Fungsi Surat Dinas, Ciri-Ciri, dan Jenisnya yang Perlu Diketahui

Liputan6.com, Jakarta Fungsi surat dinas berkaitan dengan sebuah institusi atau lembaga. Surat dinas dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan. Fungsi surat dinas, ciri-ciri, serta jenis-jenisnya ini sangat penting untuk diketahui.

Surat dinas merupakan surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas juga sering diartikan sebagai surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas.

Fungsi surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu penugasan, pengumuman, izin, dan lain-lain, kepada staff di suatu instansi atau lembaga terkait. Surat dinas ini biasanya ditulis dengan bahasa baku dan formal, serta termasuk dalam kategori surat resmi.

Berikut Liputan6.com rangkum tentang fungsi surat dinas dari berbagai sumber, Rabu (11/9/2019).

2 dari 5 halaman

Ciri-Ciri Surat Dinas

Sebelum mengetahui fungsi surat dinas, tentunya kamu perlu tahu terlebuh dahulu bagaimana ciri-ciri surat dinas. Dengan begitu, kamu bisa membedakan surat dinas dengan jenis surat lainnya. Berikut ciri-ciri surat dinas yang perlu kamu ketahui:

- Ciri-ciri surat dinas yang pertama adalah menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

- Selain itu, surat dinas juga dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

- Surat dinas dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.

- Surat dinas tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu

- Di dalam surat dinas selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.

- Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu

- Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan

3 dari 5 halaman

Fungsi Surat Dinas

Mengingat fungsi surat dinas diperuntukkan untuk keperluan formal yang tak jarang terikat dengan hukum, surat resmi memiliki fungsi khusus yang berbeda dengan jenis surat umum lainnya.

- Fungsi surat dinas yang pertama yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

- Fungsi surat dinas selanjutnya adalah sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen dimana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

- Fungsi surat dinas berikutnya adalah sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

- Fungsi surat dinas lainnya yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

- Fungsi surat dinas juga sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan. Hal inilah yang juga membuat fungsi surat dinas diarsipkan.

4 dari 5 halaman

Jenis Surat Dinas

Setelah mengetahui ciri-ciri dan fungsi surat dinas, tentunya kamu juga perlu mengetahui jenis-jenis surat dinas yang umum ditemui. Berikut adalah jenis-jenis surat dinas yang perlu kamu ketahui:

Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah jenis surat dinas yang isinya menjelaskan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau tugas sehingga dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk.

Terdapat dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sementara itu, surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

Surat Perintah

Surat perintah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang berada di posisi atau jabatan lebih tinggi yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai. Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan banyak lainnya.

Surat Pengantar

Jenis surat dinas selanjutnya adalah surat pengantar. Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

Surat Edaran

Jenis surat dinas berikutnya adalah surat edaran. Surat Edaran pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada kalangan tertentu di mana isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu baik pada beberapa orang ataupun kepada banyak pihak sekaligus. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di sekolah, misalnya surat edaran pengumuman libur ujian yang dialamatkan kepada para orangtua murid.

5 dari 5 halaman

Jenis Surat Dinas Lainnya

Surat Undangan

Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi atau menghadiri acara tertentu. Contoh surat undangan misalnya surat, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.

Surat Keterangan

Jenis surat dinas selanjutnya adalah surat keterangan. Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja.

Surat ini berfungsi agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan untuk dinas.