Pengertian Korespondensi adalah Kegiatan Saling Berkirim Surat, Ini Jenis dan Peranannya

1. Pengertian Korespondensi Menurut Djuharie

Pengertian korespondensi adalah komunikasi melalui surat karena memudahkan manusia. Kemudahan yang didapat sesuai pengertian korespondensi adalah biaya murah, tidak terikat waktu dan tempat, jangkauan luas, dapat diarsipkan, surat sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya dan surat dapat dibaca berulang kali.

2. Pengertian Korespondensi Menurut Nuraeni

Pengertian korespondensi adalah berkaitan dengan pekerjaan sekretaris yang terdiri dari:

- Menerima dan memilih surat masuk

- Menindaklanjuti surat masuk dengan menyampaikan ke pimpinan

- Membuat dan Menyusun surat keluar

3. Pengertian Korespondensi Menurut Finoza

Pengertian korespondensi adalah kegiatan berkirim surat oleh organisasi maupun perorangan.

4. Pengertian Korespondensi Menurut Purwanto

Pengertian korespondensi adalah suatu penyampaian yang berupa maksud melalui surat dari satu perusahaan atau organisasi kepada perusahaan atau organisasi lain dapat atas nama jabatan atau perorangan.

5. Pengertian Korespondensi Menurut Priansa dan Garnida

Pengertian korespondensi adalah komunikasi antara pegawai dengan orang lain. Korespondensi adalah seperti pegawai dengan instansi atau sebaliknya, pegawai dengan organisasi atau sebaliknya, instansi dengan instansi dan organisasi dengan organisasi dan sebagainya dengan menggunakan media surat.

6. Pengertian Korespondensi Menurut Sutrisno dan Renaldi

Pengertian korespondensi adalah teknik membuat surat dan komunikasi menggunakan surat

7. Pengertian Korespondensi Menurut The Liang Gie

Pengertian korespondensi adalah berasal dari Bahasa Inggris, correspondence yang mempunyai arti hubungan antara pihak satu dengan pihak lain yang saling berkirim surat. Biasanya dalam kegiatan resmi.

Ada dua jenis korespondensi dalam Purwanto (2011: 23) dan tiga ciri korespondensi Bratawidjaja (2014: 24) yang bisa diketahui. Ini penjelasannya melansir dari kajian teori penelitian yang diterbitkan Politeknik Negeri Sriwijaya.

Jenis-Jenis Korespondensi:

1. Jenis korespondensi ekstern adalah hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2. Jenis korespondensi intern adalah hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Ciri-Ciri Korespondensi:

1. Jelas

Ciri-ciri korespondensi adalah jelas yang artinya mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

2. Lugas

Ciri-ciri korespondensi adalah lugas yang artinya hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

3. Menarik dan Santun

Ciri-ciri korespondensi adalah menarik dan santun yang artinya bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair.

Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santun, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.

Ada tiga peranan korespondensi dalam Bratawidjaja (2014: 26). Sementara pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi ada enam dalam Bratawidjaja (2014: 28). Ini penjelasannya masih melansir sumber penelitian yang sama.

Peranan Korespondensi:

1. Menciptakan Surat yang Baik dan Jelas

Peranan korespondensi adalah menciptakan surat yang baik dan jelas. Dalam kehidupan sehari-hari kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih banyak terjadi.

Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat.

Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal diantaranya tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik.

2. Menciptakan Kerja Sama yang Baik

Peranan korespondensi adalah mampu menciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.

Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3. Menyebarkan Kegiatan

Peranan korespondensi adalah menyebarkan adanya kegiatan. Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.

Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Korespondensi:

1. Koresponden

Koresponden adalah orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangani surat.

2. Redaktur

Redaktur adalah orang yang menyusun naskah surat.

3. Sekretaris

Sekretaris adalah orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

4. Juru Ketik

Juru ketik adalah orang yang membantu memproduksi surat-surat.

5. Register

Register adalah orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

6. Kurir

Kurir adalah orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.