SOP adalah Prosedur Operasi Standar, Prinsip, Jenis, dan Formatnya

Ilustrasi Foto Bekerja di Kantor (iStockphoto)

Liputan6.com, Jakarta SOP adalah sebuah standar yang biasa diterapkan dalam pemerintahan maupun umum. SOP adalah langkah menjadikan sebuah prosedur lebih konsisten. Prosedur yang konsisten meningkatkan peluang melakukan pekerjaan berkualitas tinggi.

SOP adalah dokumen yang biasanya memberi petunjuk langkah tentang melakukan suatu pekerjaan. Isi dari SOP adalah tujuan, ruang lingkup, persyaratan, tanggung jawab, dan langkah atau prosedur yang harus dilakukan.

SOP adalah pedoman yang dimiliki hampir di tiap institusi atau kelompok formal seperti pemerintahan, perusahaan swasta, atau bahkan organisasi tertentu. SOP adalah instrumen yang juga memiliki jenis dan formatnya sendiri.

SOP adalah standar yang bahkan diatur dalam peraturan menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Berikut pengertian SOP, prinsip, jenis, dan formatnya, dirangkum Liputan6.com dari Peraturan Menteri PAN RB PER/21/M.PAN/11/2008, Senin (11/10/2021).

2 dari 6 halaman

Apa itu SOP?

Work From Home — Ilustrasi Kerja (Foto: DarkWorkX/Pixabay)

SOP adalah sinkatan dari standard operating procedure yang berarti prosedur operasi standar. SOP adalah sebuah alur atau cara kerja yang sudah terstandarisasi. Ini mencakup penerapan operasional mulai dari teknis hingga administrasi.

SOP adalah prosedur khusus untuk menjelaskan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan peraturan.

Menurut Peraturan Menteri PAN RB PER/21/M.PAN/11/2008, SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

3 dari 6 halaman

Prinsip-prinsip penyusunan SOP

Persyaratan Pendaftaran Pernikahan — Ilustrasi Dokumen Credit: unsplash.com/Scott

Menurut Peraturan Menteri PAN RB PER/21/M.PAN/11/2008, penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

Kemudahan dan kejelasan

Kemudahan dan kejelasan dalam SOP adalah salah satu prinsip penting. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan seseorang sama sekali baru dalam tugas pelaksanaan tugasnya.

Efisiensi dan efektivitas

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.

Keselarasan

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait.

Keterukuran

Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

Dinamis

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

Berorientasi pada pengguna

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer's needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna. Kepatuhan hukum.

Kepatuhan hukum

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.

Kepastian hukum

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

4 dari 6 halaman

Prinsip-prinsip pelaksanaan SOP

Dokumen — Ilustrasi dokumen. (Pexels.com/Andrea Piacquadio)

Prinsip-prinsip pelaksanaan SOP adalah:

Konsisten

SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

Komitmen

SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.

Perbaikan berkelanjutan

Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benarbenar efisien dan efektif.

Mengikat

SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.

Seluruh unsur memiliki peran penting

Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

Terdokumentasl dengan baik

Seluruh prosedur yang telah distandarkanharus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

5 dari 6 halaman

Jenis SOP

Jenjang Karir yang Jelas — Ilustrasi Rapat di Kantor Credit: unsplash.com/Campaign

SOP dapat dibedakan ke dalam dua jenis, yaitu:

SOP Teknis

SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis.Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang antara lain: teknik, seperti: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alatalat, dan lainnya; kesehatan, pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check up, dan lain-lain.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis dapat diterapkan pada bidang-bidang antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya.

SOP Administratif

Secara administratif, SOP adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

Dalam lingkup mikro, SOP administratif disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai level unit organisasi yang paling kecil sampai pada level organisasi secara utuh, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

6 dari 6 halaman

Format SOP

Gambar Ilustrasi Menjalankan Protokol Kesehatan Pada Klaster Perkantoran — Sumber: Freepik

Langkah sederhana

Langkah sederhana atau simple step dalam SOP adalah format yang dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun. Dan biasanya merupakan prosedur rutin. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek.

Tahapan berurutan

Format tahapan berurutan dalam SOP adalah pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.

Grafik

Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Hal ini memudahkan bagi pegawai dalam melaksanakan prosedur. Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram.

Diagram Alir

Diagram Alir atau flowchart dalam SOP adalah format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.