Surel Adalah Surat Elektronik, Kenali Cara Kerja, Kegunaan dan Kelebihannya

Surel adalah singkatan dari surat elektronik, biasanya disebut juga dengan nama email, surel adalah metode komunikasi yang menggunakan perangkat elektronik untuk mengirimkan pesan melalui jaringan komputer. Surel mengacu pada sistem pengiriman dan pesan individu yang dikirim dan diterima.

Surel telah ada dalam beberapa bentuk sejak tahun 1970-an, ketika program Ray Tomlinson menciptakan cara untuk mengirimkan pesan antar sistem komputer di Advanced Research Projects Agency Network (ARPANET). 

Bentuk surel modern menjadi tersedia untuk penggunaan publik secara luas dengan pengembangan perangkat lunak klien email (mis. Outlook) dan browser web, yang terakhir memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima pesan melalui Internet menggunakan klien email berbasis web (mis. Gmail).

Saat ini, surel adalah salah satu metode komunikasi digital yang paling populer. Prevalensi dan kerentanan keamanannya juga menjadikannya sarana yang menarik untuk serangan dunia maya seperti phishing , spoofing domain dan kompromi email bisnis (BEC).

Pesan surel dikirim dari program perangkat lunak dan browser web, secara kolektif disebut sebagai 'klien' surel. Pesan individu dikirim melalui beberapa server sebelum mencapai server email penerima, mirip dengan cara surat tradisional melewati beberapa kantor pos sebelum mencapai kotak surat penerima.

Setelah pesan email dikirim, berikut beberapa langkah yang dilalui oleh pesan surel hingga bisa sampai ke tujuan akhirnya:

1. Mail server pengirim, juga disebut Mail Transfer Agent (MTA), memulai koneksi Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) .

2. SMTP memeriksa data amplop email, yaitu teks yang memberi tahu server tempat mengirim pesan untuk alamat email penerima, lalu menggunakan Sistem Nama Domain (DNS) untuk menerjemahkan nama domain menjadi alamat IP.

3. SMTP mencari server pertukaran surat (MX) yang terkait dengan nama domain penerima. Jika ada, email diteruskan ke server surat penerima.

4. Email disimpan di server email penerima dan dapat diakses melalui Post Office Protocol (POP)* atau Internet Message Access Protocol (IMAP) . Kedua protokol ini berfungsi sedikit berbeda: POP mengunduh email ke perangkat penerima dan menghapusnya dari server email, sementara IMAP menyimpan email di dalam klien email, sehingga penerima dapat mengaksesnya dari perangkat apa pun yang terhubung.

Secara umum, surel terdiri dari tiga komponen utama, yaitu :

1. SMTP envelope

SMTP envelope adalah data yang dikomunikasikan antar server selama proses pengiriman email. Ini terdiri dari alamat email pengirim dan alamat email penerima. Data amplop ini memberitahu server surat ke mana harus mengirim pesan, sama seperti pembawa surat mereferensikan alamat pada amplop untuk mengirimkan surat ke lokasi yang benar.

2. Header

Header surel memberikan informasi penting tentang pengirim dan penerima. Sering kali, header cocok dengan informasi yang diberikan dalam amplop SMTP, namun tidak selalu demikian. Header juga dapat berisi sejumlah bidang opsional yang memungkinkan penerima membalas, meneruskan, mengkategorikan, mengarsipkan atau menghapus email. Bagian header diantaranya adalah sebagai berikut : 

- Bagian 'Tanggal' (Date) berisi tanggal pengiriman email. Ini adalah bidang tajuk wajib.

- Bagian 'Dari' (From) berisi alamat email pengirim. Jika alamat email dikaitkan dengan nama tampilan, itu mungkin juga ditampilkan di bidang ini. Ini juga merupakan bidang tajuk wajib.

- Bagian 'Kepada' (From) berisi alamat email penerima. Jika alamat email dikaitkan dengan nama tampilan, itu mungkin juga ditampilkan di bidang ini.

