Cara Membuat Surat Resmi dengan Memperhatikan Bagian-Bagiannya

Menurut sifat isi dan asalnya, surat dibagi menjadi 3 jenis yang mungkin sudah banyak diketahui. Jenis-jenis surat tersebut adalah:

Surat Pribadi

Menurut sifat dan asalnya, jeis surat yang pertama adalah surat pribadi. Surat ini merupakan surat yang sifatnya pribadi. Biasanya dikirimkan kepada orang lain atau petugas dalam suatu lembaga.

Surat Dinas

Jenis surat selanjutnya adalah surat dinas. Surat dinas ini biasanya digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.

Surat Bisnis atau Surat Niaga

Surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha disebut juga dengan surat bisnis atau surat niaga.

Setiap surat memiliki bagian-bagian yang penting dan memiliki fungsi tersendiri. Letak bagian-bagian surat tersebut harus kamu pahami, terutama pada surat resmi dan surat bisnis. Seperti Liputan6.com kutip dari Diskominfo Rejang Lebong, pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian-bagian seperti berikut:

- Kepala surat

- Nomor surat

- Tanggal, bulan, dan tahun surat

- Lampiran

- Hal atau perihal

- Alamat

- Salam pembuka

- Isi surat

- Salam penutup

- Nama organisisasi

- Nama terang dan tanda tangan penaggung jawab surat

- Tembusan

Cara membuat surat tentunya harus dilakukan sesuai dengan format yang benar. Kamu bisa menerapkan cara membuat surat dengan memperhatikan bagian-bagiannya. Seperti Liputan6.com kutip dari Diskominfo Rejang Lebong, berikut cara membuat surat yang baik dan benar:

Kepala Surat

Cara membuat surat yang pertama adalah memperhatikan kepala surat. Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat, yang digunakan sebagai identitas dari lembaga atau instansi yang mengirim surat. Di dalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.

Nomor Surat

Selain kepala surat, setiap surat resmi atau surat dinas juga biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat ini memiliki banyak fungsi, di antaranya adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip, sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu, memudahkan mencari surat apabila dibutuhkan lagi, mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu, dan sebagai referensi bila diperlukan.

Contoh nomor surat: AAA/001/GG-YYY/PP/XX/TT

AAA = Kode Surat

001 = Nomor Surat Berurut

GG-YYY = Kode Chapter

PP = Kode Pengurus yang mengeluarkan

XX = Bulan Keluarnya Surat Dalam Romawi (I, II, III, IV, V, dsb)

Tanggal Surat

Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis. Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan di belakang angka tahun diberi titik (.)

Contoh:

- 15 September 2021

- Yogyakarta, 15 September 2021.

Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Penulisan “lampiran” berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

Hal atau Perihal

Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat, pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan di dalam surat tersebut.

Alamat Surat

Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona .

- Jika ditujukan kepada perorangan

Contoh:

Yth. Bapak Fery Najamudin, SH

Jln. Talang Rimbo

Curup Tengah 39113

- Jika ditujukan kepada nama jabatan

Contoh:

Yth. Direktur PT Telekomunikasi Indonesia

Jln. RA Kartini 39112

Curup, Bengkulu

- Jika ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan

Contoh:

PT ALAT POS KASIR

Jln. RA Kartini 39112

Curup, Bengkulu

Salam Pembuka

Salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat. Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :

- Dengan hormat,

- Salam Hormat,

- Assalamualaikum Wr. Wb.,

- Salam sejahtera,

Isi Surat/ Tubuh Surat

Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat, dan alinea penutup.

a. Alinea pembuka

Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alinea pembuka berfungsi untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.

Contoh:

- Dengan ini kami memberitahukan bahwa…………

- Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa……….

- Sehubungan dengan surat Saudara tanggal………No………….

- Bersama ini kami lampirkan………..

b. Isi surat

Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain-lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien.

c. Alinea penutup

Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. Biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh:

- Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

- Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.

- Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

Salam Penutup

Salam penutup terdapat di antara alinea penutup dan tanda tangan pengirim. Contoh salam penutup:

- Hormat kami,

- Salam kami,

- Wassalam,

Nama Organisasi atau Lembaga

Cara membuat surat yang tak kalah penting adalah mencantumkan nama organisasi atau lembaga. Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi.

Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab

Surat ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan.

Tembusan

Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakkan di sudut kiri bawah dengan menuliskan tembusan atau tindasan atau distribusi kepada.

Contoh:

- Menteri Agama RI.

- Gubernur Sumatera Barat.

- Walikota Bandung.