Cara Membuat Jurnal Umum dalam Akuntansi, Beserta Pengertian dan Fungsinya

Sebelum mengetahui cara membuat jurnal umum, alangkah baiknya bila anda memahami terlebih dahulu pengertian jurnal umum. Pengertian Jurnal umum adalah sebuah jurnal yang dipakai untuk mencatat semua jenis bukti transaksi keuangan yang muncul dari semua transaksi keuangan suatu perusahaan dalam periode tertentu.

Secara etimologis kata jurnal berasal dari bahasa Perancis, yaitu Jour yang artinya hari. Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat berbagai aktivitas transaksi keuangan secara kronologis sesuai tanggal dengan mencantumkan nama transaksi, kelompok akun, dan nominalnya pada kolom debit atau kredit.

Secara sederhana, pengertian jurnal umum secara singkat adalah sebuah jurnal yang dipakai untuk mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi dalam periode tertentu untuk kemudahan pengelolaan keuangan baik bagi pihak internal maupun eksternal organisasi.

Ada beberapa fungsi jurnal umum adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Historis

Sebab penjurnalan dilakukan secara kronologis, maka segala transaksi dicatat berdasar urutan tanggal dan diterapkan dalam keseharian. Jurnal ini kemudian juga dapat mendeskripsikan kegiatan perusahaan setiap harinya, berurutan dan berkelanjutan. Inilah yang kemudian membuat jurnal ini memiliki fungsi historis, yang merekam segala catatan transaksi secara sistematis, memudahkan untuk melakukan pelacakan riwayat dan sebagainya.

2. Fungsi Pencatatan

Seperti halnya jurnal lain, tentu saja jurnal jenis ini juga memiliki fungsi sebagai pencatatan atau dokumentasi. Ini karena setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan akan selalu dibukukan. Artinya, adanya perubahan modal, biaya, kekayaan maupun pendapatan, akan dicatatkan dulu di jurnal umum yang kemudian dijadikan bahan penyusunan laporan keuangan di akhir periode.

3. Fungsi Analisis

Meskipun terkesan seperti buku harian, nyatanya menginput data di jurnal ini juga tidak dilakukan secara asal. Setiap record atau catatan transaksi dalam jurnal umum merupakan hasil analisis transaksi. Transaksi diidentifikasi sebagai kredit dan debit yang juga meliputi klasifikasi terhadap akun, dan nilai transaksinya. Dengan demikian, jurnal umum adalah telah memenuhi syarat untuk memiliki fungsi analisis.

4. Fungsi Instruksi

Selain ketiga fungsi yang disebutkan di atas, ternyata jurnal ini tak sekedar catatan harian karena ia juga memiliki fungsi instruktif pada proses input data di buku besar. Hal ini karena pencatatan di jurnal jenis ini tak berhenti sebatas dokumen transaksi saja, melainkan juga berupa petunjuk untuk kredit atau debit.

5. Fungsi Informatif

Sebagai sebuah catatan, tentu saja jurnal umum memuat sejumlah besar informasi serta detail terkait bukti pencatatan transaksi yang pernah terjadi. Dengan adanya jurnal jenis ini, berbagai informasi relevan dapat memudahkan pihak internal maupun eksternal perusahaan dalam urusan pengelolaan keuangan.

Berdasarkan fungsinya, ada beberapa manfaat jurnal umum dalam akuntansi, diantaranya:

1. Untuk mendapatkan informasi tentang akan terjadinya pertambahan atau pengurangan suatu perkiraan.
2. Untuk mengetahui jumlah yang akan dicatat pada satu atau lebih perkiraan.
3. Mengetahui jumlah yang didebat atau di kredit bahwa harus seimbang.
4. Untuk mengetahui jumlah yang sudah diposting ke perkiraan yang tepat pada general journal sesuai pekerjaannya dengan membuat tanda (referensi).
5. Untuk mengetahui jumlah yang sudah diposting ke perkiraan yang tepat pada general journal sesuai nomor perkiraannya dengan membuat tanda (referensi).

Untuk bisa membuat jurnal umum dengan baik perlu beberapa langkah berikut ini untuk diterapkan. Simak beberapa cara membuat jurnal umum ini, diantaranya:

1. Pahami Persamaan Akuntansi

Cara membuat jurnal umum yang pertama adalah paham persamaan akuntansi. Pemahaman ini penting agar tahu bagaimana cara mencatat transaksi dalam jurnal, akun mana yang harus digunakan hingga posisi debit-kredit yang benar. Dengan pemahaman ini maka nantinya bisa menjurnal dengan lebih cepat dan tepat.

2. Kumpulkan dan Identifikasi Bukti Transaksi

Cara membuat jurnal umum yang selanjutnya adalah mengumpulkan bukti transaksi seperti invoice, nota, faktur atau bahkan kuitansi. Kemudian, lanjutkan dengan identifikasi transaksi. Ingat, hanya transaksi yang mengakibatkan perubahan posisi keuangan saja yang boleh dicatat dalam jurnal. Dalam satu transaksi, minimal ada dua akun yang pasti terpengaruh.

3. Pencatatan Jurnal Umum

Cara membuat jurnal umum yang selanjutnya adalah bisa melakukan pencatatan transaksi yang sudah diidentifikasi ke dalam jurnal. Sistem pencatatan ini akan menggunakan double-entry system yaitu setiap transaksi yang dicatat akan memiliki dampak pada dua posisi keuangan (debit dan kredit) dalam jumlah yang sama.