Disposisi adalah Surat Perintah, Berikut Struktur, Fungsi, dan Alur Pencatatan

Surat disposisi adalah sebuah surat yang berfungsi untuk mengkomunikasikan pendapat atau instruksi dari seorang pejabat kepada pihak lain dalam sebuah organisasi atau institusi. Surat ini mengandung disposisi, yaitu pendapat atau arahan dari pejabat terkait tindakan yang harus diambil terkait suatu urusan atau masalah yang terdapat dalam surat dinas atau dokumen lainnya.

Dalam surat disposisi, pejabat yang berwenang akan menuliskan pendapat atau instruksi secara tertulis mengenai bagaimana urusan tersebut harus ditangani atau dijalankan oleh penerima disposisi, yang biasanya adalah staf atau departemen terkait. Surat disposisi umumnya mencakup informasi seperti tindakan yang harus dilakukan, batas waktu, tanggung jawab penerima disposisi, dan informasi terkait lainnya yang relevan.

Tujuan utama dari surat disposisi adalah untuk memastikan bahwa pesan atau instruksi yang diberikan oleh pejabat dapat dipahami dan dijalankan dengan baik oleh penerima disposisi. Surat ini membantu dalam mengatur tindak lanjut yang harus dilakukan oleh staf atau departemen terkait agar urusan atau masalah yang ada dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien.

Surat disposisi umumnya digunakan dalam lingkungan perkantoran, terutama di bidang administrasi, untuk mengalirkan informasi dan memfasilitasi kerja sama antara berbagai pihak dalam organisasi.

Meski zaman telah beralih ke era digital, akan tetapi aktivitas surat menyurat tetap berlangsung seperti biasa. Ini karena surat disposisi memiliki fungsi untuk memberikan petunjuk atau instruksi kepada bawahan mengenai tindakan yang harus dilakukan.

Oleh karena itu, disposisi surat menjadi suatu keharusan dalam perusahaan agar staf administrasi dapat mengetahui tindakan yang harus dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar, dengan mempertimbangkan perintah dari atasan. Adapun fungsi dan manfaat surat disposisi adalah sebagai berikut:

1. Koordinasi dan Komunikasi

Salah satu manfaat surat disposisi adalah memfasilitasi koordinasi dan komunikasi antara pejabat dengan penerima disposisi atau departemen terkait. Surat ini memastikan bahwa instruksi atau pendapat yang diberikan oleh pejabat dapat dipahami dengan jelas dan dijalankan oleh penerima disposisi.

2. Pengorganisasian Tindak Lanjut

Manfaat berikutnya dari surat disposisi adalah untuk membantu mengorganisir tindak lanjut terhadap suatu urusan atau masalah. Dengan menyediakan instruksi tertulis, surat ini memastikan bahwa penerima disposisi tahu dengan pasti apa yang harus dilakukan, batas waktu yang ditetapkan, dan tanggung jawab yang harus mereka laksanakan.

3. Peningkatan Efisiensi dan Efektivitas

Manfaat lain dari surat disposisi adalah untuk membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam penanganan urusan atau masalah. Dengan mengarahkan tindakan yang diperlukan secara spesifik, surat ini menghindari kebingungan atau kesalahan yang mungkin terjadi. Hal ini memastikan bahwa pekerjaan dikerjakan dengan tepat dan tepat waktu.

4. Pengendalian dan Pemantauan

Selanjutnya, manfaat surat disposisi adalah agar memungkinkan pejabat atau manajemen untuk mengendalikan dan memantau proses tindak lanjut. Mereka dapat melacak kemajuan, memastikan bahwa instruksi telah dijalankan, dan melakukan tindakan korektif jika diperlukan.

5. Dokumentasi dan Bukti

Surat disposisi menyediakan dokumen tertulis yang mencatat instruksi atau pendapat pejabat. Ini penting untuk keperluan dokumentasi, audit, dan pembuktian jika diperlukan di masa depan.

6. Jaminan Kepatuhan

Fungsi surat disposisi adalah memastikan bahwa tindakan yang diambil oleh penerima disposisi sesuai dengan kebijakan, prosedur, atau regulasi yang berlaku. Ini membantu menjaga kepatuhan terhadap peraturan dan standar yang ditetapkan.

7. Transparansi dan Akuntabilitas

Surat disposisi menghasilkan transparansi dan akuntabilitas dalam tindakan yang dilakukan oleh penerima disposisi. Semua instruksi atau pendapat tertulis, serta tindakan yang diambil, dapat dilihat dan ditelusuri oleh pihak terkait.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, surat disposisi adalah sebuah surat yang dibuat untuk memberikan perintah atau instruksi secara tertulis mengenai bagaimana suatu urusan harus ditangani atau dijalankan oleh penerima surat.

