Langkah Pertama dalam Menyelenggarakan Pameran Adalah Membentuk Kepanitiaan

Dikutip dari Buku Siswa Seni Budaya SMP/MTs Kelas 9 (2022) karya Sri Sudaryati, menjelaskan bahwa langkah pertama dalam menyelenggarakan pameran adalah membentuk kepanitiaan. Kepanitiaan pameran bertugas mengelola sumber daya yang ada dilandasi kerjasama yang baik dan bertanggung jawab, Di dalam struktur organisasi kepanitiaan pameran terdapat rincian pembagian tugas yang jelas sesuai dengan bidangnya masing-masing. Keberhasilan kegiatan pameran sangat ditentukan oleh persiapan dan perencanaannya. Panitia yang terlihat dalam pameran umumnya, yakni ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara. Susunan panitia tersebut dibantu juga oleh seksi-seksi, antara lain seksi seleksi, seksi dekorasi, seksi dokumentasi, seksi publikasi, seksi konsumsi, seksi keamanan, seksi logistik dan perlengkapan, seksi usaha, serta lain-lain sesuai dengan kebutuhan pameran. Berikut ini tugas dan tanggung jawab dari panitia pameran, yakni:

a. Ketua

Ketua bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaksanaan pameran. Selain itu, tugas lain dari ketua adalah pimpinan penyelenggaraan pameran yang bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan pameran. Ketua juga bertugas mencari jalan keluar dan menyelesaikan berbagai masalah yang timbul sejak perencanaan hingga pelaksanaan pameran.

b. Wakil Ketua

Wakil ketua bertugas untuk membantu ketua panitia mengurus kegiatan seksi-seksi, dan juga harus mampu mengganti (melaksanakan) tugas ketua bila ketua berhalangan. Wakil ketua harus memiliki sikap tegas, jujur, sabar serta memiliki rasa tanggung jawab atas pekerjaan.

c. Sekretaris

Sekretaris bertugas untuk mencatat kegiatan, surat-menyurat, dan arsip surat. Selain itu, tugas sekretaris yang lain adalah membantu ketua panitia pameran dalam bidang administrasi.

d. Bendahara

Bendara bertugas untuk mengolah keuangan pameran, termasuk mencatat pemasukan dan pengeluaran anggaran. Bendahara harus menyusun laporan pertanggungjawaban atas penggunaan dan pengelolaan keuangan selama pameran berlangsung. Untuk itu, bendahara harus memiliki sikap jujur, teliti, cermat, sabar, tidak boros dan tidak lepas tanggung jawab terhadap seluruh tugasnya.

e. Seksi Kesekretariatan

Seksi kesekretariatan bertugas untuk membantu sekretaris dalam pembuatan dokumen tertulis seperti surat menyurat, penyusunan proposal kegiatan dan mencatat segala sesuatu yang terjadi hingga pameran selesai.

f. Seksi Usaha

Seksi usaha bertugas dan bertanggung jawab untuk membantu ketua mencari dana pameran atau sumbangan dari berbagai pihak. Sumbangan bisa berupa uang atau barang yang diperlukan dalam penyelenggaraan kegiatan pameran seni rupa.

g. Seksi Publikasi

Seksi publikasi bertugas dan bertanggung jawab untuk mengatur publikasi dan laporan dokumentasi. Dokumentasi pameran ini sangat penting sebagai tolok ukur dan wawasan serta pertanggungjawaban kegiatan.

h. Seksi Dokumentasi

Seksi dokumentasi bertanggungjawab dan bertugas untuk mendokumentasikan kegiatan pameran, baik itu berupa foto maupun video dan membuat catatan penting sebagai arsip pameran.

i. Seksi Dekorasi

Seksi dekorasi bertanggungjawab dan bertugas untuk mendekorasi ruangan dan menata ruang pameran. Seksi ini bertugas menghias pameran, mengatur denah dan penempatan karya yang dipamerkan.

