Cara Membuat Proposal Kegiatan yang Benar, Ketahui Susunannya

Kata proposal berasal dari bahasa Inggris “to propose” yang artinya mengajukan. Menurut KBBI, proposal adalah rencana yang dituangkan ke dalam bentuk rancangan kerja. Proposal adalah suatu rancangan kegiatan atau kerja yang disusun secara sistematis dan terperinci sesuai standar oleh seseorang atau kelompol untuk diajukan kepada pihak yang dikehendaki dalam mendapatkan persetujuan maupun bantuan.

Proposal dibuat untuk menjelasakan rencana dan tujuan suatu kegiatan secara jelas dan detail, sehingga orang yang membacanya dapat memahami isinya. Dalam proposal, akan terlihat rincian kegiatan yang akan dilakukan, serta di dalamnya biasa terdapat rincian tentang dana yang dibutuhkan dalam pelaksanaannya.

Cara membuat proposal kegiatan yang paling penting adalah menyusunnya sesuai dengan sistematika yang benar. Berikut susunan proposal kegiatan:

Halaman judul

Halaman judul atau cover berisi judul kegiatan dan nama penyelenggara. Buatlah judul proposal yang menarik agar pihak terkait juga tertarik untuk berpartisipasi.

Latar belakang

Latar belakang adalah bagian proposal yang berisi pengenalan tentang organisasi penyelenggara dan kegiatan itu sendiri. Sebisa mungkin uraikan latar belakang kegiatan yang akan diselenggarakan.

Latar belakang biasanya berisi tiga bagian. Bagian ini meliputi pendahuluan, isi, dan penutup. Isi dari bagian-bagian ini meliputi kalimat atau maksud umum ke maksud khusus.

Nama kegiatan

Nama kegiatan berisi nama kegiatan yang digunakan dalam kegiatan yang diselenggarakan. Nama kegiatan biasanya sama dengan judul kegiatan di bagian halaman depan.

Tema kegiatan

Tema kegiatan memuat tema secara keseluruhan kegiatan yang akan diselenggarakan. Tema kegiatan mewakili seluruh tema atau gagasan yang diangkat dalam acara tersebut.

Tujuan kegiatan

Tujuan kegiatan berisi alasan untuk apa kegiatan tersebut diselenggarakan. Tujuan dapat terdiri lebih dari satu poin, dengan poin teratas merupakan poin yang paling penting. Tujuan kegiatan biasanya juga berisi manfaat atau hasil yang diharapkan dari diadakannya kegiatan tersebut.

Kegiatan

Bagian kegiatan menjelaskan bentuk kegiatan apa yang akan dilakukan dalam acara tersebut. Misalnya kegiatan diklat jurnalistik, bentuk kegiatannya seperti diskusi, pembekalan, simulasi wawancara, hingga latihan menulis.

Waktu dan tempat kegiatan

Bagian ini berisi rincian kapan dan di mana kegiatan akan dilaksanakan. Jika lokasi kegiatan berada di lebih dari satu tempat, maka semuanya perlu dicantumkan. Begitu pula dengan waktu penyelenggaraannya.

Susunan acara

Susunan acara berisi uraian pelaksanaan kegiatan dari dimulainya kegiatan sampai ditutupnya kegiatan. Susunan acara biasanya ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel. Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukankonfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan. Susunan acara perlu dijelaskan dengan rinci agar calon partisipan memiliki gambaran luas terkait kegiatan.

Penyelenggara kegiatan

Bagian penyelenggara kegiatan berisi keterangan pihak yang menjadi penyelenggara kegiatan. Biasanya penyelenggara adalah suatu kelompok organisasi atau kelompok yang akan melaksanakan kegiatan. Pada bagian penyelenggara perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariatyang dapat dihubungi.

Susunan panitia

Susunan panitia berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk dari kegiatan tersebut. Susunan panitia ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelasdengan siapa pihaknya akan bekerjasama.

Estimasi dana

Estimasi dana berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang diperlukan. Estimasi dana disusun secara sederhana tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan keuangan. Estimasi dana merupakan bagian penting dalam cara membuat proposal kegiatan yang ditujukan untuk donatur maupun sponsor.

Peserta

Bagian peserta berisi keterangan tentang siapa yang akan ikut dalam kegiatan yang diselenggarakan. Orang yang menjadi peserta sesuai dengan jenis kegiatan yang direncanakan.

Penutup

Penutup berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan. Pada bagian paling akhir terdapat tanda tangan Ketua Pelaksana dan diketahui Penanggungjawab kegiatan.

Penawaran Kerjasama

Pada bagian proposal kegiatan, terdapat bagian tambahan untuk donatur atau sponsor. Bagian ini berisi penawaran kerjasama kepada pihak sponsor atau donatur.

Donatur

Donatur biasanya adalah pihak yang memiliki ketertarikan terhadap jenis kegiatan yangdirencanakan dan bersedia membantu kelancaran kegiatan secara positif. Bantuan biasanya berupa bantuan materil baik itu dana atau badang yang diberikan secara cuma-cuma tanpa timbal balik.

Sponsor

Sponsor adalah pihak yang jenis kerjasamanya bersifat saling menguntungkan antara pihak panitia dengan pihak sponsor. Pihak sponsor biasanya adalah pihak yang sedang melakukan promosi/pemasaran terhadap suatu produk atau jasa tertentu.