbasis elektronik yang disediakan oleh DJP guna membuat faktur pajak berbentuk elektronik.

4. Memiliki komputer yang dapat menjalankan aplikasi e-faktur

Untuk informasi saja bahwa tidak semua komputer bisa menjalankan e-faktur yang dimiliki oleh Ditjen Pajak ini. Agar Anda bisa menggunakan aplikasi e-faktur ini ada persyaratan spesifikasi minimal komputer setidaknya sebagai berikut

- Procesor dual core

- RAM 3GB

- Kapasitas hardisk 50GB

- VGA 1024 x 768

- Perangkat lunak berupa sistem operasi linux/MAC os,Ms windows, Java versi 1.7 dan Adobe Reader

- Terhubung dengan jaringan internet baik direct connection maupun proxy

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, e-Faktur dapat dibuat dengan menggunakan aplikasi e-Faktur yang telah disediakan Direktorat Jenderal Pajak. Kemudian setelah memenuhi sejumlah persyaratan menggunakan e-Faktur, ikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Download Aplikasi e-Faktur

Aplikasi e-Faktur dapat diunduh melalui laman resmi Direktorat Jenderal Pajak atau melalui tautan berikut https://efaktur.pajak.go.id/aplikasi.

Setelah selesai diunduh, lakukan pemasakan aplikasi di perangkat komputer Anda.

2. Buka Situs Elektronik Nomor Faktur (ENOFA)

Login ke situs sehingga Anda bisa melakukan konfigurasi pada file sertifikat digital dan juga melakukan permintaan nomor seri faktur pajak (NFSP) dengan sesuai jumlah faktur pajak yang telah dibuat seperti dalam tiga bulan terakhir.

3. Input Data Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP)

Selanjutnya, input data untuk nomor seri faktur pajak pada menu untuk membuat pajak keluaran dengan cara klik referensi -> referensi nomor faktur -> rekam range faktur pajak.

Jika sudah pada menu “faktur” klik pajak keluaran atau pajak masukan untuk mendapatkan informasi tersebut.

Jika Anda ingin input data untuk pajak keluaran atau masukan satu per satu serta, maka Anda bisa masuk ke menu -> administrasi faktur -> rekam faktur.

Untuk menginput data untuk pajak keluaran dan juga pajak masukan sekaligus, caranya masuk ke menu -> impor -> open file -> proses impor.

Klik preview untuk meninjau ulang apakah faktur sudah benar atau masih ada kesalahan. Apabila masih ada yang memang perlu diperbaiki maka Anda bisa klik ubah.

4. Cek Kembali Kolom Status Approval

Jika kolom status menunjukkan approval, maka faktur pajak elektronik telah dibuat dengan benar. Namun, jika yang muncul adalah reject, artinya upload faktur pajak elektronik Anda gagal. Untuk mengetahui penyebabnya, Anda bisa mengecek pada keterangan untuk memperbaikinya kembali.

Demikian adalah cara membuat e-Faktur melalui aplikasi resmi e-Faktur yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Semoga membantu.