j. Seksi Stand

Seksi stand bertanggungjawab dan bertugas untuk menjaga pameran dan memandu pengunjung mulai dari masuk sampai keluar ruangan. Petugas stand diharapkan dapat melayani para pengunjung secara ramah dan sopan dalam memberikan informasi tentang karya-karya yang sedang dipamerkan.

k. Seksi Pengumpulan Karya

Seksi pengumpulan karya bertanggungjawab dan bertugas untuk mengumpulkan dan menyeleksi karya sesuai dengan tema pameran. Biasanya seksi ini akan bertugas melakukan pencatatan dan pendataan karya (nama seniman, judul, tahun pembuatan, kelas, harga dan lain-lain) serta melakukan pemilihan karya yang akan dipamerkan.

l. Seksi Perlengkapan

Seksi perlengkapan bertanggungjawab dan bertugas untuk mengurus perlengkapan pameran. Biasanya seksi ini akan bekerja sama dengan seksi dekorasi dan penataan ruang mempersiapkan tempat penyelenggaraan pameran serta berkoordinasi secara khusus dengan seksi pengumpulan dan seleksi karya dalam pengumpulan dan pemilihan karya.

m. Seksi Keamanan

Seksi keamanan bertanggungjawab dan bertugas untuk menjaga keamanan dan ketertiban selama pameran berlangsung.

n. Seksi Konsumsi

Seksi konsumsi bertanggungjawab dan bertugas untuk menyediakan dan mengatur konsumsi ketika pembukaan pameran, menyediakan dan mengatur konsumsi dalam kegiatan kepanitiaan pameran.

o. Seksi Sound System

Seksi sound system bertanggungjawab dan bertugas untuk mengatur sound system dan music selama pameran dilaksanakan.

Tema merupakan pokok pikiran yang menjiwai seluruh kegiatan. Dalam menentukan tema harus disesuaikan dengan maksud dan tujuan dari penyelanggaraan pameran. Tema yang ditentukan juga dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi.

3. Menentujan Tujuan

Langkah yang selanjutnya dalam menyelenggarakan pameran adalah dengan menentukan tujuan. Pameran harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan dari pembuat pameran seni, dalam hal ini para seniman.

4. Penentuan Waktu dan Tempat Pameran

Tempat pameran diupayakan dipilih posisi yang strategis, artinya mudah terlihat dari luar dan mudah dijangkau. Untuk ruangan pameran diupayakan yang aman dan nyaman. Sedangkan untuk waktu acara pameran bisa disesuaikan dengan kapan akan dilaksanakan dan lama pelaksanaanya.

5. Menyiapkan Sarana dan Prasarana

Langkah berikutnya dalam menyelenggarakan pameran adalah dengan menyiapkan sarana dan prasarana. Tanpa sarana dan prasarana, pameran tidak akan terlaksana dengan baik.

Rencana kerja merupakan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan. Sedangkan jadwal kerja adalah urutan waktu pelaksanaan kegiatan. Kegiatan yang dilaksanakan perlu ditulis dan dijadwalkan. Setiap anggota panitia memiliki rencana dan jadwal kerja sesuai dengan bidangnya masing-masing.

7. Pembuatan Proposal

Proposal kegiatan perlu dibuat sebelum pelaksanaan kegiatan pameran. Proposal kegiatan berisi semua hal yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pameran mulai dari awal hingga akhir kegiatan.

Banyak format penulisan proposal yang dapat digunakan, namun pada hakekatnya inti atau susunan dari proposal adalah latar belakang pameran, dasar acuan kegiatan pameran, tujuan pameran, hasil dan dampak pameran yang diharapkan, tema pameran, waku dan tempat, anggaran biaya, tata tertib dan lain-lain.

8. Pengumpulan dan Pemilihan Karya Seni Rupa

Seksi pengumpulan dan penyeleksi karya seni disebut kurator yang bertugas untuk mendata berbagai karya dam menyeleksi karya seni yang akan dipamerkan agar mendapatkan suatu karya yang indah, artistik, dan penuh makna.