Fax Adalah Mesin Pengirim Dokumen, Ketahui Jenis dan Cara Menggunakannya

Fax adalah singkatan dari faksimile atau faximile. Mesin ini digunakan untuk mengirimkan dan menerima dokumen secara fisik melalui jaringan telepon analog atau internet. Faximile bekerja dengan menggabungkan fungsi telepon, scanner, printer, dan mesin fotokopi dalam satu perangkat.

Dokumen yang dikirim dan diterima melalui faximile akan memiliki salinan yang sangat mirip dengan aslinya. Keuntungan utama penggunaan faximile adalah kemampuannya untuk mengirimkan dokumen fisik tanpa melalui banyak perantara, seperti pengiriman melalui jasa kurir atau melalui aplikasi digital seperti email atau pesan instan.

Mesin fax adalah alat komunikasi yang dinilai lebih aman untuk mengirim dokumen daripada pengiriman melalui jaringan internet, karena tidak mudah diretas. Hal ini membuat fax sering digunakan oleh perusahaan, instansi, lembaga, dan lembaga pertahanan atau perbankan untuk mengirim dokumen yang bersifat penting atau rahasia.

Selain fungsi pengiriman dokumen fisik, faximile juga berfungsi sebagai alat komunikasi melalui panggilan telepon. Pengguna dapat melakukan pemindaian dokumen atau membuat salinan fotokopi menggunakan faximile. Keuntungan lainnya adalah kemampuan faximile untuk mengirimkan dokumen dalam bentuk yang mirip dengan aslinya.

Agar mesin fax dapat berfungsi, pengguna juga membutuhkan nomor fax yang berupa rangkaian angka. Nomor fax berfungsi sebagai identifikasi atau alamat pengirim dan penerima pesan. Nomor faximile serupa dengan nomor telepon rumah, yang terdiri dari kode daerah dan beberapa digit nomor di belakangnya.

Meskipun penggunaan faximile telah berkurang seiring dengan perkembangan teknologi digital, masih banyak organisasi atau individu yang memilih menggunakan faximile untuk mengirimkan dokumen karena kemudahan penggunaannya dan kemampuannya menghasilkan salinan fisik yang mirip dengan aslinya.

Mesin fax memerlukan tenaga listrik untuk dapat beroperasi. Langkah menggunakan mesin fax yang pertama adalah menyambungkan steker pada stopkontak, kemudian indikator pesan pada layar display akan menyala. Langkah selanjutnya adalah menyambungkan mesin dengan jaringan telepon. Caranya, masukan kabel jack telepon pada mesin bagian yang tertulis “Line”. 

Angkat gagang handset, apabila sudah terdengar nada tone, maka faximile sudah bisa digunakan. Bisa juga dengan menekan tombol sp-phone atau monitor untuk mendengarkan nada tone. Berikut cara mengirim dan menerima dokumen lewat mesin fax.

1. Cara Mengirim Dokumen 

Manual

1. Tempatkan dokumen yang akan dikirim di dalam mesin faximile dengan posisi tulisan menghadap ke bawah atau membelakangi pengirim.
2. Angkat gagang handset sampai terdengar nada tone.
3. Masukkan nomor faximile tujuan menggunakan keypad mesin faximile.
4. Tekan tombol untuk menentukan jumlah halaman dokumen yang akan dikirim.
5. Setelah terdengar nada faximile atau beep panjang, tekan tombol "START" atau "SEND" untuk memulai pengiriman.
6. Tunggu hingga dokumen terkirim dan lihat tampilan di layar mesin faximile untuk memastikan pesan telah dikirim dengan sukses.

Otomatis

1. Tempatkan dokumen yang akan dikirim di dalam mesin faximile dengan posisi tulisan menghadap ke belakang.
2. Masukkan nomor faximile tujuan menggunakan keypad mesin faximile.
3. Tekan tombol "START" atau "SEND" untuk memulai pengiriman otomatis.
4. Tunggu hingga dokumen terkirim dan lihat tampilan di layar mesin faximile untuk memastikan pesan telah dikirim dengan sukses.

2. Menerima Dokumen Faximile

Manual

1. Jika mesin faximile digunakan sebagai telepon juga, ubah mode pengaturan menjadi "RECEIVE MODE" (mode penerimaan).
2. Angkat gagang handset jika ada nada dering masuk.
3. Periksa apakah terdengar beep panjang atau suara manusia. Jika terdengar beep panjang, tekan tombol "START" untuk memulai penerimaan dokumen.
4. Periksa tampilan di layar mesin faximile yang menunjukkan pesan "RECEIVING" (menerima), ini menandakan bahwa dokumen sedang dicetak oleh mesin faximile.
5. Tunggu hingga semua dokumen tercetak dalam bentuk fisik.

Otomatis

1. Penerima hanya perlu mengaktifkan RECEIVE MODE pada posisi “ON”. Atau pada posisi FAX ONLY.

Setiap jenis mesin fax memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Pengguna dapat memilih jenis mesin fax sesuai dengan kebutuhannya. Berikut jenis-jenis mesin fax.

1. Thermal Paper Fax

Jenis mesin fax ini menggunakan kertas thermal khusus untuk mengirimkan dokumen. Kertas thermal memiliki sifat khusus yang dapat diaktivasi oleh panas untuk menghasilkan gambar atau tulisan. Mesin fax ini cocok untuk penggunaan yang tidak terlalu intensif, seperti perhitungan transaksi. Mesin ini menghasilkan tulisan yang bagus, namun tidak cocok untuk pengiriman atau penerimaan dokumen dalam jumlah yang besar.

2. Plain Fax

Jenis mesin fax ini menggunakan kertas polos kosong atau plain paper. Anda dapat menggunakan berbagai jenis kertas, seperti kertas A4, letter, atau HVS, tergantung pada kebutuhan Anda. Mesin fax ini cocok untuk penggunaan sedang dalam pengiriman dokumen. Untuk pengoperasian mesin ini, Anda akan menggunakan ink cartridge atau ribbon film sebagai bahan tinta.

3. Laser Fax

Jenis mesin fax ini menggunakan teknologi laser dan toner untuk mengirimkan dokumen. Mesin fax ini sering digunakan dalam transaksi bisnis karena dapat menangani volume pekerjaan yang lebih besar. Selain fungsi pengiriman dokumen, mesin fax ini juga dilengkapi dengan printer dan scanner. Anda dapat menggunakan mesin ini untuk komunikasi, menyalin dokumen, atau mencetak dokumen yang ingin diduplikasi. Mesin ini menggunakan toner sebagai bahan tinta.