Notulen adalah Catatan Singkat Rapat, Ketahui Fungsi dan Isinya

Notulen adalah catatan singkat mengenai berjalannya sebuah rapat atau pertemuan. Sebenarnya, dalam bahasa Indonesia, notulen adalah bentuk tidak baku dari notula. Bentuk tidak baku lainnya dari notula adalah notulensi.

Menurut KBBI, notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Dalam bahasa Inggris, notulen disebut dengan minutes. Istilah minutes diyakini berasal dari frasa Latin minuta scriptura yang berarti "catatan kasar".

Notulen adalah catatan tertulis dari percakapan dan keputusan yang dibuat selama rapat. Jenis catatan rapat ini sebenarnya dapat ditulis untuk segala jenis rapat yang memerlukan catatan resmi. Catatan tertulis ini kemudian dapat digunakan untuk memberi tahu anggota tim yang tidak dapat menghadiri apa yang terjadi atau untuk melacak keputusan dan item tindakan yang dapat ditinjau kembali.

Notulen adalah catatan tertulis tentang segala sesuatu yang terjadi selama rapat. Tapi, notulen bukanlah transkrip dari proses rapat tersebut. Ia lebih ke catatan singkat tentang apa yang dilakukan dalam rapat, bukan apa yang dikatakan oleh para anggota. Membuat notulen rapat pada dasarnya berarti memadatkan rapat ke poin-poin yang paling penting.

Berikut fungsi dari penulisan notulen:

Catatan resmi

Notulen juga memberikan perlindungan hukum bagi organisasi. Sering kali, uji tuntas dicatat dalam notulen rapat, yang kemudian dapat diresmikan dan didokumentasikan untuk mengonfirmasi praktik etis dan adil organisasi. Catatan rapat juga berfungsi sebagai bukti mengapa dan bagaimana rapat mengambil keputusan tertentu.

Memberi informasi penting

Notulen adalah catatan tertulis tentang apa yang disepakati pada pertemuan dan menciptakan pemahaman bersama tentang hasil. Notulen adalah sumber informasi penting yang memungkinkan peserta untuk merenungkan apa yang terjadi. Notulen adalah cara terbaik untuk menghindari kesalahpahaman yang berasal dari orang-orang yang memiliki ingatan berbeda tentang pertemuan tersebut.

Memetakan tugas

Notulen memberi tahu orang-orang tentang tugas yang diberikan kepada mereka dan membuat garis waktu yang jelas agar semua orang tetap pada jalurnya. Mereka menciptakan kejelasan tentang apa langkah selanjutnya dan siapa yang bertanggung jawab atas apa, memastikan tidak ada item tindakan yang terlupakan.

Sumber informasi bagi anggota yang tidak dapat hadir

Notulen bertindak sebagai sumber informasi bagi anggota yang tidak dapat hadir . Mereka juga membantu pemangku kepentingan lainnya tetap mendapat informasi, misalnya ketika hasil pertemuan berdampak pada kegiatan kolaboratif, lintas tim, atau proyek.

Meninjau kembali

Notulen juga bertujuan sebagai dokumen untuk meninjau kembali ide-ide kunci dan poin-poin diskusi yang mengarah pada keputusan. Tanpa catatan yang jelas, mudah untuk melupakan mengapa keputusan tertentu dibuat.

Tanggal dan waktu pertemuan

Tanggal dan waktu pertemuan dalam notulen adalah bagian pertama yang harus ditulis. Bagian ini penting untuk memahami kapan rapat terjadi dan apa yang telah dicapai.

Nama-nama peserta

Isi notulen selanjutnya adalah mendokumentasikan nama semua peserta dan orang lain yang hadir. Ini bisa membantu mengetahui siapa saja yang tidak dapat hadir.

Tujuan pertemuan

Di bagian notulen rapat ini, coba jelaskan secara rinci mengapa rapat ini diadakan dan apa yang ingin dicapai. Ini akan sangat berguna bagi setiap individu yang tidak dapat menghadiri rapat dan bagi siapa saja yang menggunakan hasil rapat ini untuk mendorong keputusan.

Topik yang dibahas

Topik yang dibahas bisa dilihat di agenda yang sudah disusun sebelumnya. Ini merupakan garis besar umum untuk sebuah notulen.

Keputusan dan tindak lanjut yang dibuat oleh peserta

Setelah topik yang akan dibahas, isi notulen selanjutnya adalah keputusan yang dibuat oleh peserta. Catat keputusan atau item tindakan apa pun segera setelah terjadi sehingga kamu dapat menyalinnya dengan akurat.

Tanggal dan tempat pertemuan berikutnya

Jika membuat notulen rapat formal, penting bagi peserta rapat untuk mengetahui kapan panggilan untuk memesan rapat berikutnya, sehubungan dengan proyek atau topik diskusi ini. Ini memberi garis waktu umum tentang berapa lama harus menyelesaikan tanggung jawab yang telah diberikan.

Dokumen pendukung

Hal terakhir yang harus disertakan adalah dokumen tambahan yang harus dikirimkan bersama notulen dalam laporan rapat. Ini dapat mencakup log tindakan atau masalah, KPI, pembaruan, atau perubahan pada proyek.