Payroll adalah Sistem Penggajian, Kenali Cara Kerja dan Manfaatnya

Payroll adalah salah satu sistem penggajian yang perlu kamu pahami. Payroll adalah sistem pembayaran gaji yang digunakan perusahaan untuk menggaji seluruh karyawannya. Payroll adalah sistem penggajian terhadap karyawan dengan tanggal pencairan yang sudah ditentukan. Payroll adalah sistem penggajian yang biasanya dikelola oleh tim SDM atau HR pada suatu perusahaan. Payroll adalah sistem penggajian yang biasanya dibayarkan setiap akhir bulan, yaitu sekitar tanggal 25 sampai 30 tiap bulannya.

Banyak orang mengatakan bahwa payroll adalah sistem penggajian yang lebih modern, sehingga banyak diterapkan di zaman sekarang ini. Tidak heran banyak perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang banyak menggunakan sistem ini. Payroll adalah sistem penggajian yang sanagat memudahkan perusahaan. Hal ini juga membuat karyawan memahami detail upah yang didapatkannya setiap bulannya.

Sistem penggajian ini tetap menggunakan slip gaji sebagai bukti upah yang diberikan kepada karyawan. Nantinya, pada slip gaji akan dituliskan semua detail upah yang diterima oleh karyawan. Payroll adalah sistem penggajian yang biasanya berisi catatan detail yang mencantumkan gaji pokok, tunjangan, bonus, potongan pajak, iuran asuransi/BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, penghasilan kotor, hingga gaji bersih (take home pay).

Melansir Skill Academy, cara kerja sistem penggajian menggunakan payroll adalah sebagai berikut:Pra-penggajianTahap pertama yaitu pra-penggajian. Pada proses ini, biasanya perusahaan akan melakukan beberapa tahapan pemeriksaan terkait kebijakan perusahaan mengenai gaji, cuti, tunjangan, serta kebijakan kehadiran.

Pengumpulan data

Selanjutnya, pihak perusahaan akan melakukan pengumpulan data. Umumnya tahapan ini akan melibatkan berbagai tim dan divisi dengan tujuan mendapatkan informasi terkait data kehadiran dan perubahan gaji. 

Pemeriksaan validitas data

Tahapan selanjutnya dalam proses ini adalah memeriksa validitas data yang telah dikumpulkan. Nantinya data tersebut akan dianalisis, apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak. Ini adalah tahapan dimana data yang telah divalidasi akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini akan menghasilkan pembayaran bersih setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, tahapan selanjutnya yaitu pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data untuk menghindari kesalahan.

Pelaporan kepada lembaga pemerintah

Pada tahapan ini semua pemotongan gaji menurut undang-undang seperti pajak (Pph) atau penghasilan kena pajak akan didata. Kemudian tim administrasi penggajian akan mengirimkan berupa laporan ke lembaga pemerintah yang sesuai.

Pembukuan perusahaan

Selanjutnya tim HR akan bekerjasama dengan tim finance untuk mencatat semua transaksi keuangan untuk proses penggajian. Tujuannya adalah karena gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional dan perlu dicatat dalam pembukuan perusahaan. Selain itu, manajemen penggajian harus memastikan keakuratan semua data gaji yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan.

Pembayaran gaji karyawan

Setelah melakukan pendataan, selanjutnya gaji dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek, atau transfer bank. Biasanya, perusahaan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan. Setelah melakukan pembayaran gaji, perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank. Pernyataan ini mencakup rincian seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan jumlah upah. Jika perusahaan menggunakan software payroll, biasanya mereka akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji dan mengirimkannya ke email atau akun karyawan. Kemudian setelah perusahaan menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta beberapa laporan seperti biaya gaji karyawan per divisi atau lokasi.

Manfaat payroll tentunya sangat baik untuk perusahaan maupun karyawan. Sistem penggajian ini sangat terstruktur, sehingga banyak perusahaan yang menggunakannya. Apalagi, ada berbagai macam software payroll yang dapat digunakan untuk mengelola gaji karyawan. Proses pemberian gaji pun menjadi lebih efektif dan membuat karyawan lebih mudah memahami detail gaji yang didapatkannya. Manfaat payroll adalah sebagai berikut:

Mengurangi risiko terjadinya kesalahan

Salah satu manfaat payroll adalah mengurangi risiko kesalahan yang bisa terjadi bila penggajian dilakukan secara manual. Proses penggajian sangatlah rumit dan selalu berisiko akan terjadinya kesalahan. Oleh karena itu, tim HR tentunya membutuhkan sistem penggajian yang teratur dan dapat memudahkan pekerjaan mereka. Sistem payroll adlaah sistem penggajian yang dapat memudakan perusahaan dalam menggaji karyawannya. Apalagi, sekarang ini sudah banyak jenis software yang bisa menjadi pilihan.

Selain itu, dengan menggunakan sistem payroll, perhitungan pembayaran gaji dapat dilakukan secara terstruktur dan detail, mulai dari pembayaran pajak, pemotongan denda, hingga pembayaran gaji bersih. Sehingga dapat menghasilkan slip gaji yang akurat. 

Memahami laporan gaji bulanan

Bagi karyawan, sistem payroll adalah sistem penggajian yang sangat praktis untuk memahami laporan gaji bulanan. Payroll memberikan gambaran yang jelas kepada karyawan terkait potongan pajak dan BPJS, serta gaji bersih yang diterima setiap bulannya. Selain itu, sistem payroll juga memudahkan karyawan dalam mendapatkan slip gaji. Pasanya, slip gaji akan dikirimkan langsung melalui email kepada masing-masing karyawan.

Menghemat waktu dalam pembagian gaji

Payroll adalah sistem yang juga dapat menghemat waktu dalam pembagian gaji seluruh karyawan setiap bulannya. Pasalnya, payroll dapat membantu perusahaan dalam membuat laporan gaji per bulan bagi karyawan. Saat ada karyawan yang absen dalam satu hari, payroll dengan otomatis akan menghitung besaran gaji karyawan tersebut.

Mempermudah pelaporan kepada pemerintah

Manfaat payroll selanjutnya adalah memudahkan pelaporan kepada pemerintah. Sistem payroll  mempermudah perusahaan dalam membuat laporan penggajian yang nantinya akan diserahkan ke pemerintah.