Reimburse Adalah Penggantian Dana Karyawan, Pahami Contoh dan Jenisnya

Reimburse, atau yang dikenal juga sebagai reimbursment, adalah praktek penggantian dana oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk kompensasi atas biaya atau pengeluaran yang telah dikeluarkan oleh karyawan dalam rangka melaksanakan tugas atau kegiatan yang terkait dengan perusahaan. Reimburse adalah memiliki tujuan untuk memastikan karyawan tidak merugi akibat pengeluaran pribadi yang mereka keluarkan untuk kepentingan perusahaan.

Definisi ini didukung oleh berbagai sumber. Misalnya, melansir dari Lifepal bahwa reimburse adalah mekanisme yang digunakan perusahaan untuk membayar kembali transaksi yang sebelumnya telah dibiayai oleh karyawan, nasabah, atau klien perusahaan. Ini menunjukkan bahwa konsep ini tidak hanya berlaku dalam internal perusahaan, tetapi juga dalam interaksi eksternal.

Salah satu contoh konkret penerapan reimburse dapat ditemukan dalam reimburse asuransi kesehatan. Menurut Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, reimburse adalah penggantian biaya yang terkait dengan pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada karyawan. Reimburse menjadi salah satu bentuk perlindungan finansial bagi karyawan, sehingga mereka tidak perlu memikirkan beban biaya tambahan akibat pelayanan medis yang diterima.

Contoh lainnya, sistem reimburse menjadi metode pencairan klaim, tepatnya ketika nasabah asuransi harus terlebih dahulu membayar biaya rumah sakit, lalu mengajukan klaim kepada perusahaan asuransi untuk memperoleh penggantian uang sesuai nominal dalam kuitansi. Ini nantinya akan dicairkan oleh perusahaan asuransi.

Tak hanya itu, dalam aktivitas bisnis, reimburse juga berfungsi untuk memastikan karyawan tidak mengalami kerugian finansial ketika harus mengeluarkan dana pribadi untuk kepentingan perusahaan. Menurut Investopedia, reimburse adalah bentuk kompensasi yang diberikan kepada karyawan untuk biaya yang dikeluarkan dari saku pribadi mereka. Prinsip ini menciptakan keadilan finansial di lingkungan kerja dan menghindarkan karyawan dari beban yang seharusnya ditanggung oleh perusahaan.

Istilah reimburse tidak hanya sekadar tentang penggantian biaya, tetapi juga tentang menghormati karyawan dan memberikan apresiasi atas upaya mereka dalam menjalankan tugas-tugas perusahaan. Hal ini menciptakan hubungan saling percaya antara perusahaan dan karyawan, serta mencerminkan komitmen perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan secara menyeluruh.

1. Pengeluaran untuk Biaya Kesehatan

Dalam situasi ketika seorang karyawan menghadapi masalah kesehatan yang memerlukan perawatan medis intensif, semua biaya yang dikeluarkan dapat dimasukkan dalam klaim reimbursement. Namun, beberapa perusahaan telah mengadopsi program tunjangan BPJS atau layanan kesehatan serupa yang menanggung biaya medis karyawan. Dalam kasus ini, proses reimburse mungkin tidak diperlukan karena biaya sudah ditanggung oleh lembaga tersebut.

2. Pengeluaran untuk Biaya Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis seringkali melibatkan pengeluaran pribadi oleh karyawan untuk berbagai keperluan seperti tiket pesawat, akomodasi, transportasi, dan makanan. Meskipun perusahaan biasanya memiliki anggaran untuk perjalanan ini, terkadang dana tersebut tidak mencukupi. Oleh karena itu, pengeluaran pribadi untuk perjalanan bisnis dapat dimasukkan dalam klaim reimburse setelah perjalanan selesai. Namun, penting untuk menyimpan semua bukti pembayaran agar proses klaim berjalan lancar.

3. Pengeluaran untuk Biaya Operasional Bisnis

Karyawan seringkali membeli kebutuhan operasional bisnis seperti alat tulis kantor (ATK), pulsa untuk keperluan perusahaan, atau sewa tempat pertemuan secara pribadi dengan persetujuan atasan. Biaya-biaya ini dapat dimasukkan dalam klaim reimbursement, asalkan ada bukti transaksi yang sah. Ini memungkinkan karyawan untuk mendapatkan penggantian atas pengeluaran yang telah mereka keluarkan untuk menjalankan tugas-tugas perusahaan.

Ada tiga jenis reimburse yang perlu diketahui sebagaimana Liputan6.com lansir dari berbagai sumber, berikut ini:

1. Insurance (Asuransi)

Dalam dunia asuransi, reimburse menjadi prinsip penting yang mengatur cara perusahaan asuransi memberikan penggantian kepada pemegang polis. Misalnya, dalam situasi darurat kesehatan, ketika pemegang polis harus segera mendapatkan perawatan medis, ia harus mengeluarkan biaya medis terlebih dahulu sebelum dapat menghubungi perusahaan asuransi.

Setelah perawatan selesai, pemegang polis dapat mengajukan klaim untuk reimburset kepada perusahaan asuransi. Dalam hal ini, reimburseberfungsi sebagai perlindungan finansial yang memastikan bahwa biaya medis yang telah dikeluarkan tidak menjadi beban berat bagi pemegang polis. Contoh lainnya adalah ketika asuransi mobil memberikan reimbursement atas biaya perbaikan kendaraan yang rusak dalam kecelakaan.

2. Taxes (Pajak)

Pengertian reimburse dalam pajak berkaitan dengan penggantian dana kepada karyawan wajib pajak. Ini muncul ketika karyawan telah membayar pajak penghasilan secara mandiri sebelum menerima gaji atau pendapatan. Pada umumnya, perusahaan memotong sebagian pendapatan karyawan untuk keperluan pajak sebelum memberikan gaji bersih.

Dalam beberapa kasus, ada potensi jumlah pajak yang dibayarkan melebihi jumlah yang sebenarnya harus dibayarkan. Pada situasi ini, karyawan dapat mengajukan reimbursement kepada pihak pajak untuk mengembalikan dana yang seharusnya tidak dipotong. Contohnya, jika seorang karyawan memiliki kredit pajak yang belum dipertimbangkan sebelumnya, mereka dapat mengajukan klaim reimburse untuk mendapatkan pengembalian pajak yang sesuai dengan situasi keuangan mereka.

3. Legal (Hukum)

Reimburse dalam hukum mencerminkan pembayaran pengganti yang dilakukan sebagai bentuk kompensasi atas investasi uang dan waktu yang telah ditanamkan dalam perkembangan dan prospek keuangan. Secara lebih rinci, jenis reimbursement ini sering kali disebut sebagai "tunjangan reimburse" yang mencakup penggantian terhadap biaya-biaya yang telah dikeluarkan dalam upaya hukum atau investasi hukum tertentu.

Contohnya, dalam kasus ketika seorang individu atau perusahaan terlibat dalam litigasi yang memerlukan biaya advokasi, mereka dapat mengajukan klaim untuk reimburse atas biaya hukum yang telah dikeluarkan. Ini memungkinkan pihak yang terlibat untuk mendapatkan kembali sebagian atau seluruh biaya yang dikeluarkan dalam upaya hukum tersebut.