PO Adalah Pesanan Pembelian, Ketahui Fungsi dan Prosedur Pembuatannya

Menurut Willem Siahaya, Purchase Order atau PO adalah bentuk kontrak antara pengguna dengan pemasok barang dalam pelaksanaan pengadaan barang. Secara sederhana, definisi PO adalah suatu kegiatan pemesanan suatu barang atau jasa yang dilakukan oleh pembeli dan diajukan ke pihak penjual. Dalam pengajuannya biasanya pihak pembeli sudah mencantumkan spesifikasi atau informasi lengkap mengenai barang yang akan dipesan atau dibelinya dari pihak penjual.

Secara umum, PO adalah dokumen yang secara hukum mengikat yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual.  Dalam PO berisi informasi jumlah dan jenis yang dipesan pembeli dan sebagainya. Dengan membuat PO, maka pembeli menyatakan komitmennya untuk membeli barang atau jasa sesuai kesepakatan.

Sementara menurut laman Shopify, arti PO adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli yang berkomitmen untuk membayar penjual atas penjualan produk atau layanan tertentu yang akan dikirimkan di masa mendatang.

Setiap PO memiliki nomor unik yang terkait dengannya yang membantu pembeli dan penjual melacak pengiriman dan pembayaran. Secara sederhana, arti PO adalah bukti pemesanan barang dari supplier oleh konsumen. Terkadang, makna PO adalah dokumen kontrak.

Pembuatan PO saat akan melakukan proses pembelian barang memang membuat transaksi semakin lama terjadi. Namun, dibalik itu, purchase order memiliki berbagai manfaat yang penting dan dibutuhkan oleh pihak pembeli dan penjual. Yang pasti, keberadaan purchase order tersebut membuat potensi munculnya kendala pada kegiatan transaksi menjadi lebih kecil. Berikut adalah fungsi PO dalam melakukan transaksi dalam jumlah besar, yaitu:

1. Meminimalisir Kesalahan Pemesanan

Dengan adanya PO, pihak pembeli dapat mencantumkan identitas bisnis atau perusahaan sehingga menutup kemungkinan terjadinya salah pemesanan atau barang datang tidak sesuai yang dipesan.

2. Memberikan Informasi Secara Terperinci

Pihak pembeli bisa menginformasikan detail apa saja dari barang yang akan dipesan. Sebagai contoh adalah nama produk, merek, harga, jumlah yang akan dibeli, hingga informasi penting lainnya terkait barang yang akan dibeli.

3. Transaksi Berjalan Lebih Akurat

Pembeli perlu menuliskan dengan jelas nama produsen, supplier, atau penjual yang dituju agar proses transaksi berjalan akurat. Bila perlu, cantumkan pula media yang berperan sebagai tempat mengiklankan barang yang diproduksi.

4. Tracking Pesanan Menjadi Lebih Mudah

Pembuatan PO juga membuat penelusuran pesanan dan proses pelayanan menjadi lebih mudah dilakukan. Hal ini bisa terjadi karena purchase order biasanya memiliki nomor PO.

5. Memudahkan Penjual dalam Memproses Pesanan

Terakhir, purchase order yang berisi cara pengiriman pesanan, waktu pengiriman, serta metode pembayaran bisa memudahkan penjual untuk memproses pesanan. Hal ini juga bertujuan agar pembeli dapat menerima barang sesuai dengan waktu yang diinginkan dan tidak menghambat proses produksi.

Dalam pembuatan PO artinya tidak sembarangan. Ada prosedur dalam pembuatan PO dalam masing-masing perusahaan. Berikut ini format standar PO yang lazim ditemui, yaitu:

1. Nama Pembeli

PO artinya sudah pasti harus mencantumkan nama pembeli sebagai pihak yang menerbitkan PO. Informasi ini juga mencakup nomor telepon pembeli dan alamatnya. 

2. Tanggal Pembuatan

Tanggal pembuatan PO diperlukan sebagai dokumentasi. Tanggal ini penting untuk mengetahui kapan barang atau jasa dipesan saat dilakukan audut atau pemeriksaan.

3. Nomor PO

Nomor PO juga bersifat penting. Itu sebabnya, PO seringkali dibuat rangkap, pertama dipakai sebagai arsip dan kedua untuk dikirimkan kepada penjual.

4. Detail Pemesanan

Sebab digunakan sebagai dokumen pemesanan, maka arti PO sudah disertai dengan informasi produk atau jasa yang akan dipesan. Informasi meliputi jumlah barang yang akan dipesan dan spesifikasinya seperti ukuran, warna, harga, kualitas, dan sebagainya.

5. Pengiriman

Sebab digunakan sebagai dokumen pembelian, maka arti PO juga disertai dengan metode pengirimannya. 

Berikut ini prosedur pembuatan PO yang penting Anda ketahui, diantaranya:

1. Pemilik toko membuat pesanan pembelian yang menjelaskan dengan tepat apa yang mereka butuhkan dari pemasok.
2. Jika pemasok memiliki persediaan untuk memenuhi pesanan, mereka akan menerima pesanan pembelian, memenuhinya, dan mengirimkan barang pada tanggal jatuh tempo yang disepakati.
3. Pemasok kemudian akan mengirimkan tagihan atau faktur penjualan untuk barang yang dibeli.
4. Pembeli membayar barang tersebut, dan penjualan diproses melalui sistem ekspedisi atau pengiriman dari penjual.

Keuntungan PO bagi pembeli adalah kemampuan untuk memesan tanpa pembayaran segera. Bagi pembeli, pesanan pembelian berguna untuk melacak inventaris dan riwayat pembelian. Ditambah lagi, pembeli bisa memesan barang terlebih dahulu tanpa harus langsung membayar. Dari sudut pandang penjual, PO adalah cara untuk menawarkan kredit kepada pembeli tanpa risiko, karena pembeli berkewajiban untuk membayar setelah produk atau layanan dikirimkan. Selain itu bagi penjual, pesanan pembelian membantu melacak inventaris, pesanan berulang, dan banyak lagi. Selain itu, dokumentasi dalam arti PO ini bersifat mengikat pembeli untuk membayar setelah pesanan dipenuhi, sehingga memberikan ketenangan pikiran dan keamanan hukum kepada penjual.