Cara Membuat Nota dengan Mudah Menggunakan Ms Word dan Ms Excel

Nota adalah bukti transaksi yang telah dilakukan secara tunai yang biasanya dibuat oleh penjual yang kemudian diberikan kepada pembeli. Nota memiliki fungsi sebagai bukti transaksi yang sah. Sebagai bukti transaksi yang sah, nota dapat dijadikan bukti ketika terjadi kesalahpahaman dalam sebuah transaksi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), nota adalah tanda jual beli secara kontan. dengan kata lain, nota adalah tanda jual beli secara tunai.

Nota biasanya dibuat rangkap dua. Salinan pertama diberikan kepada pembeli, sedangkan salinan lainnya disimpan oleh toko atau penjual untuk disimpan sebagai arsip. Sebagai arsip, nota berfungsi sebagai data transaksi yang akan dibuat rekapannya setiap periode tertentu.

Meski menurut KBBI nota adalah tanda jual beli kontan, namun dalam praktiknya, nota tidak hanya dijadikan sebagai tanda jual beli secara tunai saja. Namun notra juga dibuat sebagai tanda bukti pengembalian barang dari pembeli ke penjual. Berdasarkan jenis transaksinya, nota dapat dibedakan menjadi tiga, yakni nota kontan, nota kredit, dan nota debit.

Nota kontan adalah bukti atas transaksi yang dibuat untuk mendokumentasikan transaksi yang dilakukan secara tunai. Nota ini biasanya dibuat rangkap dua. Salinan yang pertama diberikan kepada pembeli, sedangkan salinan yang lainnya disimpan oleh toko sebagai arsip.

Nota kredit adalah bukti transaksi yang dibuat sebagai bukti penerimaan barang yang dikembalikan pembeli kepada penjual, karena barang mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan permintaan. Penggunaan nota kredit ini dapat diberlakukan untuk semua pembeli atau hanya pada pembeli tertentu semua itu tergantung pada pemilik toko.

Nota debit adalah bukti transaksi atas pengembalian barang yang telah dibeli dengan cara kredit atau terjadinya pengurangan harga faktur karena barang yang telah dibeli mengalami kerusakan atau kualitas yang datang tidak sesuai dengan pesanaan.

Fungsi utama nota adalah sebagai bukti transaksi yang sah. Namun di samping itu, nota juga memiliki fungsi lain, sebagai berikut:

a. Mengetahui jumlah produk yang terjual

b. Jumlah total pembayaran

c. Sebagai tanda terima yang sah serta bukti transaksi sah dalam proses jual beli

d. Sebagai sumber data dalam pembukuan suatu perusahaan pada periode tertentu

Untuk dapat memenuhi fungsi tersebut, nota harus dapat memberikan sejumlah informasi, yang biasanya juga dianggap sebagai ciri-ciri nota. Ciri-ciri nota antara lain adalah sebagai berikut:

a. Terdapat nama perusahaan

b. Nomor nota

c. Tanggal transaksi

d. Jumlah barang

e. Jenis barang

f. Harga satuan

g. Jumlah harga

h. Total harga

i. Nama penerima

j. Tanda tangan/cap toko dan tanda tangan pembeli

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, cara membuat nota bisa dibilang sangat mudah. Anda bisa menggunakan aplikasi seperti Microsoft Word atau Microsoft Excel. Namun karena nota adalah tanda bukti transaksi, yang melibatkan perhitungan terkait harga produk, dan biasanya berbentuk tabel, maka cara membuat nota yang paling mudah adalah dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.

Cara Membuat Nota dengan Microsoft Excel:

1. Cara membuat nota dengan menggunakan Microsoft Excel yang pertama tentu saja buka dulu aplikasi Microsoft Excel.

2. Setelah itu, di bagian atas tuliskan informasi mengenai penjual, yang mencakup nama toko, alamat toko, dan nomor telepon.

3. Tulis nama penerima atau pembeli dan tanggal nota dibuat.

4. Buat tabel dengan yang terdiri atas empat kolom. Kolom paling kiri jumlah barang, selanjutnya nama produk, harga satuan, dan sub total. Anda juga bisa membuat tabel dengan kolom yang lebih banyak atau sedikit sesuai kebutuhan.

5. Kemudian pada baris paling bawah pada tabel, tiga kolom paling kiri, lalu klik merge cell.

6. Pada bagian kolom dengan format merge cell, ditulis dengan keterangan total bayar.

7. kemudian pada kolom pertama dibawah baris “Sub Total,” Anda bisa memasukkan rumus =E9*F9

Dengan catatan, E9 merupakan harga dari produk yang pertama dan F9 merupakan jumlah produk yang dibeli. Anda bisa menyesuaikan kode diatas untuk harga dan jumlah barang sesuai kolom dan baris yang tepat.

8. Selanjutnya, Anda bisa menyalin rumus tersebut dengan menarik baris pertama di bawah "Sub Total" sampai di atas baris "Total."

9. Kemudian di bagian “Total Bayar” kamu bisa menambahkan rumus berikut:=SUM(G9:G23)

Dengan catatan, rumus ini digunakan untuk menjumlahkan semua sub total barang, G9 merupakan sub total dari barang pertama dan G23 merupakan sub total dari barang terakhir (ke 15). Anda bisa menyesuaikan rumus diatas sesuai dengan baris dan kolom dari setiap sub total yang ada.

Cara Membuat Nota dengan Menggunakan Microsoft Word:

Cara membuat nota dengan menggunakan Microsoft Word bisa dibilang relatif lebih mudah daripada dengan Excel. namun dari sisi penggunaan, nota yang dibuat dengan Microsoft Word agak kurang praktis, karena perhitungan harganya tidak bisa dilakukan secara otomatis dengan rumus, namun harus dihitung secara manual. Berikut adalah cara membuat nota dengan menggunakan Microsoft Word:

1. Buka aplikasi Microsoft Word

2. Buatlah baris dan kolom dengan mengikuti langkah berikut yaitu klik insert > table > insert table > masukkan jumlah kolom dan baris yang diinginkan lalu ok.

3. Settinglah lebar dan tinggi kolom sesuai kebutuhan secara manual yaitu dengan melakukan drag pada garis yang ingin di atur ulang.