Monitoring adalah Proses Menganalisa Informasi Secara Sistematis, Ketahui Dampak dan Bentuknya

Monitoring harus dirancang dengan sederhana namun tepat sasaran. Konsep yang digunakan adalah singkat, jelas, dan padat. Singkat berarti sederhana, jelas berarti mudah untuk dimengerti, dan padat berarti bermakna atau berbobot. Dengan adanya konsep ini Anda akan lebih mudah untuk memonitoring setiap kegiatan instansi atau organisasi. Kemudian mempermudah Anda dalam berbicara kepada orang orang yang ada di TKP yang sedang melakukan proses tersebut.

2. Fokus pada beberapa indikator utama

Indikator diartikan sebagai titik kritis dari suatu scope tertentu. Banyaknya indikator membuat pelaku dan objek monitoring tidak fokus. Hal ini berdampak pada pelaksanaan sistem tidak terarah. Maka itu, fokus diarahkan pada indikator utama yang benar-benar mewakili bagian yang dipantau.

3. Perencanaan matang terhadap aspek teknis

Perencanaan yang matang bertujuan untuk perancangan sistem adalah aplikasi teknis yang terarah dan terstruktur. Maka itu, perencanaan aspek teknis terkait harus dipersiapkan secara matang. Aspek teknis dapat menggunakan pedoman 5W1H, meliputi apa, mengapa, siapa, kapan, di mana dan bagaimana pelaksanaan sistem monitoring.

Setiap instansi ataupun lembaga organisasi harus memiliki rencana yang matang ketika ingin membangun suatu rencana agar setiap aspek bekerja dengan bai dan maksimal. Selain itu perlunya dalam memilih orang yang tepat dalam memonitoring setiap hasil kerja pelaku dan objek agar hasil yang didapatkan sesuai.

4. Prosedur pengumpulan dan penggalian data

Prosedur pengumpulan dan penggalian data yang didapatkan dalam pelaksanaan monitoring pada on going proses harus memiliki prosedur tepat dan sesuai. Hal ini ditujukan untuk kemudahan pelaksanaan proses masuk dan keluarnya data. Prosedur yang tepat akan menghindari proses input dan output data yang salah (tidak akurat). Bagaimana proses penerimaan input, penjadwalan kerja, hasil yang akan dicapai, dan seterusnya perlu di maksimalkan. Jika terjadi kesalahan dalam proses output akan terjadi banyak masalah lainnya yang memungkinkan rendahnya tingat kepercayaan orang lain kepada Anda.

Menurut jurnal STIKOM, sistem monitoring dapat dilakukan dengan berbagai bentuk implementasi. Bentuk implementasi sistem monitoring tidak memiliki acuan baku, sehingga pelaksanaan sistem mengacu ke arah improvisasi individu dengan penggabungan beberapa bentuk. Penggunaan bentuk sistem monitoring disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi. Situasi dan kondisi dapat berupa tujuan organisasi, ukuran dan sifat proses bisnis perusahaan, serta budaya ataupun etos kerja. Bentuk aktivitas dari sistem monitoring adalah:

1. Observasi proses kerja, dengan melakukan visit pada fasilitas kerja, pemantauan kantor, lantai produksi, maupun karyawan yang sedang bekerja.
2. Membaca dokumentasi laporan, berupa ringkasan kinerja dan laporan perkembangan dari lembaga ataupun instansi tersebut.
3. Melihat display data kinerja lewat layar komputer.
4. Melakukan inspeksi sampel kualitas dari suatu proses kerja yang sedang dilakukan.
5. Melakukan rapat pembahasan perkembangan secara individual maupun grup agar kesalahan yang ada dapat diminimalisir dengan baik.
6. Melakukan survei kepada klien ataupun konsumen untuk menilai kepuasan akan produk atau layanan jasa suatu organisasi setelah pekerjaanya selesai, agar menjadi salah satu bahan evaluasi perusahaan atau instansi menjadi lebih baik kedepannya.
7. Melakukan survei pasar untuk menilai kebutuhan konsumen sebagai pedoman dalam tindak lanjut perbaikan.