Surat Dinas adalah Memuat Masalah Kedinasan, Ini Ciri-Ciri, Struktur, Jenis, dan Fungsinya

Surat dinas adalah surat resmi yang memuat masalah kedinasan. Surat dinas umumnya dibuat oleh instansi atau lembaga tertentu. Peran utama dari surat dinas adalah untuk keperluan kedinasan.

Isi surat dinas adalah penyampaian pengumuman, pemberian izin, pemberian tugas, dan masih banyak lagi. Mengingat surat dinas adalah surat resmi, maka penulisannya harus formal dan menggunakan bahasa yang baku.

Kamus Besar Bahasa Indonesia menafsirkan surat dinas adalah surat yang telah dikeluarkan oleh kantor pemerintah maupun instansi atau lembaga resmi. Bila dikaitkan dengan pejabat, maka surat dinas adalah bentuk lain dari surat jabatan.

1. Surat dinas adalah menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

2. Surat dinas adalah dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

3. Surat dinas adalah dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.

4. Surat dinas adalah tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.

5. Surat dinas adalah selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.

6. Surat dinas adalah selalu dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

7. Surat dinas adalah terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan.

Syarat Surat Dinas

1. Format surat dinas harus dibuat sesuai standar surat resmi dengan format yang teratur.

2. Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.

3. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas ialah bahasa baku, sopan, dan mudah dimengerti.

4. Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/instansi yang mengeluarkannya.

5. Format penulisan harus baik dan sesuai dengan format surat dinas.

Struktur Surat Dinas

Untuk membuat surat dinas, strukturnya harus dipahami terlebih dahulu. Dalam struktur surat dinas adalah memuat hal-hal yang resmi, baku, dan berkaitan dengan kedinasan.

Berikut struktur surat dinas:

1. Kepala surat (kop surat)

- Logo agensi atau institusi

- Nama agensi atau institusi

- Alamat, nomor, telepon/faks dan agensi/lembaga

2. Nomor surat

Setiap lembaga atau instansi yang mengajukan surat, harus berisi nomor surat. Nomor surat memudahkan untuk melihat berapa banyak surat dalam setahun.

3. Tanggal surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal. Hal tersebut berguna sebagai informasi kapan surat tersebut dibuat.

4. Lampiran atau hal

Terkadang lampiran ditambahkan ke surat resmi, dokumen lain yang mendukung.

5. Alamat tujuan

Alamat yang diberikan dalam surat resmi, berisi alamat lengkap tujuan untuk memudahkan pengirim surat tersebut.

6. Salam pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus formal serta menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi surat

Isi surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat resmi. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, tepat, jelas, dan tidak bertele-tele.

8. Salam penutup

Terlepas dari salam pembuka, selalu ada salam penutup untuk menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda tangan pengirim surat

Bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

10. Tembusan

Salinan atau tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin diketahui pihak lain.

Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah jenis surat dinas yang isinya menjelaskan pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak. Terutama kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri.

Terdapat dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sementara itu, surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

Surat Perintah

Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang berada di posisi atau jabatan lebih tinggi yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai. Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan banyak lainnya.

Surat Pengantar

Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

Surat Edaran

Surat Edaran pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada kalangan tertentu. Isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu baik pada beberapa orang ataupun kepada banyak pihak sekaligus. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di sekolah. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian yang dialamatkan kepada para orangtua murid.

Surat Undangan

Surat undangan biasa digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi atau menghadiri acara tertentu. Contoh surat undangan misalnya surat, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.

Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja.

Surat ini berfungsi agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan untuk dinas.

1. Fungsi surat dinas adalah sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

2. Fungsi surat dinas adalah sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

3. Fungsi surat dinas adalah sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan di mana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

4. Fungsi surat dinas adalah sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

5. Fungsi surat dinas adalah sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan. Hal inilah yang juga membuat fungsi surat dinas diarsipkan.