Arti PO adalah Kontrak Pemesanan dari Pembeli, Ketahui Cara Membuatnya

Arti Purchase Order (PO)

Arti PO bisa dipahami dari kepanjangannya. PO adalah singkatan dari purchase order dalam bahasa Inggris, yang artinya pemesanan pembelian. Dalam dunia bisnis, arti PO adalah kontrak pemesanan dari pembeli kepada penjual. PO umumnya dibuat oleh pembeli untuk diproses oleh penjual.

Dalam buku berjudul Proses Bisnis Pengadaan oleh Leon A. Abdillah dkk., arti PO atau purchase order adalah sejenis kontrak yang bersifat mengikat karena dokumennya bisa melindungi penjual jika pembeli menolak pembayaran. PO adalah kontrak yang bermanfaat bagi pembeli dan penjual.

Arti PO adalah bukti transaksi yang bisa meyakinkan penjual bahwa pembeli bersungguh-sungguh memesan produk yang dijual. PO dalam dunia bisnis, hanya bisa diterbitkan dengan persetujuan antara pembeli dan penjual. Isi sebagaimana arti PO adalah berupa rincian produk yang dipesan atau dibeli.

Dalam jurnal penelitian berjudul Analisis dan Perancangan Proses PurchaseOrder pada PT. Cybertrend Intrabuana (2015) oleh Annisa Intan Fadila dan Prihatin Oktivasari, arti PO adalah bukti tertulis dari pembeli kepada penjual yang secara sungguh-sungguh berminat melakukan pembelian dengan adanya keterangan secara rinci mengenai barang yang akan dibeli. 

Dijelaskan lebih mendalam, proses penerbitan PO harus sudah sesuai dengan kontrak dan telah ditandatangani oleh pejabat berwenang atau pihak berwenang, lalu selanjutnya akan dilakukan proses pengiriman dan konfirmasi oleh pihak supplier.

Cara Membuat Kontrak PO

Bagaimana cara membuat kontrak pemesanan seperti PO?

Kemenkop UKM dalam keterangan tertulisnya menjelaskan cara membuat kontrak pemesanan sebagaimana arti PO adalah harus berisi informasi-informasi yang jelas. Ini termasuk mencantumkan informasi detail terkecil seperti nama produsen dan mereknya.

Isi kontrak pemesanan PO sebagai berikut:

1. Nama perusahaan

2. Nama pemesan

3. Alamat pengiriman

4. Tanggal pengiriman

5. Alamat penagihan

6. Alamat email

7. Nomor telepon

8. Nama produk atau barang

9. Jumlah barang yang diinginkan

10. Harga barang yang diinginkan (Anda bisa menentukan sendiri harga untuk setiap barang yang diinginkan dari penjual)

11. Metode pembayaran yang diharapkan

12. Cara pengiriman barang dari pihak penjual ke pelanggan

13. Nomor pesanan

14. Syarat dan ketentuan transaksi

Manfaat Jual Beli dengan PO

Arti PO adalah kontrak pemesanan dari pembeli yang sifatnya tertulis sebagai bukti kesungguhan pembelian suatu produk. Dalam buku berjudul Proses Bisnis Pengadaan oleh Leon A. Abdillah dkk., ada empat manfaat PO dalam kegiatan jual beli yang perlu diketahui:

1. PO adalah kontrak pemesanan yang berguna sebagai kontrak antara pembeli dan penjual.

2. PO adalah kontrak pemesanan yang bisa digunakan oleh pembeli dan penjual untuk melacak biaya operasional.

3. PO adalah kontrak pemesanan yang bisa mengoptimalkan inventarisnya karena mengetahui kapan barang atau jasa pembelian pesanannya akan diterima.

4. PO adalah kontrak pemesanan yang bisa digunakan oleh pemasok untuk membiayai aktivitasnya lewat pinjaman karena ada jaminan akan menerima pembayaran.

Selain itu, manfaat PO yang Liputan6.com lansir dari berbagai sumber pun meliputi:

5. PO adalah kontrak pemesanan yang bisa membantu menghindari adanya pesanan rangkap.

6. PO adalah kontrak pemesanan yang dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa.

7. PO adalah kontrak pemesanan yang berlaku pula sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang.

Perubahan Kontrak yang Boleh dengan PO

Sebagaimana manfaat PO yang sudah dijelaskan, dalam kegiatan transaksi jual beli dengan sistem sesuai arti PO, tidak diperkenankan melakukan pengubahan item barang, jumlah yang dibeli, spesifikasi, harga, mata uang, dan lain-lain.

Dalam jurnal penelitian berjudul Analisis dan Perancangan Proses PurchaseOrder pada PT. Cybertrend Intrabuana (2015) oleh Annisa Intan Fadila dan Prihatin Oktivasari, perubahan yang boleh dilakukan pada transaksi jual beli PO adalah perubahan yang tidak ada kaitannya dengan angka seperti jangka waktu pembayaran, format pencetakan PO, penggantian supplier, dan lain-lain.

Perubahan kontrak yang boleh dengan sistem pemesanan PO adalah perubahan yang tidak berpengaruh besar pada sesuatu yang dipesan, pembayaran, hingga supplier. Paling penting dalam perubahan kontrak PO dalam bisnis adalah harus disetujui dengan sebenar-benarnya oleh pembeli dan penjual.

Jika perubahan kontrak PO tidak disetujui oleh salah satu pihak dan kesepakatan tidak terjadi, maka kontrak awal harus tetap dijalankan untuk menyelesaikan transaksi jual beli tersebut.