Contoh Surat Pemberitahuan yang Baik dan Benar, Lengkap dengan Formatnya

Sebelum anda mengetahui contoh surat pemberitahuan, anda perlu mengenal pengertian surat pemberitahuan. Surat pemberitahuan adalah jenis surat yang digunakan untuk memberi tahu seseorang atau sekelompok orang tentang suatu informasi, peristiwa atau perubahan penting.

Surat pemberitahuan dapat digunakan dalam berbagai konteks, baik dalam lingkungan bisnis, pemerintahan, pendidikan, maupun dalam kehidupan sehari-hari. Tujuannya sendiri yakni untuk menyampaikan pesan atau informasi dengan jelas, tepat, dan tertulis.

Dikutip dari buku Mahir Membuat Surat Dinas dalam Sekejab (2023) karya Primandita Fitriandi, menjelaskan surat pemberitahuan dapat dibedakan menjadi dua macam, yakni:

1. Surat pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif pengirim surat.
2. Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atau balasan atas surat yang telah diterima selanjutnya.

Format surat pemberitahuan biasanya mengikuti format surat resmi yang memiliki unsur-unsur khas. Berikut adalah format umum untuk surat pemberitahuan:

1. Kepala Surat

1. Nama perusahaan atau institusi (jika ada).
2. Alamat perusahaan atau institusi (jika ada).
3. Nomor telepon perusahaan atau institusi (jika ada).
4. Logo perusahaan atau institusi (jika digunakan).

2. Tanggal

1. Tanggal penulisan surat.

3. Alamat Penerima

1. Nama penerima (jika diketahui).
2. Alamat penerima.
3. Kota, kode pos, negara (jika relevan).

4. Salut Pembuka

Contoh salut pembuka yang umum adalah "Kepada Yth." atau "Dear" diikuti oleh nama penerima jika Anda mengetahuinya.

5. Isi Surat

1. Paragraf pembuka, biasanya berisi penjelasan tentang tujuan surat pemberitahuan Anda secara singkat dan jelas. Misalnya, "Kami ingin memberitahu Anda tentang perubahan penting dalam kebijakan perusahaan kami."
2. Badan surat, biasanya berisi informasi rinci yang perlu disampaikan kepada penerima dan gunakan bahasa yang jelas dan singkat. Pisahkan informasi menjadi beberapa paragraf jika diperlukan.
3. Paragraf penutup, biasanya berisi tambahkan kalimat penutup seperti "Terima kasih atas perhatian Anda terhadap perubahan ini" atau "Kami berharap informasi ini bermanfaat bagi Anda."

6. Salut Penutup

Contoh salut penutup yang umum adalah "Hormat kami," atau "Salam hormat," diikuti oleh tanda tangan Anda (jika surat dicetak) dan nama Anda.

7. Lampiran (jika ada)

Jika Anda ingin melampirkan dokumen, informasi tambahan, atau lampiran lainnya, sebutkan di bagian akhir surat dan nyatakan apa yang dilampirkan.

8. Kop Surat (jika digunakan)

Beberapa perusahaan atau institusi memiliki kop surat dengan logo dan informasi kontak yang tercetak di atas surat. Jika ada, kop surat ini biasanya muncul di bagian atas surat sebelum tanggal.

Berikut ini ada beberapa contoh surat pemberitahuan yang bisa anda pelajari, yakni:

1. Contoh pertama

KARANG TARUNA BAKTI JAYA

KELURAHAN PADANG BULAN

Jl. Djamin Ginting No. 123, Medan

Telp. 061-123456; Fax. 061-123456

 

Nomor: 123/KBJ/08/2019

Perihal: Pemberitahuan Kegiatan

Lampiran: –

 

Kepada Yth,

Bapak Muhammad Ilham

Lurah Padang Bulan

di Tempat

 

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Republik Indonesia yang ke-74, kami selaku pemuda pemudi yang tergabung dalam Karang Taruna Bakti Jaya Padang Bulan, akan mengadakan acara pentas seni yang akan diselenggarakan pada:

Hari dan Tanggal: Senin, 17 Agustus 2019

Waktu: 08.00 - Selesai

Tempat: Lapangan Serbaguna Kelurahan Padang Bulan

Sehubungan dengan kegiatan yang akan kami selenggarakan tersebut, kami atas nama pemuda pemudi Karang Taruna Bakti Jaya Kelurahan Padang Bulan, memberitahukan sekaligus meminta izin kepada Bapak Lurah Kelurahan Padang Bulan mengenai kegiatan acara pentas seni yang akan kami selenggarakan ini.

Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak Lurah, kami ucapkan terima kasih.

 

Medan, 10 Agustus 2019

Hormat Kami

Ketua Karang Taruna

 

Anton Syahputra

 

2. Contoh kedua

KEMENTERIAN KESEHATAN RI

Badan Pengembangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan

Jalan Hang Jebat 3 Blok F3 Kebayoran Baru Jakarta Selatan 121220

Telepon: (021) 7245517 – 72797302

 

Nomor : DM.01.03/1/0832/2017

Perihal : Surat Pemberitahuan

 

Kepada Yth,

Seluruh Ketua MTKP Provinsi

 

Melalui sura ini kami sampaikan kepada seluruh ketua MTKP dan jajarannya beberapa kebijakan untuk dilaksanakan:

1. Pengajuan reregistrasi secara online sudah dapat diakses oleh tenaga kesehatan selain Dokter, Dokter Gigi, dan Tenaga Farmasi mulai tanggal 1 Maret 2017 melalui web mtki.kemkes.go.id
2. Mulai tanggal 1 Mei 2017 pengajuan registrasi maupun reregistrasi STR secara manual akan dihentikan.
3. Di dalam aplikasi STR online tertanggal 1 Mei 2017 juga, pembayaran PNBP melalui Bank Rakyat Indonesia (BRI) dengan nomor rekening 0193 01 001868 307 atas nama BPn182 Pusat Peningkatan Mutu SDM Kes akan dialihkan ke Sistem Pembayaran Online Kementerian Keuangan melalui Sistem Informasi PNBP Online (Simponi)/Modul Penerimaan Negara Generasi ke 2 (MPNG2).
4. Sistem pembayaran Simponu/MPNG2 akan diintegrasikan di dalam aplikasi registrasi/reregistrasi STR secara online melalui web mtki kemkes.go.id dengan dikeluarkannya kode pembayaran untuk dibayarkan oleh pemohon melalui Teller atau ATM di 76 Bank Persepsi.
5. Untuk SDM Kesehatan dengan pendidikan di bawah D III dan tenaga kesehatan yang bermasalah di dalam pengajuan STR secara online masih tetap bisa mengajukan STR secara manual dengan menyertakan syarat-syarat pengajuan manual sebelumnya.

Berkaitan dengan hal-hal tersebut di atas kami mohon Saudara untuk mensosialisasikan kepada Organisasi Profesi, Institusi Pendidikan, dan Institusi Kesehatan lainnya di daerah masing-masing.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, diucapkan terima kasih.

 

Ketua MTKP

 

Dr. dr. Trihono, M.Sc

 

Tembusan:

1. Kepala Badan PPSDM Kesehatan
2. Kepala Pusat Peningkatan Mutu SDM Kesehatan
3. Kepala Divisi Registrasi, Uji Kompetensi, dan Pembinaan Profesi MTKI
4. Ketua Organisasi Profesi
5. Pimpinan Institusi Pendidikan Kesehatan