Sama seperti kebanyakan surat lainnya, surat disposisi adalah sebuah surat yang ditulis dengan struktur tertentu. Berikut adalah komponen-komponen yang umumnya terdapat dalam struktur surat disposisi:

1. Penerima Surat/Tujuan Surat

Bagian ini berisi identitas atau nama pihak yang akan menerima disposisi. Biasanya mencakup jabatan atau departemen yang bersangkutan.

2. Pengirim Surat

Bagian ini berisi identitas atau nama pejabat yang mengeluarkan disposisi. Disertai dengan jabatan atau departemen yang terkait.

3. Perihal

Bagian ini menjelaskan secara singkat urusan atau masalah yang menjadi subjek disposisi.

4. Isi Disposisi

Bagian ini merupakan inti dari surat disposisi. Isi disposisi adalah arahan atau instruksi dari pejabat yang harus diikuti oleh penerima disposisi. Isi disposisi sebaiknya jelas, konkret, dan terperinci agar penerima disposisi dapat memahami dengan baik apa yang diharapkan dari mereka.

5. Lampiran

Jika terdapat dokumen atau surat dinas terkait yang perlu dilihat atau ditindaklanjuti oleh penerima disposisi, lampiran dapat disebutkan dalam surat disposisi. Lampiran ini dapat membantu penerima disposisi memahami konteks atau informasi tambahan yang relevan.

6. Tanggal dan Nomor Surat

Bagian ini mencantumkan tanggal pengeluaran surat disposisi serta nomor surat yang unik untuk keperluan pengarsipan dan referensi di masa depan.

7. Tanda Tangan dan Cap

Surat disposisi adalah salah satu jenis surat resmi, oleh karena itu biasanya ditandatangani oleh pejabat yang mengeluarkan disposisi, disertai dengan cap atau tanda tangan resmi yang sah. Hal ini menegaskan keabsahan dan keputusan pejabat terkait.

Struktur ini bisa saja berbeda, tergantung pada kebijakan atau aturan yang berlaku di organisasi atau institusi tertentu. Namun, secara umum, komponen-komponen tersebut memberikan kerangka dasar yang jelas dalam penyusunan surat disposisi.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, surat disposisi adalah sebuah surat yang berisi sebuah perintah atau instruksi dari pejabat, agar suatu urusan agar segera ditindaklanjuti oleh penerimanya. Sebelum suatu urusan ditindaklanjuti, surat disposisi harus melalui alur pencatatan sehingga suatu urusan dapat ditangani dengan baik. Adapun alur pencatatan surat disposisi adalah sebagai berikut:

Surat masuk diterima oleh staf biro umum dari kurir, dan lembar tanda terima surat ditandatangani sebagai bukti penerimaan. Tanda tangan ini penting untuk menunjukkan bahwa surat telah diterima. Tanpa bukti tanda tangan, surat masuk tidak akan disampaikan sampai ada bukti penerimaan pada lembar tanda terima surat.

1. Staf biro umum memisahkan surat masuk menjadi dua kategori, yaitu surat masuk dari internal (misalnya Nota Dinas) dan surat masuk dari eksternal (misalnya permohonan peminjaman tempat, permohonan biaya, permohonan piala Gubernur, dan lain-lain). Pemisahan ini dilakukan untuk memudahkan pencatatan dan pengelolaan surat, serta untuk memprioritaskan surat penting yang perlu ditangani terlebih dahulu.

2. Setelah pemisahan, surat masuk dicatat pada lembar disposisi yang berbentuk rangkap dua, dengan warna pink dan putih. Setelah pencatatan selesai, lembar disposisi rangkap dua tersebut akan dipisahkan. Lembar disposisi berwarna pink akan diberikan kepada departemen atau bagian terkait, sedangkan lembar disposisi berwarna putih akan disimpan sebagai arsip.

3. Setelah surat diberikan lembar disposisi, surat tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk memberikan instruksi agar surat dapat ditindaklanjuti sesuai perintah dan instruksi dari pimpinan.

4. Setelah instruksi diberikan oleh pimpinan, lembar disposisi diinput ke dalam sistem untuk memudahkan pencarian data dan sebagai arsip instansi.

5. Setelah diinput ke dalam sistem, surat yang telah diberikan lembar disposisi didistribusikan kepada departemen atau bagian yang terkait. Tujuannya adalah agar surat dapat ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi yang diberikan.

6. Setelah didistribusikan dan ditindaklanjuti, pencatatan surat pada lembar disposisi dianggap selesai.