Inventaris Adalah Barang-Barang Milik Institusi, Pahami Pengertian dan Manfaatnya

Berikut ini terdapat sejumlah pendapat mengenai pengertian inventaris menurut para ahli, yaitu:

Soemarso S.R

Soemarsono menjelaskan bahwa inventaris adalah seluruh barang yang dimanfaatkan oleh perusahaan atau karton yang menyertakan jumlah, harga, jenis, dan juga keadaannya.

Muhammad Ali

Beliau menerangkan bahwa inventaris adalah suatu daftar yang berisi seluruh barang milik perusahaan yang digunakan untuk menjalankan tugas perusahaan. Daftar yang dimaksud tersebut adalah catatan terkait seluruh alat dan juga bahan yang disediakan agar bisa dimanfaatkan dalam pengelolaan bisnis yang dijalankan ataupun sebagai alat operasional perusahaan.

1. Memudahkan kendali aset

Dengan inventarisasi, Anda akan mendapatkan kemudahan untuk melakukan kontrol dan pengendalian terhadap setiap aset atau barang yang dimiliki oleh perusahaan.

2. Membuat aset menjadi lebih aman

Dengan adanya data inventaris tentu saja hal itu akan membuat seluruh aset perusahaan akan lebih aman. Karena dengan data inventaris perusahaan akan tahu berapa aset yang dimiliki, kondisi aset, dan lokasi aset itu berada.

3. Menghemat keuangan perusahaan

Dengan inventarisasi yang baik dan akurat, Anda akan tahu aset apa saja yang sudah dimiliki dan kondisinya. Dengan itu Anda tidak perlu lagi membeli aset yang tidak esensial. Pengambilan keputusan pun jadi lebih tepat.

4. Sebagai dasar perhitungan kekayaan organisasi

Data inventaris juga bisa digunakan untuk menjadi acuan pada perhitungan kekayaan perusahaan dan penyaluran aset. Seluruh aset yang dimiliki oleh perusahaan, baik aset bergerak atau tidak adalah kekayaan yang perlu dilakukan pencatatan dalam inventaris.

5. Menjaga kepuasan pelanggan

Data inventaris yang akurat dapat memastikan proses bisnis bisa berjalan secara berkesinambungan. Dengan data yang lengkap, Anda jadi tahu kapan waktu untuk restock barang sehingga produk Anda tidak akan pernah sold out. Pelanggan setia pun jadi semakin puas karena mereka bisa terus mendapatkan produk yang mereka inginkan.

1. Pilih Penanggung Jawab Inventaris yang Tepat

Pilihlah salah satu dari staff Anda untuk dijadikan sebagai manajer inventaris. Mereka yang memiliki tanggung jawab pada inventaris harus benar-benar mengetahui seluk beluk terkait inventaris. Orang yang Anda pilih juga harus mampu memberikan laporan inventarisnya secara lengkap, seperti jumlah stok, stok yang masuk dan keluar, depresiasi, valuasi stok, dll. Selain itu, dia juga akan bertanggung jawab terkait audit inventaris, pengembalian barang, pengisian ulang, dll.

2. Optimalkan Keamanan di Gudang dan Toko

Meningkatkan keamanan di gudang dan juga toko adalah salah satu cara yang paling efektif lainnya dalam menjaga inventaris. Hal ini akan sangat dibutuhkan, khususnya bila Anda memiliki toko dengan ukuran yang besar dan jumlah yang banyak. Pasanglah kamera CCTV pada gudang dan koridor Anda, lalu pasang password tertentu pada pintu gudang Anda. Berikanlah hak akses masuk pada pegawai yang memang diberikan tanggung jawab dalam mengelola stok saja.

3. Beri Kode SKU dan Barcode untuk Setiap Barang

Pemberian kode SKU dan juga barcode pada barang sangat penting untuk memudahkan Anda dalam hal melacak stok. Hal ini juga dilakukan sebagai salah satu upaya dalam memastikan seluruh stok agar bisa tercatat dengan baik dan menghindari adanya kehilangan stok. Untuk memudahkan Anda dalam hal melacak stok dan juga membuat barcode, pilihlah suatu sistem barcode yang sudah terintegrasi dengan barcode scanner dan manajemen inventarisnya.

4. Pantau Tingkat Persediaan Stok

Memantau tingkat persediaan suatu stok secara berkala akan meminimalisir dari adanya penyusutan inventaris. Untuk itu, tentukanlah batas minimum pada stok Anda secara tepat waktu. Jika tingkat persediaan Anda mendekati batas minimum, maka itu artinya Anda harus segera bias melakukan pemesanan ulang atau produksi ulang. Hindari memesan atau memproduksi terlalu banyak, karena kelebihan stok akan membuat stok Anda menjadi tidak terurus. Untuk itu, Anda harus membuat suatu perkiraan untuk bisa menentukan jumlah stok yang tepat.

5. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala

Anda juga harus selalu melakukan audit inventaris secara rutin. Coba bandingkanlah jumlah stok yang Anda miliki di gudang atau di toko dengan jumlah yang sudah tercatat di komputer Anda. Biasanya, cara ini disebut juga dengan stocktaking. Pastikanlah agar tidak ada perbedaan pada jumlah stok sebenarnya dengan jumlah stok pada sistem. Anda bisa melakukan audit inventaris ini kapanpun Anda mau.

6. Otomatiskan Manajemen Inventaris Anda

Rasanya, tidak ada cara yang lebih efektif dan aman dalam mengelola tingkat persediaan gudang selain dengan menggunakan otomatisasi pada manajemen inventaris Anda. Melakukan pengecekan secara manual tentunya akan memerlukan waktu yang banyak dan hal tersebut menjadi tidak lagi efisien.