Sortir Adalah Pengelompokan Barang, Pahami Prosesnya dalam Jasa Logistik

Liputan6.com, Jakarta - Sortir adalah proses penting dalam manajemen logistik. Prosesnya melibatkan pemisahan dan pengelompokan barang atau paket berdasarkan kriteria tertentu. Tujuan sortir adalah untuk mengatur, memilah, dan menyusun barang atau paket sesuai dengan karakteristik atau tujuan tertentu.

Dalam proses ini, petugas sortir akan melakukan analisis dan pemisahan barang berdasarkan faktor seperti kualitas, daerah tujuan, atau jenisnya. Sortir membuat proses pengiriman menjadi lebih efisien dan akurat. Mengelompokkan barang yang memiliki karakteristik serupa akan meminimalkan risiko kesalahan pengiriman.

Proses sortir dilakukan di tempat sortir, seperti gudang atau kantor jasa logistik. Nantinya paket-paket dari penjual atau pengirim dikelompokkan sesuai dengan tujuan akhirnya. Ini membantu dalam menjaga kualitas produk, menghindari kerusakan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Berikut Liputan6.com ulas lebih mendalam tentang sortir, proses, dan pentingnya proses tersebut, Rabu (16/8/2023).

Proses sortir dan pelipatan surat suara pilkada di Gudang Logistik KPU Banyuwangi mulai dilakukan. Setidaknya 100 warga yang mayoritas terdiri dari ibu-ibu rumah tangga dilibatkan pada proses ini dengan tetap menerapkan protokol kesehatan yang ketat.

2 dari 4 halaman

Proses pemilihan atau pengelompokan

Jelang festival belanja Singles Day di Beijing — Pekerja menyortir paket untuk pengiriman menjelang festival belanja Singles' Day yang jatuh pada 11 November, di gudang JD.com di Beijing, Selasa (9/11/2021). Hari belanja online nasional (Harbolnas) atau single day di China menjadi festival belanja online terbesar di dunia. (Giok GAO / AFP)

Sortir adalah tahapan penting dalam manajemen logistik yang melibatkan pemilahan dan pengelompokan barang atau paket berdasarkan kriteria tertentu. Tujuan sortir adalah untuk memastikan pengiriman yang teratur, tepat, dan efisien. Proses ini berperan dalam menyusun barang atau paket menjadi kelompok yang sesuai dengan karakteristiknya, seperti kualitas atau daerah tujuan.

Misalnya, ketika suatu perusahaan menerima berbagai barang dengan tingkat kualitas yang berbeda. Tentu saja mereka perlu memilahnya menjadi kategori barang yang baik dan yang memerlukan perbaikan. Proses ini membantu memastikan bahwa hanya produk berkualitas tinggi yang diteruskan ke langkah-langkah distribusi selanjutnya. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengartikan sortir sebagai pemilihan barang yang diperlukan dan penyingkiran yang tidak diperlukan.

Dalam operasionalnya, pegawai di tempat sortir, seperti gudang sortir, memegang peran penting. Mereka bertugas menerima paket dari penjual atau pengirim. Sebelum menerima, paket diperiksa kondisinya dan dicatat. Kemudian, pegawai ini mengelompokkan paket-paket tersebut berdasarkan daerah tujuan. Misalnya, paket-paket akan dipisahkan berdasarkan provinsi, kota, atau alamat penerima. Hal ini membantu memastikan pengiriman yang akurat, mengurangi risiko kesalahan pengiriman.

Gudang sortir, yang juga bisa berupa kantor logistik, memiliki peran sentral dalam proses ini. Melansir dari laman Crewdible dijelaskan bahwa gudang sortir adalah tempat paket-paket dari penjual diorganisir ulang berdasarkan tujuan pengiriman. Dicontohkan, berdasarkan kota atau alamat sebagaimana dijelaskan sebelumnya. Pada tahap ini, petugas juga memeriksa keamanan pengemasan untuk mencegah kerusakan pada paket selama perjalanan.

Durasi proses sortir bervariasi. Jumlah barang yang masuk pada saat tertentu memengaruhi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pemilahan ini. Pada hari-hari biasa, waktu sortir bisa lebih singkat dibandingkan dengan hari-hari khusus atau hari istimewa. Hari istimewa yang dimaksudkan, seperti saat adanya diskon besar yang pasti memicu terjadinya peningkatan jumlah paket yang harus disortir.

Dalam industri logistik, tempat sortir memainkan peran penting dalam mengatur dan mengelola pengiriman barang dengan tepat sasaran. Masih melansir dari sumber yang sama, proses kerja di tempat sortir melibatkan beberapa langkah. Ini dirancang untuk memastikan setiap paket tiba dengan aman dan tepat waktu di tujuan akhirnya.