- Bagian 'Subjek' berisi informasi kontekstual tentang pesan yang ingin disertakan oleh pengirim. Itu ditampilkan sebagai baris terpisah di atas badan email.

- Bagian 'Cc' memungkinkan pengirim mengirim salinan email ke penerima tambahan. Penerima yang ditandai di bidang 'Kepada' dapat melihat alamat email yang tercantum di bidang 'Cc'.

- Kolom 'Bcc' memungkinkan pengirim mengirim salinan email ke penerima tambahan. Penerima yang ditandai di bidang 'Kepada' tidak dapat melihat alamat email yang tercantum di bidang 'Bcc'.

3. Body

Body surel atau isi surel berisi informasi apa pun yang ingin dikirim oleh pengirim: teks, gambar, tautan, video, dan/atau lampiran file lainnya, asalkan tidak melebihi batasan ukuran klien email. Alternatifnya, email dapat dikirim tanpa informasi apa pun di kolom isi.

Bergantung pada opsi yang disediakan oleh klien email, badan email dapat diformat dalam teks biasa atau HTML. Email teks biasa tidak berisi pemformatan khusus atau multimedia. Mereka kompatibel dengan semua perangkat dan klien email. Email HTML memungkinkan pemformatan dan multimedia di dalam bidang isi.

- Komunikasi dapat dilakukan dengan mudah tanpa masalah keamanan dan lebih cepat daripada bentuk komunikasi lainnya. Selain itu, kontak dapat disimpan dengan mudah dengan bantuan surel dan pesan sebelumnya dapat sering diperiksa daripada menyimpan data di server lokal. Ini membantu menghemat ruang penyimpanan.

- Sebagian besar surel datang dengan baris subjek, dan karenanya mudah untuk memahami masalah di dalam email dan mengkategorikannya sesuai. Ini membantu menghemat waktu untuk memeriksa email. Surel yang tidak diinginkan dapat dengan mudah diabaikan dan dipindahkan ke folder spam.

- Alat komunikasi informal yang bahasanya tidak harus resmi karena dibuat sederhana seperti dalam percakapan percakapan agar bisnis berjalan lancar. Surel dapat digunakan sebagai alat untuk memulai percakapan karena cepat, dan karenanya bisnis dapat dibuat berjalan lancar.

- Surel lebih cepat daripada yang bisa dibandingkan dengan obrolan satu lawan satu. Karena dapat dibuat sebagai pembicaraan informasional dan sebagai pembicaraan bisnis yang serius, email bekerja ajaib dalam dua hal dalam hal kecepatan. Tidak ada alat lain yang secepat ini untuk mengirim pesan.

Berbeda dengan metode komunikasi lainnya, surel memiliki sejumlah kelebihan yang bisa didapat dengan menggunakan surel, diantaranya adalah: 

- Keuntungan utama yang bisa kita pikirkan tentang email adalah tanpa kertas. Dokumen instruksi dan pembaruan status dapat dikirim melalui surat daripada mengetiknya di kertas dan mendistribusikannya. Ini membuat pekerjaan menjadi mudah dengan lebih sedikit kekacauan dan ramah lingkungan.

- Ketika ada riwayat surel yang akan dirujuk untuk dokumen tertentu, kita dapat menambahkan referensi ke surel tersebut dan prosesnya dapat dibuat sederhana daripada melalui seluruh rantai email. Peringatan dapat diatur untuk surel, dan dapat dijadwalkan untuk mengirim surel tepat waktu sehingga penerima menerima email pada waktu yang ditentukan.

- Foto atau dokumen apa pun dapat dibagikan dengan mudah ke berbagai orang melalui satu surat, dan diterima lebih cepat oleh mereka. Selain itu, sebagai penyimpanan cloud, ini dapat disimpan secara permanen di kotak surat. Detail apa pun, termasuk waktu dan daftar penerima yang menerima pesan, dapat disimpan dan disortir jika diperlukan menggunakan email.

- Pengguna dapat mengatur balasan otomatis untuk email yang mereka terima, dan ini membantu menghemat waktu.