Komunikasi Internal Adalah Inti Organisasi, Ketahui Definisi, Fungsi dan Jenisnya

Madsen dan Sjoberg (2019) dalam “Internal Communication - A  Quantitative Case Study at Specma Seals AB” menjelaskan bahwa strategi komunikasi organisasi secara luas dibagi menjadi komunikasi eksternal dan internal. Komunikasi internal adalah upaya kolektif anggota kelompok organisasi untuk mengumpulkan informasi dan data serta untuk mencapai keterlibatan karyawan bagi organisasi. Secara lebih lanjut dijelaskan dalam jurnal Madsen dan Sjoberg bahwa komunikasi internal menunjukkan keterlibatan manajemen dalam proses komunikasi kepada tenaga kerja. Berikut fungsi atau pentingnya komunikasi internal dalam sebuah organisasi atau perusahaan:

1. Penting bagi manajemen untuk menetapkan strategi komunikasi bagi perusahaan. Ini karena komunikasi internal akan membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang tepat dan strategi yang tepat dalam kerangka waktu dan anggaran tertentu.

2.  Komunikasi internal adalah penghubung antara manajemen puncak dan karyawan dengan informasi penting bagi organisasi.

3. Menurut Stafford et al., perusahaan atau organisasi dengan strategi komunikasi internal yang kuat mencapai kepuasan dan retensi pelanggan yang lebih tinggi berdasarkan kepuasan dan kinerja karyawan.

4. Organisasi dengan komunikasi internal yang efisien dipandang sebagai bisnis berkinerja tinggi bagi pemangku kepentingan eksternal dan tampaknya menjadi pilihan yang lebih optimal saat berinvestasi.

5. Sementara itu, Pop & Dumitrascu (2013) yang menjelaskan bahwa setiap anggota organisasi menjadi bagian dari tim atau kelompok, di mana komunikasi internal membantu memecahkan masalah mendasar dalam kelompok tersebut. Oleh karena itu karyawan harus diberdayakan, didorong, dilatih dan didukung untuk memecahkan masalah dan untuk mengontrol kualitas.

Karyawan atau anggota yang tidak merasa menjadi bagian dari tim akan kekurangan motivasi dan dorongan. Adalah sebuah tanggung jawab seorang pemimpin untuk meningkatkan efisiensi atau motivasi diri individu. Seorang pemimpin penting untuk memiliki kerja sama tim yang efisien; merekalah yang membuat komunikasi mengalir secara produktif dan mendelegasikan kerja tim untuk menghindari konflik yang tidak perlu.

Agar anggota tim mengetahui tugas dan tujuan perusahaan mereka, seorang manajer harus menjadi komunikator yang efektif dan efisien. Seorang pemimpin lebih dari sekedar kepala tim, dia adalah orang yang menangani arus informasi antara sumber internal dan eksternal.

Karena komunikasi internal adalah tentang hubungan anggota atau karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan, berikut beberapa jenis dari komunikasi internal yang dilansir dari jurnal milik Charise Rice et al., tahun 2022 “The Enabling Role of Internal Organizational Communication in Insider Threat Activity – Evidence From a High Security Organization” :

1. Komunikasi dari Bawah ke Atas (Bottom-Up Communication)

Jenis pertama komunikasi internal adalah komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi yang satu ini merupakan kondisi dimana suara karyawan adalah inti dari whistleblowing internal, yang meningkatkan kekhawatiran secara internal tentang masalah atau perilaku bermasalah yang disaksikan dalam organisasi kepada pemimpin organisasi. Jenis komunikasi internal ini tidak bersifat otoriter, melainkan partisipatif. Dalam budaya partisipatif, bukan otoriter, komunikasi dari bawah ke atas juga melibatkan identifikasi masalah secara proaktif.

Penelitian yang masih ada menunjukkan bahwa, meskipun intensif waktu, pendekatan komunikasi bottom-up yang inklusif memungkinkan agen organisasi untuk mengidentifikasi perbedaan pendapat dan membangun konsensus dan rasa komunitas di antara para pemangku kepentingan.

2. Komunikasi Atas ke Bawah ( Top-Down Communication)

Jenis kedua dari komunikasi internal adalah komunikasi atas ke bawah. Pada komunikasi ini, pemimpin memengaruhi sejumlah hasil tingkat organisasi dan karyawan dan proses pembuatan makna,  termasuk perilaku keselamatan. Kepemimpinan dapat didefinisikan, misalnya dengan atribut pribadi, posisi atau gaya formal. Tentang tanggung jawab berbasis komunikasi, pemimpin termasuk mendukung nilai-nilai moral, informasi tentang operasi organisasi dan terbuka terhadap tanda-tanda masalah.

Komunikasi pemimpin memengaruhi pembentukan budaya organisasi serta koherensi iklim organisasi lintas kelompok karyawan dan tingkat organisasi. Penelitian menunjukkan bahwa karyawan akan responsif terhadap risiko ketika mereka dapat mengakses informasi risiko dan pelatihan formal, tetapi pengenalan mereka akan bahaya juga membutuhkan penguatan berkelanjutan melalui model kepemimpinan.

Berbagi pengetahuan ditingkatkan ketika manajer memberi sinyal kesediaan untuk bertindak atas masukan karyawan sehingga menunjukkan bahwa mereka dipercaya.  Selanjutnya, karyawan yang menerima komunikasi dialogis dari pemimpin yang “kaya informasi” cenderung puas dalam pekerjaan mereka dan cenderung bekerja untuk kepentingan kolektif organisasi.

Pemimpin organisasi tertentu mungkin sangat berpengaruh dalam hal ini. Misalnya, komunikasi para pemimpin Sumber Daya Manusia mengirimkan nilai-nilai kunci yang kuat dan sinyal kepercayaan tentang organisasi, yang kemudian dapat diperkuat oleh manajer lini.

3. Komunikasi Peer-to-Peer Lateral

Jenis ketiga komunikasi internal adalah peer-to-peer lateral. Pada komunikasi ini, sementara pemimpin dapat mengatur nada lingkungan komunikasi, nada ini dapat diperkuat, ditantang dan dinegosiasikan oleh masing-masing karyawan dan tim.

Individu, baik secara sadar maupun tidak sadar, belajar dari pengalaman langsung mereka dan melalui interaksi dengan rekan mereka tentang bagaimana berperilaku dan berkomunikasi serta ini meluas ke norma penyimpangan. Memang, pandangan pemimpin-sentris tentang pengaturan norma organisasi telah ditantang, dengan penelitian terbaru mengungkapkan bagaimana individu yang serupa atau berpangkat lebih rendah adalah sumber informasi norma sosial yang paling akurat dan disukai.

Reporter magang : Friska Nur Cahyani