Inventaris adalah Barang Kantor yang Dipakai untuk Melaksanakan Tugas, Kenali Cara Mengelolanya

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), inventaris adalah daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal, dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. Jadi, inventaris adalah daftar yang memuat semua barang milik kantor, seperti kantor sekolah, kantor sebuah perusahaan, kantor pada kapal, dan kantor-kantor lainnya. Sementara itu, inventarisasi adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan tugas.

Menurut Soemarsono S.R, inventaris adalah seluruh barang yang dimanfaatkan oleh perusahaan atau karton yang menyertakan jumlah, harga, jenis, dan juga keadaannya. Inventaris adalah barang-barang yang berguna untuk menjalankan operasional atau dipakai dalam melaksanakan tugas. Inventaris adalah barang milik institusi atau perusahaan yang bisa digunakan untuk produktivitas atau operasional perusahaan. 

Menurut Muhammad Ali, pengertian inventaris adalah suatu daftar yang berisi seluruh barang milik perusahaan yang digunakan untuk menjalankan tugas perusahaan. Daftar yang dimaksud dalam inventaris adalah catatan terkait seluruh alat dan juga bahan yang disediakan agar bisa dimanfaatkan dalam pengelolaan bisnis yang dijalankan ataupun sebagai alat operasional perusahaan.

Cara mengelola inventaris adalah sebagai berikut:

Pilih Penanggung Jawab

Memilih manajer invetaris sangat penting dalam pengelolaannya. Seseorang yang memiliki tanggung jawab pada inventaris harus benar-benar mengetahui seluk beluk terkait inventaris. Orang yang dipilih juga harus mampu memberikan laporan inventaris secara lengkap, seperti jumlah stok, stok yang masuk dan keluar, depresiasi, valuasi stok, dan lain sebagainya. Selain itu, orang ini juga akan bertanggung jawab terkait audit inventaris, pengembalian barang, pengisian ulang, dan lain-lain.

Optimalkan Keamanan

Meningkatkan keamanan di gudang dan toko adalah salah satu cara yang paling efektif dalam menjaga inventaris. Hal ini akan sangat dibutuhkan, khususnya bila kamu memiliki toko dengan ukuran besar dan jumlah yang banyak. Pasanglah kamera CCTV pada gudang dan koridor, lalu pasang password tertentu pada pintu gudang. Berikanlah hak akses masuk pada pegawai yang memang diberikan tanggung jawab dalam mengelola stok saja.

Beri Kode SKU dan Barcode untuk Setiap Barang

Pemberian kode SKU dan barcode pada barang sangat penting untuk memudahkan dalam melacak stok. Hal ini juga dilakukan sebagai salah satu upaya dalam memastikan seluruh stok agar bisa tercatat dengan baik dan menghindari adanya kehilangan stok. Untuk memudahkan dalam hal melacak stok dan juga membuat barcode, pilihlah suatu sistem barcode yang sudah terintegrasi dengan barcode scanner dan manajemen inventarisasinya.

Pantau Tingkat Persediaan Stok

Memantau tingkat persediaan suatu stok secara berkala akan meminimalisir adanya penyusutan inventaris. Untuk itu, tentukanlah batas minimum stok secara tepat waktu. Jika tingkat persediaan mendekati batas minimum, maka itu artinya kamu harus segera melakukan produksi ulang. Hindari memesan atau memproduksi terlalu banyak, karena kelebihan stok akan membuat stok menjadi tidak terurus. Untuk itu, kamu harus membuat suatu perkiraan untuk bisa menentukan jumlah stok yang tepat.

Lakukan Audit Secara Berkala

Coba bandingkan jumlah stok yang dimiliki di gudang atau di toko dengan jumlah yang sudah tercatat di komputer. Biasanya, cara ini disebut juga dengan stocktaking. Pastikanlah agar tidak ada perbedaan pada jumlah stok sebenarnya dengan jumlah stok pada sistem.

Lakukan Otomatisasi

Cara yang lebih efektif dan aman dalam mengelola tingkat persediaan gudang adalah dengan otomatisasi pada manajemen inventaris. Melakukan pengecekan secara manual tentunya akan memerlukan waktu yang banyak dan hal tersebut menjadi tidak lagi efisien.

Manfaat pencatatan inventaris adalah sebagai berikut:

- Memudahkan kendali aset. Dengan melakukan inventarisasi, kamu akan mendapatkan kemudahan untuk melakukan kontrol dan pengendalian terhadap setiap aset atau barang yang dimiliki oleh perusahaan.

- Membuat aset menjadi lebih aman. Dengan adanya data inventaris, tentu saja seluruh aset perusahaan akan lebih terjamin keamanannya. Hal ini karena dengan data inventaris, perusahaan akan tahu berapa aset yang dimiliki, kondisi aset, dan lokasi aset itu berada.

- Menghemat keuangan perusahaan. Dengan inventarisasi yang baik dan akurat, kamu akan tahu aset apa saja yang sudah dimiliki beserta kondisinya. Dengan begitu, kamu tidak perlu lagi membeli aset yang tidak esensial. Pengambilan keputusan pun jadi lebih tepat.

- Sebagai dasar perhitungan kekayaan organisasi. Data inventaris juga bisa digunakan untuk menjadi acuan pada perhitungan kekayaan perusahaan dan penyaluran aset. Seluruh aset yang dimiliki oleh perusahaan, baik aset bergerak atau tidak adalah kekayaan yang perlu dilakukan pencatatan dalam inventaris.

- Menjaga kepuasan pelanggan. Data inventaris yang akurat dapat memastikan proses bisnis bisa berjalan secara berkesinambungan. Dengan data yang lengkap, kamu jadi tahu kapan waktu untuk restock barang sehingga produk tidak akan pernah sold out. Pelanggan setia pun jadi semakin puas karena mereka bisa terus mendapatkan produk yang mereka inginkan.