Contoh Surat Tugas untuk Berbagai Keperluan, Pahami Format Penulisannya

Surat Tugas

Surat tugas merupakan jenis surat resmi yang dibuat dan dikeluarkan oleh pejabat instansi atau lembaga resmi, dengan tujuan menugaskan seorang pegawai atau karyawan ketika melakukan suatu pekerjaan, kunjungan atau kegiatan. Surat tugas umum digunakan untuk melaksanakan kegiatan kedinasan dalam jangka waktu tertentu, seperti perjalanan dinas ke luar negeri.

Dalam penyusunan surat tugas, surat tugas haruslah ditandatangani dilakukan oleh pejabat yang berwenang berdasarkan pada lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. Lalu surat tugas disampaikan kepada mereka yang mendapat tugas. Kemudian ada juga tembusan yang dilampirkan untuk lembaga terkait baik lembaga sendiri atau pihak ketiga.

Selain sebagai dokumen sah dan resmi bagi pegawai yang menerima tugas, surat tugas juga berfungsi untuk mempermudah penerima tugas dalam menjalankan tugasnya, dimana umumnya mereka akan bertemu dengan perwakilan lembaga lain yang berhubungan erat dengan tugas yang diberikan kepadanya.

Format Surat Tugas

Dapat digunakan di berbagai instansi atau lembaga, bentuk surat tugas dapat berbeda-beda tergantung pada lembaga yang membuatnya. Namun secara umum, terdapat format khusus yang harus ada dalam pembuatan surat tugas yang baik dan benar. Yaitu : 

1. Kepala Surat Tugas

Kepala surat tugas terdiri dari dua hal, yaitu: 

- Kepala naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi. Kedua hal ini diletakkan secara simetris dan penulisannya menggunakan huruf kapital.

- Tulisan surat tugas. Bagian ini diletakkan di bawah kepala naskah dinas dengan huruf kapital juga, kemudian diikuti nomor surat tugas yang ditulis secara simetris di bawah tulisan surat tugas.

2. Batang Tubuh Surat Tugas

Pada bagian tubuh surat terdiri dari dua hal, yaitu:

- Alasan penerima surat ditugaskan, diikuti dengan nama, NIP, pangkat/golongan, dan jabatan penerima tugas, kemudian menjelaskan tugas yang perlu dilaksanakan dan jangka waktu pelaksanaannya.

- Penutup tubuh surat yang berisi perintah pelaksanaan tugas, perlunya menyampaikan laporan, dan perizinan bagi penerima tugas untuk meminta bantuan dalam melaksanakan tugasnya.

3. Kaki Surat Tugas

Pada bagian kaki surat tugas, ada tujuh komponen yang perlu dicantumkan, yaitu:

- Tempat dan tanggal penetapan surat tugas.

- Jabatan pejabat yang menandatangani surat tugas. 

- Tanda tangan pemberi tugas.

- Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas. 

- NIP pejabat yang memberikan tugas.

- Cap dinas.

- Tembusan.

SURAT TUGAS

Nomor : 1234/ST/BS/VII/2023

Sehubungan dengan telah dimulainya Pembangunan Jalan Tol Merak yang berada di Jalan Raya No. 123 Kabupaten Bogor Provinsi Jawa Barat, maka dengan ini menugaskan kepada :

Nama                    :              Dodi Mahendra

Jabatan                 :              Petugas Lapangan

Untuk melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pembangunan Jalan Tol Merak, terhitung mulai tanggal 1 Maret 2023 s/d 1 Agustus 2023.

Segala biaya yang ditimbulkan dari pelaksanaan tugas ini akan dibebankan kepada biaya proyek pembangunan yang bersangkutan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Demikianlah surat tugas ini diberikan agar dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Bandung, 28 Februari 2023

Manajer Proyek,

Muhammad Islam

PEMERINTAH KABUPATEN BOGOR

DINAS PENDIDIKAN

SMA NEGERI 5 CIBADAK

Kecamatan Cibadak Kabupaten Bogor

SURAT TUGAS

Nomor : 321/1234/11/SMAN-5/2023

Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Sekolah Menengah Negeri 1 Susukan Kecamatan Susukan Kabupaten Cirebon memberikan tugas kepada :

Nama                        :               Dodi Mahendra

NIP                           :              33313392826251901

Tempat/Tgl Lahir        :              Bogor/13/04/1997

Pangkat/Gol. Ruang   :              Penata Muda/ I A

Jabatan                    :              Guru

Unit Kerja                 :              SMA Negeri 1 Susukan

untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Peningkatan Mutu Guru Mata Pelajaran Bahasa Indonesia yang akan dilaksanakan di Dinas Pendidikan Provinsi Cirebon mulai tanggal 20 s/d 26 September 2023.

Demikian surat tugas ini diberikan untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan setelah selesai mengikuti kegiatan di mohon untuk menyampaikan laporan secara tertulis.

Bogor, 16 September 2023

Kepala Sekolah SMA Negeri 5 Cibadak,

Muhammad Islam

PT UTAMA MARDIKA

Jalan Raya, No 154, Karangasem, Bogor

Telp. 081927351028 Fax. 88272565

No : 324/ST/III/2023

Perihal : Surat Tugas

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama     : Maharani Shinta Putri

Jabatan  : Kepala Perusahaan

Memberikan tugas kepada :

Nama         : Tiffany Yeni Putri

Jabatan      : Public Relations

Untuk melakukan tugas yakni melakukan pencarian sponsor kepada beberapa perusahaan terkenal. Adapun tugas-tugas yang diberikan adalah sebagai berikut :

- Mendatangi dan mencari referensi pihak yang akan memberikan sponsor

- Menjalin kerjasama dan negosiasi kepada perusahaan atau pihak terkait

- Memberikan laporan kepada divisi lain mengenai progress yang sudah dicapai

Demikian surat tugas ini dibuat agar dilaksanakan dengan baik dan penuh tanggung jawab. Atas Perhatiannya diucapkan banyak terima kasih.

Karanganyar, 16 Maret 2023

Kepala Perusahaan,

Maharani Shinta Putri