3 dari 4 halaman

1. Pengelompokan paket berdasarkan tujuan

Penyortiran dan Pelipatan Kertas Suara — Relawan menyortir dan melipat kertas suara Pilpres 2019 di gudang KPU, Cibinong, Bogor, Kamis (7/3). Libur Nyepi, dimanfaatkan 650 pekerja menyelesaikan tenggat waktu penyortiran dan pelipatan 17 juta surat suara Pemilu 2019. (merdeka.com/Arie Basuki)

Langkah pertama dari sistem kerja di gudang sortir adalah pengelompokan paket berdasarkan tujuan. Tujuannya sangat jelas: meminimalkan potensi kesalahan dalam proses pengiriman. Pada fase ini, petugas dengan cermat mengelompokkan paket-paket yang memiliki tujuan yang sama, seperti kota atau provinsi yang sama. Ini membantu dalam mengurangi risiko kebingungan dan memastikan bahwa setiap paket akan ditempatkan pada rute yang benar.

2. Pemberian kode (Three Letter Code)

Setelah pengelompokan berdasarkan alamat tujuan, proses selanjutnya adalah memberikan kode tiga huruf (three letter code) yang mewakili kota tujuan. Kode ini berfungsi sebagai alat identifikasi yang memudahkan petugas dalam proses loading dan unloading dari kendaraan pengiriman.

Berbagai kota di Indonesia memiliki kode tiga huruf yang unik, seperti JKT untuk Jakarta, BDO untuk Bandung, DPS untuk Denpasar, PLM untuk Palembang, dan SRG untuk Semarang. Kode ini membantu dalam memastikan bahwa paket-paket ditempatkan pada kendaraan yang benar untuk pengiriman yang lebih efisien.

3. Persiapan proses pengiriman

Tahap persiapan proses pengiriman melibatkan pengecekan dokumen penting seperti resi. Petugas ekspedisi juga dapat melakukan pengepakan ulang atau memberikan perlindungan tambahan kepada paket. Tindakan ini ditempuh untuk memastikan bahwa paket tiba dalam kondisi yang baik dan tidak mengalami kerusakan selama perjalanan.

4. Finishing atau tahap akhir

Tahap terakhir dalam sistem kerja di tempat sortir adalah finishing. Pada tahap ini, semua dokumen pengiriman dan surat jalan petugas distribusi diperiksa ulang dengan seksama. Ini adalah langkah terakhir untuk memastikan setiap detail telah diperhatikan dengan baik sebelum paket diserahkan kepada kurir. Setelah pemeriksaan terakhir selesai, paket siap untuk dikirim ke alamat penerima.

4 dari 4 halaman

Peranan penting melakukan sortir

Ratusan Warga Ikut Melipat Surat Suara Pilkada 2018 — Warga mengepak surat suara pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur Jawa Barat 2018 yang sudah dilipat dan disortir di gudang logistik KPU Kabupaten Bogor di Cibinong, Jawa Barat (25/5). (Merdeka.com/Arie Basuki)

Melakukan proses sortir dalam sebuah manajemen logistik sangat penting dilakukan. Ini delapan peranan penting proses penyortiran yang Liputan6.com lansir dari berbagai sumber:

1. Akurasi Pengiriman

Sortir memainkan peran utama dalam memastikan akurasi pengiriman. Mengelompokkan paket berdasarkan tujuan yang sama, risiko kesalahan pengiriman dapat diminimalisasi. Ini membantu dalam menghindari paket-paket yang salah terkirim atau tersesat.

2. Efisiensi Operasional

Melalui pengelompokan paket berdasarkan tujuan, proses pengiriman menjadi lebih efisien. Paket-paket dengan tujuan yang sama dapat diatur secara lebih baik dalam kendaraan pengiriman. Ini mengurangi waktu bongkar muat dan mengoptimalkan perjalanan.

3. Pengurangan Kerusakan

Pemberian kode tiga huruf kota (three letter code) mempermudah proses loading dan unloading. Hal ini membantu menghindari perlakuan kasar pada paket saat bongkar muat karena kurir mengetahui dengan jelas tujuan setiap paket. Mengurangi risiko kerusakan barang.

4. Kepuasan Pelanggan

Sortir memungkinkan pengiriman yang lebih cepat dan akurat. Ini memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan, meningkatkan kepuasan mereka terhadap layanan logistik. Pengiriman tepat waktu dan sesuai dengan harapan dapat membentuk citra positif perusahaan di mata pelanggan.

5. Penghematan Biaya

Efisiensi yang dihasilkan dari sortir dapat membantu mengurangi biaya operasional. Lebih sedikit kesalahan pengiriman dan risiko kerusakan, akan mengurangi kerugian yang timbul dari kompensasi atau penggantian barang.

6. Keamanan Pengiriman

Pemeriksaan ulang dan persiapan paket sebelum pengiriman membantu dalam memastikan bahwa barang dikemas dengan baik dan aman. Perlindungan tambahan seperti bubble wrap atau kardus melindungi barang dari guncangan atau benturan selama perjalanan.

7. Reputasi Perusahaan

Sortir yang dilakukan dengan baik mencerminkan profesionalisme dan kualitas layanan perusahaan. Reputasi baik dalam pengiriman dan penanganan barang dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan potensialnya membawa pelanggan baru.