Bagan Adalah Representasi Grafik dari Data, Ketahui Fungsi dan Cara Membuatnya

Seperti yang telah dijelaskan di atas, bagan disebut juga dengan istilah grafik atau diagram. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, bagan adalah gambaran (buram, sketsa) untuk memperlihatkan atau menerangkan sesuatu.

Sedangkan secara umum, bagan adalah sebuah representasi grafis dari data. Biasanya data yang ditampilkan berbentuk lingkaran, batang, hingga garis. Sebuah bagan dapat mewakili bentuk tabel numerik data, fungsi, atau beberapa jenis struktur kualitatif yang memberikan informasi yang berbeda.

Hal ini sama seperti yang dijelaskan dalam buku Big Book Bahasa Indonesia & Bahasa Inggris (2016) karya Idhoofiyatul Fatin, ‎Mahabbatul Camalia, ‎Yuniar Bestiana, S.Pd. menjelaskan tentang bagan adalah gambaran hubungan dan kedudukan antar-unsur untuk menerangkan atau menyatakan sesuatu yang berbentuk kotak atau bulat dan garis. Kedudukan antar-unsur ditunjukkan dengan garis instruksi dan garis koordinasi. Garis instruksi ditunjukkan dengan garis lurus, baik horizontal maupun vertikal.

Garis instruksi ini menunjukkan tanggung jawab atau membawahi. Garis koordinasi ditunjukkan dengan garis putus-putus. Maksud garis putus-putus ini adalah kesejajaran. Bagan biasanya digunakan untuk menggambarkan struktur organisasi atau hubungan antarunsur.

Seperti yang diketahui bagan memiliki fungsi utama yaitu untuk memudahkan pemahaman data dalam jumlah besar dan hubungan antara bagian-bagian dari data. Bagan biasanya dapat dipahami lebih cepat dari data mentah. Metode ini digunakan di berbagai macam bidang, dan dapat dibuat secara manual dalam kertas bagan atau menggunakan bantuan perangkat lunak. Beberapa jenis bagan lebih berguna untuk menyajikan sebuah kumpulan data dibandingkan jenis lainnya. 

Adapun beberapa cara membuat bagan di Word yang bisa anda praktikkan, yakni:

a. Cara membuat bagan yang pertama adalah buka aplikasi pengolah kata Microsoft Word di laptop atau komputer anda.

b. Buka dokumen yang anda inginkan untuk disisipkan bagan. Bila anda ingin membuatnya di halaman baru, pilih ‘New’ kemudian ‘Blank document’.

c. Pada bagian deretan menu di atas, klik tab ‘Insert’.

d. Pada tab ‘Insert’, pilih fitur ‘SmartArt’.

e. Secara otomatis, jendela fitur ‘SmartArt’ akan terbuka. Pada jendela yang disiapkan Word ini, akan melihat beberapa desain bagan yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan anda.

f. Apabila anda ingin membuat bagan struktur organisasi, maka pilih ‘Hierarchy’ yang ada di sisi sebelah kiri.

g. Setelah itu, pilih model bagan yang diinginkan. Misalnya model struktur hirarki yang menurun dari atas ke bawah, atau menyamping. Untuk memilih bagan, sesuaikan dengan data yang ingin anda masukkan di dalam bagan.

h. Lalu klik ‘OK’ apabila bagan yang dipilih sudah sesuai kebutuhan dan keinginan anda.

i. Secara otomatis, bagan akan muncul di halaman lembar kerja Word.

j. Pada kotak bertuliskan ‘[Text]’, klik satu kali untuk menuliskan nama atau jabatan dalam struktur organisasi yang anda inginkan.

Setelah mengetahui cara membuat bagan di Word, anda juga perlu mengetahui cara mengedit atau sekedar menambahkan kotak pada bagan. Berikut langkah-langkahnya:

a. Buka tab ‘Design’ yang terletak pada deretan menu ‘SmartArt Tools’. Kemudian klik ‘Add Shape’, dan attur di mana anda akan menempatkan kotak tersebut.

b. Anda dapat menggunakan Add Shape After (menambahkan kotak di sebelah kanan kolom), Add Shape Before (menambahkan kotak di sebelah kiri kolom), Add Shape Above (menambah kotak di atas kolom). atau Add Shape Below(menambah kotak baru di bawah kolom).

c. Untuk memberi nama pada kotak yang baru ditambahkan, anda bisa lakukan klik kanan pada kotak dan kemudian pilih Edit Text.

d. Untuk mengatur dan memindahkan kotak bagan, anda bisa meng-highlight kursor hingga muncul tanda panah, kemudian drag and drop di kotak tersebut di tempat yang diinginkan.

e. Untuk mengganti warna kotak bagan, pilih tab ‘Design’ pada baris menu di atas yang bertuliskan ‘Smart Tools’, klik ‘Change Colors’ dan ganti ke warna yang anda inginkan.

f. Anda dapat mengganti font, ukuran font, dan ukuran bagan ke model yang diinginkan agar semakin informatif dan menarik perhatian pembaca.

Adapun beberapa cara membaca bagan yang baik dan benar adalah sebagai berikut ini:

a. Membaca judul bagan.

b. Membaca keterangan-keterangan kedudukan atau unsur.

c. Memperhatikan hubungan antarkedudukan atau antarunsur.

d. Menarik kesimpulan dari data yang ada dalam bagan.