Purchasing adalah Divisi yang Bertugas Membeli Barang, Ketahui Jobdesknya

Setiap perusahaan pasti membutuhkan bahan baku maupun jasa untuk mendukung kegiatan usaha yang dilakukan. Dalam satu perusahaan ada satu divisi yang bertugas melakukan pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan tersebut, yaitu divisi purchasing.

Kata purchasing sebenarnya merujuk pada bentuk kegiatan pembelian yang dilakukan. Namun, pada praktiknya di dalam perusahaan purchasing adalah divisi yang bertugas untuk membeli barang atau jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan yang disebut juga dengan tim buyer. Memastikan kebutuhan operasional terpenuhi, menjadi tugas utama bagian purchasing.

Secara umum tugas dari bagian purchasing yaitu melaksanakan pembelian yang sesuai kepentingan perusahan yang melakukan kegiatan produksi. Adanya bagian purchasing adalah hal yang penting dalam memastikan belanja barang atau jasa tetap efisien, stabil, dan menghasilkan keuntungan bagi bisnis.

Peran divisi purchasing sangat penting, terutama bagi perusahaan manufaktur atau yang memproduksi barang. Seorang Purchasing harus bisa mencari bahan baku atau barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan divisi lain.

Staf Purchasing harus memahami apa kebutuhan perusahaan, berapa anggarannya, dan seperti apa perencanaan perusahaan di masa depan. Proses membeli barang tidak semudah yang dibayangkan. Apabila seseorang beli barang untuk kebutuhan pribadi, mempertimbangkan kualitas dan harga yang sesuai saja, tim purchasing harus bisa mencari produk dan jasa yang paling cocok dengan harga terbaik.

Dalam menjalankan tugasnya sebagai divisi yang melakukan pembelian keperluan operasional perusahaan, purchasing memiliki alur kerja yang harus dikerjakan. Berikut alur kerja divisi purchasing.

1. Membuat Perencanaan

Divisi purchasing harus mengadakan rapat bersama divisi terkait untuk melakukan perencanaan sebelum melakukan pembelian. Tim buyer harus mengetahui apa yang dibutuhkan dan budget yang dianggarkan. Bersama dengan pemilik perusahaan dan divisi terkait, tim purchasing membuat keputusan bersama apa saja yang perlu dibelanjakan.

Bagian purchasing harus mengetahui anggaran dari proses pengadaan, tujuannya agar pembelian tidak melebihi budget dan mempengaruhi pendapatan bersih perusahaan. Tim purchasing dapat menggunakan analisa Total Cost of Ownership (TCO) untuk membandingkan beberapa opsi sesuai rincian biaya yang dikeluarkan.

Saat melakukan analisa TCO, tim purchasing tidak hanya mencari barang dengan harga termurah, namun juga barang dengan value for money yang paling baik. Pada proses perencanaan ini tim ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Berikut hal yang perlu dipertimbangkan sebelum melakukan pembelian.

- Apakah harus beli atau sewa barang dan jasa yang dibutuhkan

- Tujuan penggunaan barang dan jasa

- Jangka waktu yang diperlukan supplier untuk  menyediakan barang dan jasa 

- Harga dan margin keuntungan yang diambil supplier

- Kelebihan yang ditawarkan setiap supplier

- Total anggaran untuk pembelian barang dan jasa

- Lokasi barang dan jasa diproduksi

- Lama waktu dibutuhkan untuk mengirim barang dan jasa yang dipesan

- Reputasi dan kredibilitas supplier 

2. Memilih Supplier  

Setelah membuat perencanaan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier yang sesuai. Tim purchasing pasti memilih supplier yang memiliki reputasi baik, tidak pernah bermasalah dengan proses pengadaan, tidak punya masalah keuangan, fleksibel, dan menyediakan dukungan teknis jika dibutuhkan.

Purchasing juga cenderung memilih supplier dengan jarak yang dekat dengan tujuannya menghemat biaya transportasi dan barang atau jasa bisa sampai tepat waktu. Untuk mendapat harga yang lebih baik atau pengadaan lebih cepat tim purchasing juga dapat menjalin kerjasama jangka panjang. Keuntungan dari kerjasama dengan supplier langganan adalah lebih hemat waktu dalam pengadaan, harga lebih murah, pembayaran lebih fleksibel, dan tidak perlu repot-repot mencari supplier baru.

3. Negosiasi

Langkah selanjutnya yang dikerjakan oleh bagian purchasing adalah melakukan bidding atau penawaran. Penawaran yang dilakukan berdasarkan Request for Information (RFI). Dokumen RFI berisi tentang kemampuan supplier dibandingkan biaya yang dikeluarkan perusahaan, rincian barang dan jasa yang dipesan, jumlah dan lama waktu pengiriman, serta jatuh tempo pembayaran.

Setelah melakukan penawaran, tim purchasing selanjutnya melakukan negosiasi dengan supplier. Proses ini sangat penting agar tim purchasing dan supplier bisa saling memahami kebutuhan masing-masing. Saat proses negosiasi, tim purchasing dapat menyesuaikan dan mengoreksi beberapa poin pada RFI sebelum dibuatkan Perjanjian Kerjasama.

4. Pembelian

Setelah proses negosiasi selesai, langkah terakhir adalah melakukan pembelian. Purchasing adalah tim yang bertugas memberikan Purchasing Order (PO) kepada Supplier. Setelah barang atau jasa pesanan sampai, supplier akan memberikan invoice dan selanjutnya Purchasing yang memproses pembayaran.

Tanggung jawab purchasing umumnya, meliputi evaluasi vendor, negosiasi kontrak, dan menyiapkan laporan berupa pesanan dan biaya. Untuk peran ini, dibutuhkan pengetahuan yang baik tentang riset pasar. Begitu juga keterampilan analitis yang kuat untuk mengidentifikasi penawaran yang paling menguntungkan. Berikut ini adalah beberapa tugas atau job description yang dilakukan bagian purchasing.

- Melakukan riset terkait vendor potensial

- Membandingkan dan evaluasi penawaran dari pemasok

- Negosiasi persyaratan kontrak perjanjian dan harga

- Melacak pesanan dan memastikan pengiriman tepat waktu

- Meninjau kualitas produk yang dibeli

- Memasukkan detail pesanan ke dalam database internal, misalnya vendor, jumlah, dan harga

- Menyiapkan laporan pembelian, termasuk analisis biaya

- Memantau tingkat stok dan lakukan pemesanan sesuai kebutuhan

- Koordinasi dengan staf helper gudang untuk memastikan penyimpanan yang tepat

- Hadir di pameran dagang dan pameran untuk tetap mengikuti tren industri.