Project Adalah Pekerjaan Sementara dalam Jangka Waktu Tertentu, Pahami dari Definisinya

Kata project adalah berasal dari bahasa asing (Inggris) yang artinya proyek. Project adalah aktivitas atau kegiatan yang telah direncanakan untuk diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan dan didalamnya dialokasikan biayanya. 

Definisi lain, project adalah pekerjaan yang bersifat unik dan sementara. Sedangkan menurut Kemdikbud, project adalah suatu usaha untuk menghasilkan produk barang atau jasa dan berlangsung untuk sementara waktu saja.

Setiap project adalah unik, bahkan tidak ada dua proyek yang persis sama. Project adalah upaya yang mengerahkan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan penting tertentu serta harus diselesaikan dalam jangka waktu terbatas sesuai dengan kesepakatan.

Definisi lainnya, project adalah aktivitas sementara dari personil, material, serta sarana untuk menjadikan atau mewujudkan sasaran-sasaran (goals) proyek dalam kurun waktu tertentu yang kemudian berakhir.

Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas.

Supaya dapat dibedakan dari tugas yang lainnya, berikut ini ciri-ciri utama dari project adalah:

1. Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir.
2. Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan.
3. Bersifat sementara, dalam arti umumnya dibatasi oleh selesainya tugas. Di mana titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
4. Non rutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan kegiatan berubah sepanjang project berlangsung.
5. Project bersifat antar disiplin.
6. Adanya batasan awal dan akhir pelaksanaan project.
7. Penentuan tanggung jawab yang dibatasi untuk merealisasikan proyek.
8. Adanya batasan tenaga kerja yang tersedia.
9. Adanya anggaran dan batasan terhadap biaya.

Dikutip dari buku Manajemen Proyek (1999) karya Soeharto, dijelaskan bahwa terdapat beberapa jenis-jenis project adalah sebagai berikut ini:

1. Proyek Engineering-Konstruksi, project ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi.
2. Proyek Engineering-Manufaktur, dimaksudkan untuk membuat produk baru, meliputi pengembangan produk, manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan.
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan, project ini bertujuan untuk melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan produk tertentu.
4. Proyek Pelayanan, merupakan manajemen project pelayanan manajemen yang tidak memberikan hasil dalam bentuk fisik, tetapi laporan akhir, misalnya merancang sistem informasi manajemen.
5. Proyek Kapital, yakni project yang berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi.
6. Proyek Radio-Telekomunikasi, project yang bertujuan untuk membangun jaringan telekomunikasi yang dapat menjangkau area yang luas dengan biaya minimal.
7. Proyek Konservasi Bio-Diversity, project konservasi bio-diversity merupakan proyek yang berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan.

Setiap project mempunyai tujuan yang telah disebutkan dalam ciri-ciri project di atas. Dalam mencapai tujuan tersebut terdapat tiga sasaran yang sering juga dianggap sebagai kendala, yaitu:

a. Anggaran

Anggara project harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk project-project yang melibatkan dana dalam jumlah besar dan jadwal bertahun-tahun, anggarannya bukan hanya ditentukan untuk total project tetapi dipecah bagi komponen-komponennya, atau per periode tertentu yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian project pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode.

b. Jadwal

Jadwal project harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.

c. Mutu

Mutu produk atau hasil kegiatan project harus memiliki spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan project tersebut berupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu beroperasi secara memuaskan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Kegiatan tersebut bersifat tarik menarik. Artinya, jika ingin meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka pada umumnya harus diikuti dengan menaikan mutu, yang selanjutnya berakibat pada naiknya biaya melebihi anggaran.

Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka biasanya harus berkompromi dengan mutu atau jadwal. Dari segi teknis, ukuran keberhasilan project dikaitkan dengan sejauh mana ketiga sasaran tersebut dapat dipenuhi. Sebab ketiganya saling berkaitan dalam pencapaian project yang akan dilakukan.